Аванс сотруднику, который устроился в середине месяца, считают за фактически отработанные дни первой половины месяца, а не половиной оклада. Здесь легко ошибиться: заплатить лишнего, недоплатить или вовсе пропустить срок первой выплаты и получить претензию от инспекции. Разберём формулу по отработанным дням, два разных сценария (приём до 15-го числа и после), удержание НДФЛ и точные суммы на конкретных примерах для 2026 года. Отдельно покажу, как закрепить порядок первой выплаты для новичков в локальных актах, чтобы не нарушить правило пятнадцати дней.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое аванс и по какому правилу его считают
Слова «аванс» в Трудовом кодексе нет. Есть заработная плата за первую половину месяца. Часть 6 статьи 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который её начислили. Первая половина месяца — это дни с 1-го по 15-е число, вторая — с 16-го по последнее число. Отсюда типовой график: выплата за первую половину (аванс) приходится на интервал с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, окончательный расчёт — с 1-го по 15-е число следующего.
Ключевой момент, из-за которого и возникают все вопросы с новичками. Заработок за первую половину месяца начисляют пропорционально фактически отработанному времени. Минтруд повторял это не раз — в письмах от 20.03.2019 № 14-1/В-177, от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023. То есть аванс — это оплата за реально отработанные дни первой половины, а не произвольные 40 или 50 процентов оклада «для ровного счёта». Расчёт зарплаты за полмесяца входит в общий блок кадровых процессов в организации, и связка «табель — расчёт — выплата» здесь работает жёстко.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Первое, что я говорю кадровику про аванс новичка — забудьте про «половину оклада». Половина — это для тех, кто отработал весь месяц ровно. А новичок вышел, скажем, 18-го числа, у него в первой половине ноль рабочих дней. Значит и денежки за первую половину ему пока не положены, вся математика сдвигается. Считаем по табелю, а не по-старому на глаз.»
Аванс новому сотруднику: два сценария приёма
Всё зависит от одного — попали ли рабочие дни сотрудника на первую половину месяца (с 1-го по 15-е число). Отсюда два разных сценария, и путать их нельзя.
Сценарий 1. Сотрудник принят до 15-го числа включительно
Если новичок вышел на работу в первой половине месяца, у него появляются отработанные дни в периоде с 1-го по 15-е. Значит, право на аванс есть, и его считают за фактически отработанные дни. Формула простая:
Аванс = (оклад / норма рабочих дней в месяце по производственному календарю) × отработанные рабочие дни первой половины месяца.
Разберём на цифрах. Оклад 88 000 рублей. Сотрудник вышел 11 сентября 2025 года. С 11 по 15 сентября он отработал 3 рабочих дня (четверг, пятница, понедельник). Норма рабочих дней в сентябре — 22. Считаем: 88 000 / 22 = 4 000 рублей за день. 4 000 × 3 = 12 000 рублей. Это и есть аванс за сентябрь. Из него удерживают НДФЛ 13 процентов — 1 560 рублей. На руки сотрудник получает 10 440 рублей. Немного? Да. Но по итогам месяца, когда добавятся все отработанные дни, он получит свой обычный заработок, аванс просто вычтут из общей суммы.
Сценарий 2. Сотрудник принят после 15-го числа
Здесь всё меняется. Если человек вышел 16-го числа или позже, то в первой половине месяца (с 1-го по 15-е) у него нет ни одного отработанного дня. Заработка за первую половину нет — значит, аванс за неё не начисляют. Первая выплата будет уже окончательным расчётом за вторую половину месяца.
Роструд разбирал такую ситуацию напрямую. Сроки в организации: 25-го числа — аванс, 10-го числа следующего месяца — окончательный расчёт. Сотрудника приняли 16 июля. Должен ли работодатель выдать ему аванс 25 июля? Нет. С 1 по 15 июля новичок не работал, поэтому первую выплату — за период с 16 по 31 июля — он получит 10 августа. Нарушения тут нет.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Тут кадровики часто ловят себя на мысли «а не обидим ли новичка, что он месяц без денег». Обидеть — обидим по ощущениям, но по закону всё чисто, пока разрыв между выходом и первой выплатой не больше 15 календарных дней. А вот если разрыв больше — вот это уже грабли, и грабли дорогие.»
Правило пятнадцати дней: где новичок ломает график
Норма про «каждые полмесяца» действует и для новичков, исключений для них в статье 136 ТК РФ нет. На практике это создаёт ловушку. Возьмём компанию, где аванс платят 20-го числа, а расчёт — 5-го числа следующего месяца. Сотрудник вышел 1-го числа. По общему графику его первая выплата — только 20-го. Между выходом и деньгами проходит больше половины месяца. Формально это нарушение: работник не получил заработок в течение первых 15 календарных дней.
Решение простое, но его надо заранее прописать. Для вновь принятых закладывают отдельный порядок первой выплаты — дополнительный аванс, рассчитанный по фактически отработанным к ближайшей дате выплаты дням. То есть новичку платят не половину зарплаты, а ровно столько, сколько он заработал к этому дню. Дальше он переходит на общий график компании. В практике Азбуха мы этот спец-порядок для новичков сразу закладываем в шаблон правил внутреннего трудового распорядка — без него каждый второй приём «не с начала месяца» превращается в потенциальный штраф.
Разрыв между выходом новичка и первой выплатой больше 15 дней — это уже основание для претензии инспекции. Если приёмов в середине месяца много, ручной контроль сроков по каждому человеку рано или поздно даёт сбой. В Азбуха.КЭДО даты выплат и порядок для новичков считаются от даты приёма автоматически, кадровику не нужно держать это в голове.
Что включают в аванс, а что переносят на конец месяца
Оклад пропорционально отработанным дням — это основа. Но кроме него в заработок за первую половину месяца включают постоянные надбавки и доплаты, размер которых не зависит от итогов работы за весь месяц. Минтруд относит к ним доплату за совмещение должностей, надбавку за стаж, за профессиональное мастерство, за классность, доплату за работу в ночное время по статье 154 ТК РФ. Всё это считают за отработанное время первой половины и добавляют к авансу.
А вот что в аванс не попадает. Ежемесячные премии, размер которых определяют по результатам работы за месяц. Оплату сверхурочных, работы в выходные и праздники — эти суммы объективно можно посчитать только после закрытия месяца (письмо Минтруда от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023). Их начисляют и выплачивают в составе окончательного расчёта. Логику здесь искать бессмысленно, её нужно просто принять: если выплату нельзя корректно посчитать до конца месяца — она уходит во вторую часть.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Классический косяк — воткнуть в аванс месячную премию, потому что «сотрудник просил побольше на первую половину». А потом по итогам месяца выясняется, что премию он не выработал, и её надо сторнировать. Начинается головняк с перерасчётом и удержаниями. Постоянные надбавки — да, в аванс. Всё, что зависит от результата за месяц — строго в расчёт.»
НДФЛ с аванса: почему на руки меньше, чем кажется
До 2023 года НДФЛ с аванса не удерживали — датой получения дохода считался последний день месяца, и налог вычитали разом со второй части зарплаты. Сейчас правило другое. С 2023 года налоговый агент удерживает НДФЛ при каждой выплате дохода, включая аванс (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ, пункт 4 статьи 226 НК РФ). Дата удержания — день фактической выплаты денег сотруднику.
Поэтому в примере с окладом 88 000 рублей аванс 12 000 рублей уменьшается на НДФЛ 1 560 рублей, и на карту падает 10 440 рублей. Ставка налога с 2025 года считается по прогрессивной пятиступенчатой шкале — 13, 15, 18, 20 и 22 процента (Федеральный закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ). Но для большинства сотрудников с зарплатой в пределах 2,4 млн рублей в год удержание остаётся на уровне 13 процентов — повышенные ступени затрагивают только тех, чей годовой доход выходит за этот порог. В 2026 году добавилось разделение месяца на два периода удержания: с 1-го по 22-е и с 23-го по последнее число, от этого зависят сроки перечисления налога в бюджет.
Расчётные листки, где расписаны и аванс, и удержанный с него НДФЛ, работодатель обязан выдавать сотруднику. В Азбуха.КЭДО листки формируются автоматически из данных табеля и уходят работнику в личный кабинет, подписанные электронной подписью — не нужно печатать и разносить бумагу по столам.
Образцы кадровых документов для расчёта и выплаты аванса
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| Лицевой счёт работника (Т-34) | Скачать |
| Бланк расчётного листка по заработной плате 2026 | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение об оплате труда, премировании и социальных выплатах | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Оффер (предложение о работе) | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
Как посчитать аванс новому сотруднику: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите дату приёма и посмотрите, попадают ли рабочие дни сотрудника на первую половину месяца (с 1-го по 15-е число). Если да — право на аванс есть. Если приём после 15-го — аванса за первую половину нет, первой выплатой будет расчёт за вторую половину.
- Шаг 2. Возьмите норму рабочих дней месяца из производственного календаря и посчитайте по табелю фактически отработанные рабочие дни с даты приёма по 15-е число.
- Шаг 3. Рассчитайте оклад за отработанные дни: оклад разделите на норму рабочих дней месяца и умножьте на отработанные дни первой половины.
- Шаг 4. Добавьте постоянные надбавки за отработанное время (стаж, совмещение, ночные, профмастерство). Месячные премии, сверхурочные, оплату праздничных не включайте — они уйдут в расчёт за месяц.
- Шаг 5. Удержите НДФЛ по действующей ставке (для большинства — 13 процентов) и выплатите сумму строго в дату аванса, установленную в компании. Проверьте, что разрыв с датой выхода не превышает 15 календарных дней.
Типичные ошибки при расчёте аванса новичку и их цена
Первая ошибка — платить новичку фиксированный процент оклада независимо от отработанных дней. Так делают ради простоты: единый процент для всех, не надо возиться с табелем. Цена вопроса — если процент завысили, компания переплатила и потом удерживает переплату с боем; если занизили, это неполная выплата зарплаты, а за неё инспекция труда штрафует по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей на юридическое лицо. Плюс работнику придётся доплатить компенсацию за задержку по статье 236 ТК РФ.
Вторая ошибка — пропустить правило пятнадцати дней для новичка, принятого в начале месяца при позднем графике аванса. Мотив тот же: «у нас для всех одна дата, пусть и новенький ждёт». Итог — разрыв больше полумесяца и претензия при проверке. Кстати, при подготовке к таким проверкам полезно свериться с чек-листом кадровых документов для проверки ГИТ, чтобы порядок выплат в локальных актах был оформлен корректно. Третья ошибка — забыть удержать НДФЛ с аванса по старой памяти. С 2023 года это обязанность, а не право, и «забывчивость» превращается в недоимку и штраф 20 процентов от неудержанной суммы по статье 123 НК РФ.
Стоимость автоматизации кадрового учёта и расчётных листков
Расходы на сервис КЭДО зависят от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Для задач с приёмом сотрудников, ведением табеля и выдачей расчётных листков подходит модуль Азбуха.КЭДО. Ниже — действующие тарифы.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбуха.КЭДО «Лайт»: приказы, заявления, расчётные листки, подписание УНЭП | 490 ₽/сотрудника в год | до 70 человек |
| Азбуха.КЭДО «Стандарт»: + интеграция с 1С:ЗУП, маршруты согласования, модуль ЛНА | 390 ₽/сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбуха.КЭДО «Корпоративный»: + on-premise, УКЭП, интеграция с SAP | от 290 ₽/сотрудника в год | от 500 человек |
| Азбуха.HCM «Старт»: Подбор + КЭДО + Адаптация в одном пакете | от 8 900 ₽/мес. | от 50 человек |
| Азбуха.HCM «Бизнес»: + Обучение + Пульс | от 24 900 ₽/мес. | от 100 человек |
Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 ₽ в год (тариф «Лайт», 70 сотрудников), пробный период 30 дней. Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, набора модулей и вида электронной подписи — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для компаний с частыми приёмами удобнее комплексный пакет: подбор, оформление в штат и расчётные листки живут в одном контуре, а не в трёх разных системах.
Как закрепить порядок выплаты аванса в компании
Конкретные даты выплаты зарплаты и аванса работодатель устанавливает сам — в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Типовой график, который не вызывает вопросов у инспекции: аванс 20-го или 25-го числа, окончательный расчёт 5-го или 10-го числа следующего месяца. Даты выплаты нельзя ставить на последний день месяца — зарплату можно считать только после того, как период закончился, а сделать это заранее невозможно. Официальную позицию по спорным датам стоит сверять с разъяснениями Роструда на портале Онлайнинспекция.рф — там инспекторы отвечают на конкретные ситуации, включая приём в середине месяца.
Отдельным пунктом в ПВТР закрепляют порядок первой выплаты для вновь принятых. Формулировка простая: если сотрудник принят так, что до ближайшей даты выплаты по общему графику проходит больше 15 календарных дней, ему выплачивают дополнительный аванс за фактически отработанные к этой дате дни. Дальше человек переходит на общий график. Один абзац в локальном акте закрывает риск, из-за которого компании и попадают на штрафы.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Совет из практики — не держите порядок выплаты новичкам в голове или в переписке с бухгалтерией. Закиньте его в ПВТР одним пунктом, и вопрос закрыт навсегда. Инспектор при проверке смотрит документ, а не ваши добрые намерения. Нет пункта — будете доказывать, что «мы же по факту всё платили вовремя», а это уже совсем другая история.»
Часто задаваемые вопросы
Как посчитать аванс, если сотрудник вышел на работу 5-го числа?
Нужно ли платить аванс, если сотрудника приняли 16-го числа?
Можно ли платить новичку аванс фиксированным процентом от оклада?
Как считать норму рабочих дней для аванса?
Удерживается ли НДФЛ с аванса в 2026 году?
Что входит в аванс, кроме оклада?
Через сколько дней после приёма новичок должен получить первые деньги?
Какой штраф грозит за неправильный расчёт или задержку аванса?
Как считать аванс новичку, который сразу ушёл на больничный?
Можно ли выдать новичку аванс раньше установленной даты?
Где закрепить даты выплаты аванса и порядок для новичков?
Аванс новичкам, приём в середине месяца, удержание НДФЛ с каждой выплаты, контроль правила пятнадцати дней — когда таких задач много, ручной учёт по табелю в Excel начинает сыпаться, а цена ошибки измеряется штрафами инспекции. Азбуха.КЭДО считает аванс от даты приёма по производственному календарю, формирует расчётные листки и следит за сроками выплат автоматически. За время работы сервиса мы подключили сотни компаний с частыми приёмами — от розницы до IT — и в каждом проекте автоматизация расчётных листков и контроля сроков снимала с кадровика самую нервную часть работы.
Первые 30 дней — бесплатно, с полным функционалом и переносом данных из 1С:ЗУП. Дальше решаете по факту, нужно ли расширять на весь штат.
