Соглашение об использовании электронной подписи нужно там, где стороны подписывают документы простой или неквалифицированной подписью: без него такой файл не приравнивается к бумаге с собственноручной подписью. Разберём, какие два пункта требует 63-ФЗ под угрозой недействительности всей конструкции, чем это соглашение отличается от согласия на КЭДО, в каких случаях его вообще не нужно составлять и как оформить документ за один рабочий день, не переподписывая потом трудовые договоры.
Что такое соглашение об использовании электронной подписи и когда оно нужно
Часть 2 статьи 6 63-ФЗ формулирует правило коротко: документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному с собственноручной подписью в случаях, установленных федеральными законами либо соглашением участников электронного взаимодействия. Федеральный закон такие случаи описывает узко. Всё остальное закрывает соглашение сторон. Нет соглашения — нет равнозначности, и работник в споре скажет, что подпись под заявлением поставил не он.
Практическую заготовку удобно взять готовую и подогнать под свои процессы: образец соглашения о применении ПЭП и НЭП уже содержит оба обязательных блока из 63-ФЗ и перечень документов, которые стороны подписывают каждым видом подписи. Дальше в него подставляются реквизиты вашей информационной системы и порядок выдачи ключей.
Само соглашение работает в связке с локальным актом. Правила определения подписанта, сроки этапов, порядок блокировки учётной записи описываются один раз в положении о ведении КЭДО, а соглашение с работником на это положение ссылается. Такая схема экономит время: при смене оператора переписывается положение, а сотни подписанных соглашений остаются в силе.
В практике Азбуха мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте внедрения: компания закупила систему, выпустила подписи, раскатала на весь штат, а соглашения об использовании подписи в пакете документов нет. Формально сотрудники подписывают, фактически доказательная база держится на честном слове.
Чем соглашение об использовании ЭП отличается от согласия на КЭДО и положения о КЭДО
Три документа решают три разные задачи, и подмена одного другим — самая частая ошибка при подготовке пакета. Согласие даёт право переводить конкретного работника в электронный контур. Положение описывает процедуру внутри компании. Соглашение об использовании подписи придаёт файлам с ПЭП и УНЭП силу бумажного документа.
| Документ | Правовое основание | Что фиксирует | Что происходит без него |
|---|---|---|---|
| Соглашение об использовании электронной подписи | ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 63-ФЗ | Равнозначность документов с ПЭП и УНЭП бумажным, правила определения подписанта, конфиденциальность ключа | Документ с простой подписью не приравнивается к подписанному от руки |
| Согласие работника на КЭДО | ст. 22.2 ТК РФ | Право работодателя вести кадровые документы этого работника в электронном виде | Перевод работника в электронный контур неправомерен, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ |
| Положение о ведении КЭДО | ст. 22.2 ТК РФ | Перечень электронных документов, сроки, маршруты, ответственных, виды подписи под каждый тип документа | Процедура держится на устных договорённостях, инспектор ГИТ не увидит порядка |
Из таблицы следует практический вывод: соглашение об использовании подписи не заменяет согласие на КЭДО и не заменяется им. В пакете при запуске электронного документооборота присутствуют все три документа, и подписывают их в разное время.
Образцы документов для запуска подписания в электронном виде
Эти файлы закрывают соседние шаги процедуры: утверждение локального акта, сбор согласий и выпуск подписи работнику.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление на выпуск КЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для сертификата | Скачать |
Файлы редактируются в Word: подставьте наименование юрлица, реквизиты приказа и название вашей системы, распечатывать для правки ничего не нужно.
Обязательные пункты соглашения по ч. 2 ст. 9 63-ФЗ
Закон называет ровно два условия, без которых соглашение о простой подписи не работает. Первое — правила определения лица, подписывающего документ по его простой электронной подписи. Второе — обязанность лица, создающего или использующего ключ подписи, соблюдать его конфиденциальность. Оба пункта формулируются не общими словами, а через конкретный механизм.
📌 Факт: часть 2 статьи 9 63-ФЗ требует от соглашения о ПЭП два элемента: правила определения подписанта и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа. Часть 4 той же статьи запрещает применять простую подпись к документам, содержащим государственную тайну.
Правило определения подписанта описывается через связку идентификаторов. Логин работника в системе, номер мобильного телефона, на который приходит одноразовый код, адрес корпоративной почты, табельный номер. В соглашении прописывается, что комбинация этих реквизитов однозначно указывает на конкретного работника, а система фиксирует дату, время и IP-адрес операции. Формулировка «работник подписывает документы простой электронной подписью» без расшифровки механизма ничего не даёт.
Конфиденциальность ключа раскрывается через запреты и обязанности: не передавать пароль и одноразовые коды третьим лицам, не сохранять реквизиты доступа в общедоступных местах, сообщать работодателю об утрате устройства. Статья 10 63-ФЗ отводит на уведомление не более одного рабочего дня с момента, когда стало известно о нарушении конфиденциальности.
Кроме двух обязательных элементов в рабочее соглашение включают: перечень документов по видам подписи, наименование информационной системы и оператора, порядок выдачи и блокировки реквизитов доступа, порядок хранения и выдачи бумажных копий, срок действия соглашения и порядок расторжения. Наши специалисты добавляют ещё пункт о взаимодействии при технических затыках: кто и в какой срок восстанавливает доступ, если работник не может войти в личный кабинет в день, когда истекает срок подписания.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самые грабли начинаются с формулировки про определение подписанта. Пишут одну строчку — мол, работник использует логин и пароль, и всё. А в споре юрист второй стороны спрашивает: покажите, откуда система знает, что логином воспользовался именно Иванов. Если в соглашении расписаны идентификаторы, лог с IP и одноразовый код на личный номер, разговор заканчивается быстро.»
Какой вид подписи фиксировать в соглашении
Соглашение нужно не для всех подписей. Квалифицированная подпись приравнивается к собственноручной в силу закона, договариваться о её признании не требуется. Простая и неквалифицированная работают только там, где стороны или закон это оговорили.
| Вид подписи | На чём держится равнозначность | Нужно ли соглашение сторон | Кто оплачивает |
|---|---|---|---|
| ПЭП (логин, пароль, одноразовый код) | ч. 2 ст. 6 и ч. 2 ст. 9 63-ФЗ | Да, с двумя обязательными пунктами | Входит в стоимость системы |
| УНЭП в информационной системе работодателя | ч. 2 ст. 6 63-ФЗ | Да | Работодатель, ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ |
| УНЭП Госключа (УНЭП ЕСИА) | ч. 2 ст. 6 63-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 | Отдельное соглашение с работодателем не требуется | Бесплатно для работника |
| УКЭП от аккредитованного УЦ | ч. 1 ст. 6 63-ФЗ | Нет | Работодатель, ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ |
Отсюда рабочая тактика: соглашение пишется под ПЭП и УНЭП собственной системы, а Госключ и коммерческая УКЭП попадают в него справочно, чтобы работник понимал всю картину.
💡 Лайфхак: разведите документы по видам подписи заранее — ПЭП на ознакомления и простые заявления, УНЭП на основную массу кадровых документов, УКЭП только там, где её требует закон. Перестраховка с выпуском дорогой квалифицированной подписи на весь штат съедает бюджет внедрения.
Статья 22.3 ТК РФ жёстко привязывает вид подписи к типу документа. Работодатель подписывает трудовой договор, допсоглашения, договоры о материальной ответственности и ученические договоры усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью, а приказы об увольнении, приказы о дисциплинарных взысканиях и договоры о полной материальной ответственности — только квалифицированной. Работник по этим документам применяет квалифицированную, неквалифицированную либо простую подпись, если это предусмотрено локальным актом. Остальная масса кадровых бумаг закрывается простой подписью обеих сторон.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Тройка не запрещает подписывать простой подписью почти ничего, кроме гостайны. Ограничения приходят из Трудового кодекса, а не из закона об электронной подписи. Поэтому в соглашении мы всегда даём перечень документов по видам подписи: кадровик открывает приложение и видит, чем подписывается расчётный листок, а чем допник.»
Когда соглашение об использовании электронной подписи не нужно
Три ситуации закрываются без отдельного документа. Первая — обе стороны применяют квалифицированную подпись: равнозначность даёт часть 1 статьи 6 63-ФЗ, и никакие договорённости не требуются. Вторая — работник подписывает УНЭП, выпущенной в приложении Госключ на портале Госуслуг: правила создания и использования такого сертификата установлены Постановлением Правительства РФ № 2152, то есть случай определён нормативным актом, а не соглашением сторон.
Третья ситуация — дистанционная работа. Статья 312.3 ТК РФ разрешает сторонам самим выбрать вид электронной подписи и закрепить его в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Отдельный документ под названием «соглашение об использовании ЭП» здесь не обязателен: условие живёт прямо в договоре. Требования статьи 22.3 к квалифицированной подписи работодателя на приказах об увольнении и дисциплинарных взысканиях при этом сохраняются.
ℹ️ Полезно знать: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП. УНЭП ЕСИА и УНЭП Госключа — одно и то же, сертификат действует 12 месяцев и перевыпускается работником самостоятельно за несколько минут.
Порядок оформления соглашения об использовании электронной подписи
Соглашение подписывается до первого электронного документа, а не после. Логика простая: документ, подписанный ПЭП раньше даты соглашения, равнозначности не получает, и переподписывать придётся скопом весь массив. Работодатель готовит форму, знакомит работника и получает подпись — на бумаге при первом запуске либо квалифицированной подписью, если работник ей уже владеет.
Как оформить соглашение об использовании электронной подписи: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень документов, которые уходят в электронный вид, и напротив каждого проставьте вид подписи работника и работодателя по требованиям ст. 22.3 ТК РФ. Перечень пойдёт приложением к соглашению.
- Шаг 2. Опишите правило определения подписанта: какие идентификаторы связывают действие в системе с конкретным работником, какие данные фиксирует журнал операций, как система подтверждает волеизъявление.
- Шаг 3. Пропишите обязанности по конфиденциальности ключа и срок уведомления работодателя при утрате устройства или пароля, ориентируясь на один рабочий день по ст. 10 63-ФЗ.
- Шаг 4. Утвердите положение о ведении КЭДО приказом и сошлитесь на него в тексте соглашения, чтобы процедурные детали не дублировались в каждом экземпляре.
- Шаг 5. Подпишите соглашение с каждым работником до начала электронного подписания. Экземпляр работника выдайте в том же виде, в каком подписан документ.
- Шаг 6. Заведите учёт: дата подписания соглашения, выданные реквизиты доступа, дата выпуска сертификата. Этот реестр закроет вопрос инспектора ГИТ о том, с какого момента работник подписывает электронно.
Мы закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию, и соглашение обкатываем там же. Формулировки, которые кажутся понятными юристу, линейный персонал читает иначе, и правки после пилота экономят клиенту месяц на переподписании.
Ошибки при оформлении соглашения и цена ошибки
Разберём четыре нарушения, которые встречаются чаще остальных.
- Соглашение подписано задним числом. Мотив понятный: систему запустили, а бумагу вспомнили через месяц. Цена ошибки — весь массив документов спорного периода теряет равнозначность бумажным, и в трудовом споре работник заявит, что заявление на отпуск он не подавал. Переподписание задним числом положение не спасает: у файлов остаются метки времени.
- В тексте нет правила определения подписанта. Мотив — взяли короткий шаблон из интернета. Цена ошибки та же: соглашение не отвечает ч. 2 ст. 9 63-ФЗ, и суд оценит подписание как недоказанное.
- Расходы на подпись переложили на работника. Мотив — экономия на выпуске сертификатов. Часть 12 статьи 22.2 ТК РФ относит расходы на получение и использование электронной подписи работником на работодателя, штраф для организации по ст. 5.27 КоАП РФ составляет от 30 000 до 50 000 руб. Удержать стоимость из зарплаты тоже не выйдет: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый.
- Соглашение об использовании подписи заменили согласием на КЭДО. Мотив — оба документа про электронный документооборот, кажется, что одного достаточно. Цена ошибки складывается: перевод оформлен верно, а равнозначность документов с простой подписью не установлена.
⚠️ Внимание: расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Пункт соглашения, перекладывающий стоимость сертификата на работника, ничтожен, а сама попытка тянет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. для организации.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Соглашение подписывают до того, как система выдаст первый документ на подпись. Проверяется это за минуту: берём дату соглашения и дату самого раннего файла в архиве. Если вторая раньше первой — кэдошникам предстоит объясняться в суде, а не эйчарам.»
Соглашение об электронном взаимодействии с исполнителями по ГПХ и самозанятыми
Режим КЭДО на подрядчиков не распространяется. Статья 22.1 ТК РФ называет три стороны кадрового документооборота: работодатель, работник и лицо, поступающее на работу. Исполнителя по гражданско-правовому договору в перечне нет, а статья 11 ТК РФ прямо выводит таких лиц из-под трудового законодательства.
Электронный обмен с исполнителем строится на другой опоре. Пункт 1 статьи 160 ГК РФ признаёт письменную форму соблюдённой при совершении сделки электронными средствами, если использован способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Пункт 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключать договор обменом электронными документами. Дальше подключается та же часть 2 статьи 6 63-ФЗ: чтобы акт с простой подписью считался равнозначным бумажному, нужно соглашение участников электронного взаимодействия. Его вписывают отдельным разделом в договор оказания услуг.
Практическая тонкость: подключать исполнителя к корпоративной системе КЭДО опасно. Она автоматически генерирует признаки трудовых отношений — графики работы, журналы прихода, расчётные ведомости. Письмо ФНС ЕА-4-15/4674 перечисляет ровно такие доказательства при переквалификации ГПХ в трудовой договор. Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юрлица составляет от 50 000 до 100 000 руб., при повторном нарушении — от 100 000 до 200 000 руб., плюс доначисление НДФЛ и взносов за весь период.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«С подрядчиками мы разводим контуры физически: кадровый контур отдельно, договорной отдельно. Соглашение об электронном взаимодействии живёт разделом в договоре услуг, подпись исполнитель берёт в госключе как обычный гражданин — статус самозанятого для этого не нужен. Денюжки за подпись при этом никто не платит.»
Стоимость перехода на электронное подписание кадровых документов
Отдельного прайса на составление соглашения об использовании электронной подписи не существует: документ входит в пакет запуска КЭДО. Стоимость складывается из численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.
| Тариф или модуль | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 руб. за сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 руб. за сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 руб. за сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | Пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | От 50 сотрудников, подбор и КЭДО и адаптация |
В тариф «Лайт» входит подписание через УНЭП, конструктор шаблонов и маршруты согласования появляются со «Стандарта», а квалифицированная подпись и размещение on-premise — на «Корпоративном». Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей: актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.
Выводы
Простая и неквалифицированная подписи получают силу собственноручной только через договорённость сторон, и 63-ФЗ задаёт для неё два жёстких требования: механизм определения подписанта и обязанность беречь ключ. Квалифицированная подпись и УНЭП Госключа обходятся без такой договорённости. Документ подписывают до первого электронного файла, иначе весь ранний массив повисает в воздухе, а расходы на подписи по закону остаются на работодателе.
Сервис Азбуха собирает пакет запуска целиком: положение, приказ, согласия работников и соглашение об использовании подписи под конкретный перечень документов и выбранный вид ЭП, с обкаткой формулировок на пилотной группе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить соглашение об использовании ЭП в электронном виде, а не на бумаге
Можно, если у работника на этот момент уже есть подпись, равнозначность которой не зависит от соглашения. Подойдёт квалифицированная подпись или УНЭП, выпущенная в Госключе по Постановлению Правительства РФ № 2152. Замкнутая схема, когда соглашение о простой подписи подписывается той же простой подписью, доказательной силы не имеет: до подписания соглашения ПЭП равнозначности не даёт.
Нужно ли переподписывать соглашение при смене оператора КЭДО
Зависит от того, как написан текст. Если в соглашении указано конкретное наименование информационной системы, при переходе к другому оператору потребуется допсоглашение со всеми работниками. Если система названа через отсылку к положению о ведении КЭДО, достаточно утвердить новую редакцию положения приказом и ознакомить с ней работников. Второй вариант при штате от 500 человек экономит несколько недель работы кадровой службы.
Что делать, если работник отказался подписывать соглашение об использовании подписи
Отказ от электронного взаимодействия не относится к дисциплинарным проступкам и не входит в перечень оснований увольнения по ст. 81 ТК РФ. Работник остаётся на бумажном документообороте: кадровая служба дублирует документы на бумаге, а для дистанционных работников отправляет их заказным письмом с уведомлением по ст. 312.2 ТК РФ. Отказ фиксируется письменным заявлением работника и хранится в его деле.
Действует ли соглашение об использовании ЭП после увольнения работника
Обязанность соблюдать конфиденциальность ключа сохраняется и после расторжения трудового договора, поэтому пункт о конфиденциальности формулируют бессрочным. Учётную запись работника блокируют в день увольнения, а сертификат УНЭП, выпущенный в информационной системе работодателя, аннулируют. Сертификат Госключа остаётся у работника: он выдан ему как физическому лицу и к трудовым отношениям не привязан.
Как соглашение об использовании ЭП выглядит для группы компаний с несколькими юрлицами
Соглашение подписывается с каждым юрлицом отдельно, потому что стороной электронного взаимодействия выступает конкретный работодатель по трудовому договору. Единый текст при этом готовят централизованно, а различия выносят в приложения: перечень документов, наименование системы, ответственные лица. Работа с несколькими юрлицами в одной системе поддерживается начиная с тарифа «Стандарт».
Требуется ли учитывать мнение профсоюза при утверждении соглашения
Соглашение об использовании электронной подписи подписывается индивидуально с работником и мнения выборного органа не требует. Учёт мнения профсоюза относится к принятию локальных нормативных актов, то есть к положению о ведении КЭДО и перечню документов, переводимых в электронный вид. На практике оба документа готовят одним пакетом, поэтому процедуру учёта мнения проходят один раз, до утверждения положения приказом.
Можно ли подписать соглашение сразу со всеми работниками одним документом
Нет, соглашение об использовании электронной подписи двустороннее: у него есть работодатель и конкретный работник со своими идентификаторами в системе. Лист ознакомления с общим текстом закрывает только факт ознакомления, но не заменяет согласованную волю сторон. Массово оформляют другое — лист ознакомления с положением о ведении КЭДО, и это правомерно, поскольку положение относится к локальным актам.
