Оценка здоровья работников состоит из двух контуров: обязательного, который требует Трудовой кодекс, и добровольного, который компания выстраивает сама. Обязательный контур — предварительные и периодические медосмотры по статье 220 ТК РФ и приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н, предсменные и предрейсовые осмотры, психиатрическое освидетельствование. Допуск к работе без обязательного медосмотра стоит юридическому лицу от 110 000 до 130 000 рублей по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, и нарушение считается по каждому работнику отдельно. Добровольный контур — дни на диспансеризацию по статье 185.1 ТК РФ, ДМС, корпоративные программы и опросы самочувствия; санкций здесь нет, порядок задаёт локальный нормативный акт. Обязательные процедуры планируются от результатов СОУТ и графика медорганизации, добровольные — от бюджета и кадровых целей.
Разберём, кого нужно направлять на медосмотр, а кого нет, в какие сроки передавать поимённые списки и знакомить работников с календарным планом, какие сведения о здоровье работодатель не вправе запрашивать и что делать с заключением, где указаны противопоказания. Покажем, как оформить день диспансеризации и отметить его в табеле, если унифицированного кода для него нет. Сценарная таблица по типам компаний, метрики для отчёта руководству и стоимость на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего состоит оценка здоровья работников
Оценка здоровья работников в кадровом смысле — это набор процедур, по итогам которых работодатель получает два результата: вывод о пригодности конкретного работника к порученной работе и обезличенную картину по коллективу для планирования нагрузки, замен и бюджета. Первый результат обязателен и проверяется государственной инспекцией труда, второй компания собирает по собственному решению.
Обязательный контур сложился из четырёх процедур с разными основаниями. Предварительные и периодические медосмотры проводятся по статье 220 ТК РФ, порядок установлен приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024, срок действия приказа — до 1 апреля 2027 года. Предсменные, предрейсовые, послесменные и послерейсовые осмотры регулирует приказ Минздрава от 30.05.2023 № 266н, он действует с 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2029 года. Психиатрическое освидетельствование проводится по приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н: с 1 марта 2026 года направление выдаёт работодатель, освидетельствование проводит комиссия врачей-психиатров, а дополнительным основанием для направления стали признаки психического расстройства, выявленные на периодическом медосмотре. Личная медицинская книжка оформляется по приказу Минздрава от 18.02.2022 № 90н; переходный период для бумажных книжек завершился 1 сентября 2025 года, новые ЛМК ведутся в электронном виде.
Добровольный контур закон не описывает как обязанность, но частично поддерживает гарантиями: дни на диспансеризацию по статье 185.1 ТК РФ работодатель предоставить обязан, а вот ДМС, корпоративные программы укрепления здоровья и опросы самочувствия компания вводит сама и сама же определяет правила в ЛНА.
Таблица показывает, чем два контура отличаются в работе кадровой службы.
| Параметр | Обязательный контур | Добровольный контур |
|---|---|---|
| Основание | Статья 220 ТК РФ, приказы Минздрава № 29н, № 266н, № 342н, № 90н | Статья 185.1 ТК РФ для дней диспансеризации, дальше — ЛНА и договор ДМС |
| Кого охватывает | Работников с вредными и опасными факторами по СОУТ, отдельные виды работ, несовершеннолетних | Всех работников по трудовому договору либо категории, названные в ЛНА |
| Периодичность | По перечню факторов и работ: от осмотра перед каждой сменой до одного раза в год и реже | Диспансеризация — 1 день раз в 3 года, с 40 лет ежегодно, у предпенсионеров и пенсионеров 2 дня в год |
| Кто оплачивает | Работодатель, осмотры проводятся за счёт его средств | Диспансеризация — по ОМС, день освобождения оплачивает работодатель по среднему заработку |
| Что получает работодатель | Медицинское заключение о пригодности и заключительный акт по итогам периодического осмотра | Справку о прохождении диспансеризации, если это предусмотрено ЛНА, и обезличенную аналитику опросов |
| Риск при отсутствии | Штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: 15 000-25 000 рублей на должностное лицо, 110 000-130 000 рублей на организацию | Санкций нет; риск в том, что расходы на программу не связаны с кадровыми решениями |
Из таблицы следует практический вывод для планирования: обязательный контур привязан к рабочему месту и его факторам, добровольный — к работнику и его возрасту. Поэтому список на медосмотр строится от карт СОУТ, а график дней диспансеризации — от данных о датах рождения из кадрового учёта.
Кого работодатель обязан направить на медосмотр
Обязанность направить на предварительный или периодический осмотр возникает по двум независимым основаниям. Первое — вредные и опасные производственные факторы, установленные по результатам специальной оценки условий труда на конкретном рабочем месте. Второе — вид работы из перечня, приложенного к приказу № 29н: работы на высоте, под водой, с движением транспорта, в организациях общественного питания, торговли, пищевой промышленности, в образовательных и медицинских организациях, на водопроводных сооружениях. Для второго основания результаты СОУТ значения не имеют — осмотр нужен независимо от того, признаны ли условия труда допустимыми.
Отдельная категория — несовершеннолетние. Работники до 18 лет проходят предварительный осмотр при приёме и затем ежегодные осмотры за счёт средств работодателя по статье 266 ТК РФ, независимо от должности и условий труда.
Самая частая ошибка в офисных компаниях — направлять на медосмотр всех, кто работает за компьютером. Работа с персональным компьютером сама по себе перестала быть отдельным основанием для обязательного осмотра: значение имеет только то, зафиксирован ли на рабочем месте вредный фактор по результатам СОУТ. Если карта СОУТ показывает допустимые условия труда и работник не занят на работах из перечня, обязанности направлять его на периодический осмотр нет, а расходы на такой осмотр компания несёт по собственной инициативе.
Что проверить до старта: чек-лист предварительной диагностики
- Актуальность СОУТ. Спецоценка проведена по всем рабочим местам, включая новые и переименованные после последней реорганизации.
- Перечень факторов и работ. Составлен и утверждён список вредных факторов и видов работ, при которых требуются осмотры.
- Список работников и поимённый список. Наименования должностей и подразделений совпадают с действующим штатным расписанием.
- Договор с медорганизацией. У организации есть лицензия на проведение предварительных и периодических осмотров и на экспертизу профпригодности.
- Ответственный и бюджет. В приказе назначен работник, отвечающий за организацию осмотров, а расходы заложены в бюджет периода.
- ЛНА по персональным данным. В положении об обработке персональных данных описан порядок работы со сведениями о состоянии здоровья и перечень лиц с доступом к ним.
Факт: при проверке ГИТ запрашивает не только документы на каждого работника, но и комплект обязательных локальных нормативных актов организации. Отсутствие обязательного ЛНА — самостоятельное нарушение по статье 5.27 КоАП, отдельно от нарушений по охране труда.
Как организовать периодический медосмотр: сроки и порядок
Порядок периодического осмотра построен вокруг двух сроков, которые чаще всего срывают: поимённые списки уходят в медорганизацию не позднее чем за 2 месяца до согласованной даты начала осмотра, а работников знакомят с календарным планом не позднее чем за 10 рабочих дней до этой даты. Медицинская организация составляет календарный план в течение 10 рабочих дней с момента получения поимённого списка.
Как провести периодический медосмотр: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте список работников, подлежащих осмотрам, по картам СОУТ и перечню видов работ. Укажите наименование должности по штатному расписанию, наименование структурного подразделения и вредные факторы или виды работ по каждому рабочему месту.
- Шаг 2. Сформируйте поимённый список: фамилия, имя, отчество, профессия или должность, наименование подразделения, вредные факторы, дата рождения. Направьте его в медорганизацию не позднее чем за 2 месяца до согласованной даты начала осмотра.
- Шаг 3. Получите от медорганизации календарный план. Она составляет его в срок не позднее 10 рабочих дней с даты получения поимённого списка и согласовывает с работодателем.
- Шаг 4. Ознакомьте работников с календарным планом под подпись не позднее чем за 10 рабочих дней до согласованной даты начала осмотра.
- Шаг 5. Выдайте каждому работнику направление на осмотр. В направлении указываются наименование работодателя, форма собственности и вид экономической деятельности по ОКВЭД, наименование медорганизации, вид осмотра, данные работника, наименование должности и вредные факторы или виды работ.
- Шаг 6. Заберите медицинские заключения. Заключение по итогам осмотра оформляется медорганизацией в течение 5 рабочих дней и содержит вывод о наличии или отсутствии медицинских противопоказаний к работе.
- Шаг 7. Получите заключительный акт по итогам периодического осмотра. Он составляется в пяти экземплярах: для работодателя, медорганизации, центра профпатологии, территориального органа Роспотребнадзора и органа социального страхования.
Важный нюанс из практики: список работников составляется по действующему штатному расписанию. Если наименование должности в списке и в штатке разошлись после реорганизации, медорганизация оформит заключение на должность, которой в компании уже нет, и при проверке такое заключение придётся объяснять отдельно, а часть работников окажется формально не охваченной осмотром.
Сервис Азбуха закрывает документальную часть этого цикла: формирование направлений по шаблону с автоподстановкой должности и подразделения из штатного расписания, рассылку календарного плана с фиксацией факта ознакомления, хранение заключений с разграничением доступа.
Что работодатель вправе знать о здоровье работника
Работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения о состоянии здоровья работника, за исключением тех, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции. Это прямое ограничение статьи 86 ТК РФ, и оно определяет содержание документа, который кадровая служба получает от медорганизации: в заключении есть вывод о пригодности и перечень противопоказаний, но нет диагноза, результатов анализов и истории болезни. Запрашивать медицинскую карту, требовать расшифровку диагноза или объяснений от работника по существу заболевания работодатель не может.
Сведения о состоянии здоровья относятся к специальным категориям персональных данных по статье 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Для них действует более строгий режим, чем для обычных кадровых данных: обработка допускается в целях, установленных трудовым законодательством, объём ограничен целью, а передача третьим лицам без согласия работника ограничена статьёй 88 ТК РФ.
На практике режим складывается из четырёх решений, которые фиксируются в ЛНА: медицинские заключения и направления хранятся отдельно от остальных кадровых документов, доступ к ним имеет закрытый круг лиц по приказу, руководитель подразделения получает не заключение, а сведения об ограничениях по работе, сроки хранения определяются перечнем типовых архивных документов Росархива. Азбуха ведёт такие документы в отдельном разделе с ролевым доступом, поэтому линейный руководитель видит факт прохождения и дату следующего осмотра, а не содержание заключения.
Полезно знать: в кадровом электронном документообороте по статьям 22.1-22.3 ТК РФ можно вести приказы, заявления, уведомления и ознакомление с ЛНА, но часть документов остаётся только на бумаге — бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае по форме Н-1, приказ об увольнении за нарушение и журнал инструктажей.
Формы для организации медосмотров и учёта дней диспансеризации
Комплект собран под документальную часть процедуры; начинать удобнее с положения об обработке персональных данных — именно оно задаёт правила работы с медицинскими заключениями.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обработке персональных данных работников | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| План работы отдела кадров на месяц и квартал | Скачать |
| Приказ о переводе работника (форма Т-5) | Скачать |
Что делать с заключением: перевод, отстранение, увольнение
Заключение с противопоказаниями запускает процедуру по статье 73 ТК РФ, и здесь развилка проходит по сроку, на который работнику нужен перевод. Если по заключению перевод требуется на срок до 4 месяцев, а работник отказывается или подходящей работы нет, работодатель отстраняет его от работы на весь указанный в заключении срок с сохранением места работы; заработная плата за период отстранения не начисляется, если иное не предусмотрено коллективным договором или трудовым договором. Если перевод нужен на срок более 4 месяцев или постоянно, а работник отказался или вакансий нет, трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Для руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера часть 4 статьи 73 допускает другой сценарий: с письменного согласия работника отстранение можно заменить на срок, определённый соглашением сторон.
Второй сценарий — работник не прошёл обязательный осмотр вовсе. Работодатель обязан отстранить его от работы по статье 76 ТК РФ. Оплата зависит от причины: если осмотр не пройден не по вине работника, время отстранения оплачивается как простой, если по вине работника — не оплачивается. Разбор конкретной ситуации с формулировками и сроками удобно сверять по категории «Охрана труда» в сервисе Роструда «Дежурный инспектор», где ответы даёт территориальный инспектор.
Что смотрит ГИТ: при проверке инспектор сверяет три вещи — есть ли на каждого работника из списка контингента действующее заключение, совпадает ли дата фактического допуска к работе с датой заключения и отстранён ли тот, кто осмотр не прошёл. Допуск к работе без обязательного медосмотра квалифицируется по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: 15 000-25 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, 110 000-130 000 рублей на организацию. Каждый работник — самостоятельный состав, поэтому по цеху из 20 человек сумма считается 20 раз.
Цена ошибки не исчерпывается штрафом. Отстранение, оформленное без документов, оспаривается работником, и суд взыскивает средний заработок за период отстранения. Увольнение по пункту 8 части 1 статьи 77 без письменного предложения всех подходящих вакансий восстанавливает работника на работе с оплатой вынужденного прогула.
Добровольный контур: диспансеризация, ДМС и опросы
Гарантии при прохождении диспансеризации распределены по возрасту, и кадровой службе удобнее вести три группы отдельно. Работники от 18 до 39 лет освобождаются от работы на 1 рабочий день один раз в 3 года. Работники 40 лет и старше — на 1 рабочий день один раз в год. Работники предпенсионного возраста, то есть в течение 5 лет до наступления возраста для назначения страховой пенсии по старости, включая досрочную, а также получатели пенсии по старости или пенсии за выслугу лет — на 2 рабочих дня один раз в год. За все эти дни сохраняются место работы и средний заработок.
Оформление строится на трёх документах. Работник подаёт письменное заявление с указанием конкретной даты, день согласовывается с работодателем, работодатель издаёт приказ или иной распорядительный документ. По части 5 статьи 185.1 ТК РФ работник обязан представить справку медорганизации, подтверждающую прохождение диспансеризации в этот день, но только если такая обязанность закреплена в ЛНА. Не прописали в правилах внутреннего трудового распорядка — требовать справку оснований нет.
В табеле учёта рабочего времени унифицированного кода для дня диспансеризации нет. Организация вводит собственное обозначение приказом об изменении формы табеля, например «Д» или «ДИ», и закрепляет его вместе с порядком оплаты по среднему заработку. Пропущенный шаг с приказом приводит к тому, что бухгалтерия видит в табеле неизвестный код и ставит день как неявку по невыясненным причинам.
Третий элемент добровольного контура — регулярные опросы о нагрузке, самочувствии и условиях работы. Они дают то, чего медосмотр не даёт: динамику по подразделениям и раннее видение перегруза. Модуль Азбуха.Пульс проводит анонимные опросы, считает динамику по подразделениям и сравнивает результаты с отраслевыми бенчмарками.
Лайфхак: любой отдельный метод оценки даёт вероятностный результат, а не точную картину. Вывод по подразделению стоит строить на сочетании источников — данных опроса, статистики отсутствий и результатов периодического осмотра, а не на одном инструменте.
Как измерять эффект оценки здоровья
Руководству нужны не описания процедур, а четыре показателя, которые считаются из данных кадрового учёта. Доля работников, прошедших обязательный осмотр в срок, — число прошедших к числу включённых в поимённый список. Доля заключений с ограничениями — показывает, сколько рабочих мест потребует перевода или изменения условий. Коэффициент абсентеизма — дни отсутствия по всем причинам к плановому фонду рабочего времени за период. Стоимость дня отсутствия — фонд оплаты труда подразделения, делённый на число рабочих дней в периоде и на численность.
Эти же цифры показывают, где программа буксует. Низкая доля прошедших в срок при выполненном бюджете означает срыв на этапе календарного плана и ознакомления, а не на этапе денег. Рост абсентеизма в одном подразделении при стабильных показателях в остальных — повод посмотреть графики сменности, а не расширять ДМС на всю компанию.
Внимание: оценка, результаты которой не используются в решениях, — потраченный бюджет. В одной из практик оценка 500 руководителей по цене около 30 000 рублей за человека обошлась более чем в 15 млн рублей, а результаты в дальнейшей работе не применялись.
Набор критичных процедур зависит от того, чем занимается компания. Сценарная таблица показывает, что ставить в план первым, а что можно отложить.
| Тип компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Производство с вредными факторами | Периодические осмотры по приказу № 29н, заключительный акт, контроль срока действия заключений | Опросы самочувствия, расширенный пакет ДМС |
| Общественное питание, торговля продуктами | Личные медицинские книжки в электронном виде, осмотры независимо от результатов СОУТ | Психиатрическое освидетельствование, если вид деятельности не в перечне |
| Транспорт и перевозки | Предрейсовые и послерейсовые осмотры по приказу № 266н, журнал результатов, режим труда и отдыха | Корпоративные программы укрепления здоровья |
| Офис, ИТ, услуги | Дни диспансеризации по статье 185.1, порядок в ЛНА, код в табеле | Периодические осмотры, если СОУТ не выявила вредных факторов |
| Распределённая команда, дистанционные работники | Электронное оформление заявлений и приказов, учёт дней освобождения в табеле | Очные корпоративные мероприятия по здоровью |
Компании из первых трёх строк планируют бюджет от графика медорганизации, компании из последних двух — от календаря дней рождения работников: именно он определяет, у кого в этом году появляется право на день диспансеризации. В практике Азбухи такой календарь формируется из карточек работников автоматически и выгружается в план работы кадровой службы на квартал.
Когда расширенная программа оценки здоровья не нужна
Расширять контур не нужно, пока не закрыт обязательный. Компания без действующей СОУТ, без утверждённого перечня работ и без положения об обработке персональных данных получает от программы ДМС ноль защиты при проверке: инспектор смотрит заключения и отстранения, а не полис.
Второй случай — организация, где по результатам СОУТ на всех рабочих местах допустимые условия труда, а виды деятельности не входят в перечень к приказу № 29н. Здесь обязательных периодических осмотров нет, и достаточно порядка предоставления дней диспансеризации в правилах внутреннего трудового распорядка.
Третий случай — работа с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми. Требования об организации обязательных медосмотров адресованы работодателю в отношении работников по трудовому договору и на исполнителей по гражданско-правовым договорам не переносятся. Попытка распространить на них кадровые процедуры добавляет признаков трудовых отношений, а не снижает риск.
Стоимость организации оценки здоровья: тарифы Азбухи
Стоимость складывается из двух частей: расходов на сами медицинские процедуры по договору с медорганизацией и стоимости системы, в которой ведутся документы и учёт. Ниже — тарифы на программную часть.
| Услуга | Стоимость | Пробный период |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт», компании до 70 человек | 490 ₽/сотрудника в год | 30 дней |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт», от 70 до 500 человек | 390 ₽/сотрудника в год | 30 дней |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный», от 500 человек | от 290 ₽/сотрудника в год | 30 дней |
| Азбуха.Пульс, разовое исследование до 100 сотрудников | 24 900 ₽/опрос | 1 бесплатный опрос |
| Азбуха.Пульс, годовая подписка до 500 сотрудников | от 120 ₽/сотрудника в год | 1 бесплатный опрос |
| Азбуха.HCM «Старт», от 50 сотрудников | от 8 900 ₽/мес. | 14 дней |
| Расширенная настройка бизнес-процессов | от 50 000 ₽ | — |
Итоговая сумма зависит от численности, количества юридических лиц и глубины интеграции с 1С:ЗУП: стандартная интеграция входит в тариф, нетиповая доработка считается отдельно. Полный перечень модулей с условиями и минимальной суммой договора собран на странице цен сервиса Азбуха, там же указаны условия годовой оплаты. Цены актуальны на апрель 2026 года.
Выводы
Оценка здоровья работников распадается на обязательную часть, где действуют статья 220 ТК РФ, приказы Минздрава и штрафы по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, и на добровольную, где компания сама решает, что и зачем измеряет. Обязательная часть держится на двух сроках — 2 месяца на передачу поимённых списков и 10 рабочих дней на ознакомление с календарным планом, а её результат оформляется медицинским заключением, из которого работодатель узнаёт только вывод о пригодности. Добровольная часть начинает приносить пользу, когда день диспансеризации отражён в табеле собственным кодом, а данные опросов и статистика отсутствий сведены в один отчёт.
Сервис Азбуха ведёт документальную часть этой работы: списки и направления собираются из штатного расписания, заключения хранятся с ролевым доступом, дни диспансеризации попадают в табель и в план работы кадровой службы без ручного переноса.
Частые вопросы
Можно ли обязать работника пройти диспансеризацию
Нет. Диспансеризация — право работника, а не обязанность перед работодателем. Обязанность работодателя по статье 185.1 ТК РФ состоит в том, чтобы освободить работника от работы на положенное число дней с сохранением среднего заработка. Единственный рычаг контроля — закрепить в ЛНА обязанность представить справку медорганизации за день освобождения; без такого пункта в правилах внутреннего трудового распорядка справку требовать нельзя.
Кто оплачивает предварительный медосмотр, если кандидата в итоге не приняли
Медосмотры проводятся за счёт средств работодателя. Предварительный осмотр проходит до подписания трудового договора, поэтому на практике используется два варианта: направление в медорганизацию, с которой заключён договор, с оплатой по счёту, либо возмещение расходов кандидату по подтверждающим документам. Порядок возмещения, включая случай, когда кандидат не вышел на работу, стоит описать в ЛНА заранее.
Нужен ли медосмотр дистанционным работникам
Обязанность определяется не форматом работы, а факторами рабочего места и видом деятельности. Если СОУТ не выявила вредных факторов и работа не входит в перечень к приказу № 29н, обязательного периодического осмотра нет. При этом дни на диспансеризацию по статье 185.1 ТК РФ дистанционному работнику предоставляются на общих основаниях, а заявление и приказ оформляются электронно.
Можно ли оформить направление на медосмотр в электронном виде
Да, направление относится к кадровым документам, которые допускается оформлять и подписывать электронно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Исключения перечислены отдельно: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае по форме Н-1, приказ об увольнении за нарушение и журнал инструктажей остаются на бумаге. Медорганизация при этом может потребовать распечатанный экземпляр направления с подписью и печатью.
Что делать, если работник отказывается идти на периодический медосмотр
Работодатель обязан отстранить такого работника от работы по статье 76 ТК РФ до прохождения осмотра. Если осмотр не пройден по вине работника, период отстранения не оплачивается, а отказ может рассматриваться как дисциплинарный проступок при условии, что работник был ознакомлен с календарным планом под подпись. Допустить работника к работе без действующего заключения нельзя даже при его письменном согласии.
Может ли работодатель запросить у медорганизации диагноз работника
Нет. Работодатель получает заключение с выводом о пригодности и перечнем противопоказаний. Сведения о диагнозе относятся к врачебной тайне и к специальным категориям персональных данных по статье 10 закона № 152-ФЗ, а статья 86 ТК РФ ограничивает работодателя сведениями, относящимися к возможности выполнения трудовой функции. Руководителю подразделения передаются только ограничения по работе, без медицинских подробностей.
