УКЭП, УНЭП и ПЭП: разница для кадровых документов 2026

Разница между УКЭП, УНЭП и ПЭП для кадровых документов сводится к одному практическому вопросу: каким видом подписи что можно подписывать по закону, а что нельзя. Трудовой договор нельзя подписать простой электронной подписью, а заявление на отпуск — можно, и путаница здесь стоит работодателю штрафов и отменённых в суде документов. В статье разбираем три вида подписи по 63-ФЗ и статьям 22.1-22.3 ТК РФ, показываем таблицу применимости, считаем, кто и сколько платит за подпись сотрудника в 2026 году, и объясняем, почему для большинства кадровых документов сейчас берут УНЭП через Госключ.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Три вида электронной подписи в кадровом документообороте

Федеральный закон 63-ФЗ, среди профи просто «тройка», делит электронную подпись на два типа: простую (ПЭП) и усиленную. Усиленная, в свою очередь, бывает неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП). Итого для кадров у нас три рабочих инструмента, и различаются они степенью защищённости, тем, как подтверждается личность подписанта, и юридической силой.

Простая подпись — это связка логина и пароля или разовый код из СМС. Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек, но никак не гарантирует, что после подписания в документ не влезли и ничего не поменяли. Усиленная подпись строится на криптографии: она фиксирует содержимое документа в момент подписания, и любая правка после этого делает подпись недействительной. Разница между УНЭП и УКЭП — в удостоверяющем центре и в идентификации. Для УКЭП сертификат выдаёт аккредитованный УЦ, а личность подтверждается очно или через усиленные способы. УНЭП такой жёсткой процедуры не требует.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Первое, что я объясняю кадровикам на внедрении — ПЭП и УКЭП это не «плохая» и «хорошая» подпись. Это разные инструменты под разные задачи. Пытаться подписать трудовой договор простой подписью, потому что так дешевле, это те же грабли, что расписаться карандашом на нотариальном документе. Формально буквы есть, а силы у бумажки нет.»

В сервисе Азбуха.КЭДО в подписании участвуют все три вида: ПЭП для внутренней рутины, УНЭП и УКЭП для документов, где закон требует усиленную подпись. Сотрудник в настройках выбирает доступный ему вид из тех, что разрешил работодатель.

ПЭП — простая электронная подпись: где работает, а где нет

Простая подпись закрывает бОльшую часть повседневного кадрового потока. Ознакомление с приказами, служебные записки, заявки, часть локальных нормативных актов, расчётные листки — всё это спокойно ходит под ПЭП. Работодатель сам утверждает порядок её применения: это прямо предусмотрено статьёй 22.2 ТК РФ, где сказано, что работодатель может утвердить, какие виды подписи применяются в его системе.

А вот дальше начинается зона, где ПЭП запрещена. И вот тут кадровики чаще всего спотыкаются. Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а вовсе не УНЭП, как многие думают. Само по себе наличие подтверждённой учётки на Госуслугах не превращает подпись в усиленную.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Ко мне на консультации регулярно приходят с формулировкой «мы подписываем всё через Госуслуги, значит у нас усиленная подпись». Нет. Вход по логину и паролю в ЕСИА — это простая подпись. Как только речь про трудовой договор или увольнение, эта «электронная ручка» уже не годится, нужна усиленная. И проверяющий из ГИТ это увидит первым делом.»

Ключевой риск ПЭП в том, что она не защищает документ от изменений после подписания. Если дойдёт до трудового спора, доказать целостность документа, подписанного простой подписью, тяжело. Поэтому закон и вынес самые чувствительные документы за пределы ПЭП.

УНЭП — усиленная неквалифицированная: по соглашению сторон и через Госключ

Усиленная неквалифицированная подпись — это тот самый рабочий компромисс, на котором сегодня держится большинство внедрений КЭДО. Она защищена криптографией, фиксирует содержимое документа, но не требует ни аккредитованного УЦ, ни очной явки за сертификатом. В кадрах УНЭП встречается в двух вариантах.

Первый — УНЭП по соглашению сторон. Работодатель выпускает подпись в своей информационной системе (или у подрядчика), а с работником подписывает соглашение о порядке проверки такой подписи. Это законный путь, но он тянет за собой отдельный документ на каждого сотрудника и расходы на выпуск подписи — в среднем порядка 500 рублей в год на человека, если брать коммерческий УЦ.

Второй вариант — УНЭП инфраструктуры электронного правительства, она же УНЭП ЕСИА, она же подпись Госключа. Создаётся только через мобильное приложение «Госключ», на средствах, сертифицированных ФСБ России, на основании Постановления Правительства от 1 декабря 2021 года №2152. И вот её главное удобство: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может применять УНЭП ЕСИА без заключения отдельного соглашения об использовании подписи. Одной бумажкой меньше на каждого сотрудника.

По практике сервиса Азбуха мы видим, что именно к Госключу приходит основной поток. У коллег из отрасли схожая картина: у одного из провайдеров КЭДО около 70% клиентов останавливаются на Госключе, потому что для работника это только смартфон, а для работодателя — ноль операционных затрат на выпуск подписей.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«УНЭП Госключа закрывает боль, из-за которой раньше буксовали все проекты — денюжки на подписи и очная идентификация. Сотрудник скачал приложение, вошёл через Госуслуги, за две минуты выпустил закрытку прямо на борту телефона. Никаких флешек, никакого УЦ на своей стороне. При утере подписи новую выпускает сам, кадровика дёргать не надо.»

Отдельно про безопасность. У УНЭП Госключа степень защищённости оценивают ниже, чем у УКЭП, и это не дефект, а следствие процедуры. При выпуске УНЭП не проводится усиленная идентификация — ни личная явка, ни загранпаспорт нового поколения, ни биометрия. Отсюда и разница в уровне доверия. Для внутреннего кадрового документооборота этого уровня достаточно, что подтверждают уже пройденные проверки контролирующих органов у компаний, работающих на Госключе.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная подпись — вершина по юридической силе. Она приравнена к собственноручной без всяких дополнительных соглашений и подходит под любой документ, где вообще допустима электронная подпись. Сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, для юрлиц и ИП — УЦ ФНС, личность подтверждается по усиленной процедуре.

В кадрах УКЭП работника нужна не всегда. Со стороны работодателя УКЭП применяется постоянно — приказы, подписание комплектов документов, взаимодействие с контрагентами. Со стороны работника квалифицированная подпись в Госключе сейчас доступна в основном в сценарии дистанционного приёма. Генеральному директору УКЭП в Госключе даёт мобильность: подписал кадровые документы и договоры с контрагентами с телефона, без похода за токеном.

Цена вопроса у коммерческой УКЭП ощутимо выше: от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника, если выпускать через платный УЦ. Поэтому массово раскатывать УКЭП на весь штат ради кадровых документов смысла обычно нет — для большинства из них хватает УНЭП.

Какой подписью какие кадровые документы подписывают: статьи 22.2 и 22.3 ТК РФ

Тут вся суть. Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, которые работник вправе подписать только усиленной подписью — УКЭП, УНЭП по соглашению сторон либо УНЭП ЕСИА (Госключ). Простая подпись для них запрещена. В этот перечень входят: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы, изменения ко всем этим договорам, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора, приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Всё остальное — зона, где работодатель по статье 22.2 сам решает, какой подписью подписывать, и ПЭП здесь допустима. Логика простая: чем серьёзнее последствия документа для работника, тем выше требование к подписи.

Один нюанс, который путает всех новичков. Прежде чем вообще переводить работника в цифру, нужно получить его согласие на КЭДО — это требование статьи 22.2 ТК РФ. И вот с формой самого согласия до сих пор история незакрытая: вопрос о подписании согласия в электронном виде Минтруд и Минцифры прорабатывают, и на практике его часто по-прежнему собирают на бумаге. Так что первый документ в вашем безбумажном процессе нередко всё ещё бумажный.

Образцы документов для перехода на электронную подпись в кадрах

Как выбрать вид электронной подписи для кадровых документов: пошаговая инструкция

Сравнение УКЭП, УНЭП и ПЭП: таблица по защищённости, удобству и цене

Если свести три подписи в одну систему координат, картина такая: чем выше защищённость и юридическая сила, тем сложнее выпуск и путь подписания. ПЭП максимально удобна и почти ничего не стоит, но применима в кадрах ограниченно. УКЭП применима везде и защищена на сто процентов, но дороже и с самым тяжёлым клиентским путём. УНЭП Госключа сидит посередине и потому так популярна.

Для сравнения масштаба: коммерческая УНЭП в информационной системе обходится в среднем около 500 рублей в год на сотрудника, а Госключ — ноль рублей за сами подписи, только разовые затраты на интеграцию. При штате в несколько тысяч человек разница выходит в миллионы за год.

Цифры подтверждают тренд. К 15 апреля 2026 года в Госключе было больше 41,2 млн активаций приложений с выпущенными сертификатами и порядка 50,4 млн подписанных документов. Из них на УНЭП приходится примерно 37,3 млн, на УКЭП — около 13,0 млн. То есть неквалифицированная подпись в кадрах явно перевешивает.

Кто платит за электронную подпись работника

По Трудовому кодексу расходы на получение и использование работником электронной подписи для целей КЭДО несёт работодатель. Возложить эти затраты на сотрудника нельзя. И вот здесь Госключ снимает половину головняка: подпись для работника бесплатна, а значит работодателю просто нечего оплачивать по каждому человеку — платить приходится только за интеграцию и саму систему КЭДО.

Второй момент — продление. Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Приложение само напоминает работнику об окончании срока: пуш-уведомление за 30 календарных дней, за 14 дней — на Госуслугах, за 7 дней — в самом Госключе. Если сертификат всё же истёк, выпуск нового УНЭП занимает несколько минут, и делает это сам сотрудник. Работодателю бегать и контролировать сроки по каждому человеку не нужно.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Вопрос «а кто платит за подпись» всплывает на каждом втором внедрении. Отвечаю прямо: по ТК платит работодатель, точка. Поэтому когда есть бесплатный Госключ, брать платную коммерческую УКЭП на весь штат ради заявлений на отпуск — это выкидывать денежки на ветер. УКЭП оставляем там, где она реально нужна, остальное закрываем неквалифицированной.»

В практике Азбуха мы на этом этапе всегда считаем экономику вслух. Показательный расклад: у коммерческих сервисов одна подпись обходится около 400 рублей, и на 2 500 сотрудников это уже миллион рублей только на подписи, плюс поштучная плата за документы. Госключ этот миллион убирает.

Ошибки при выборе вида электронной подписи в кадрах

Ошибка первая — подписать документ из перечня 22.3 простой подписью. Мотив понятен: ПЭП уже настроена, работает, зачем городить усиленную. Цена ошибки прямая — при трудовом споре суд может признать, что трудовой договор или увольнение оформлены с нарушением, а это восстановление работника, оплата вынужденного прогула и штраф по статье 5.27 КоАП.

Ошибка вторая — считать логин и пароль от Госуслуг усиленной подписью. Компания думает, что уже подписывает всё усиленной подписью, а по факту гоняет чувствительные документы под ПЭП ЕСИА. Всплывает это ровно в момент проверки или конфликта, то есть в худший момент.

Ошибка третья — раскатать один вид подписи на всё подряд без пилота. Либо переплата за УКЭП там, где хватило бы УНЭП, либо, наоборот, попытка сэкономить на ПЭП там, где закон требует усиленную. В сервисе Азбуха мы закладываем время на пилотную группу как раз чтобы отловить эти грабли до массового запуска — это дешевле, чем переподписывать документы на всю компанию потом.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Самая дорогая ошибка — экономия не в том месте. Видела компанию, которая героически выпустила платную УКЭП всем 800 сотрудникам, потому что «так надёжнее». А им на 90% документов хватало бесплатной УНЭП Госключа. Переплатили за год прилично. Надёжность — это не всегда самый дорогой инструмент, это правильный инструмент под задачу.»

Стоимость КЭДО и электронной подписи для сотрудников в 2026 году

Сама УНЭП через Госключ для работника бесплатна, поэтому основная статья расходов работодателя — это система КЭДО, в которой создаются документы и куда прилетают подписи. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, какие виды подписи и интеграции подключаются.

Минимальная сумма договора на тарифе «Лайт» — 34 300 рублей в год, пробный период — 30 дней. Помимо подписки, в бюджет закладывают разовую настройку под сложные процессы: базовое подключение бесплатно, расширенная настройка бизнес-процессов — от 50 000 рублей, нетиповая доработка интеграции с 1С:ЗУП — от 30 000 рублей. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей и вида подписи — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее.

Что подписывают чаще и куда движется технология

По кадровому потоку хорошо видно, как перераспределяются подписи. У крупных работодателей, которые перешли на КЭДО, доля сотрудников на Госключе доходит до 90%, а до 95% трудовых договоров при дистанционном приёме подписывается именно через это приложение. У одного из операторов связи 72% сотрудников перешли на КЭДО, и за весь период накопилось больше 300 тысяч подписанных документов с кандидатами и работниками.

Из ближайших изменений: до конца 2026 года Минцифры обещает версию Госключа для Windows и Linux — это закроет вопрос сотрудников без смартфонов. Госключ уже работает встроенным в приложение «Госуслуги», вход — по отпечатку пальца или лицу, без ввода пароля. А хранение подписанных документов — зона ответственности работодателя по части 8 статьи 22.1 ТК РФ и 125-ФЗ «Об архивном деле»; на стороне государства платформу архивного хранения на портале Госуслуг обещают в 2027 году. Официальную информацию по видам подписи и процедурам их выпуска можно свериться на портале Госуслуг в разделе про Госключ.

Полезно заранее свести перечень своих документов с требованиями проверяющих — какие бумаги ГИТ смотрит в первую очередь, удобно держать под рукой, например, отдельным чек-листом кадровых документов для проверки ГИТ, чтобы под каждый тип сразу закладывать корректный вид подписи.

Часто задаваемые вопросы