Расчёт зарплаты по дням: формула и примеры 2026 года

Расчёт зарплаты по дням применяется каждый раз, когда сотрудник отработал не весь месяц: устроился в середине, уволился, брал отпуск за свой счёт или болел. Формула короткая — оклад делится на число рабочих дней месяца и умножается на отработанные дни, но в 2026 году стоимость одного дня скачет от месяца к месяцу почти в полтора раза, и на этом регулярно спотыкаются даже опытные расчётчики. В статье — формулы, нормы рабочего времени по всем месяцам 2026 года, разбор ситуаций с приёмом и увольнением в середине месяца и отличие подневного расчёта от среднего дневного заработка.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Когда зарплату считают по дням, а не платят полный оклад

Оклад — фиксированная сумма за полностью отработанный месяц, так его определяет ст. 129 ТК РФ. Отработал все рабочие дни по производственному календарю — получил оклад целиком, и неважно, было в месяце 15 рабочих дней, как в январе 2026, или 23, как в июле. Но как только в месяце появляется хотя бы один неотработанный рабочий день, полный оклад платить уже нельзя. Точнее — не за что. И здесь включается подневный расчёт.

Типовые ситуации, когда без расчёта по дням не обойтись:

• приём на работу не с первого рабочего дня месяца;
• увольнение до окончания месяца — в окончательный расчёт входит зарплата за отработанные дни;
• отпуск, ежегодный или за свой счёт, захвативший часть месяца;
• больничный — дни болезни оплачивает СФР и работодатель по своим правилам, а отработанную часть месяца считают по дням;
• прогул или отстранение от работы — неотработанные дни просто не оплачиваются;
• командировка — за дни в командировке платят средний заработок, а за остальные дни месяца зарплату считают пропорционально.

Основание для расчёта одно — табель учёта рабочего времени. Ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, и именно табель подтверждает, сколько дней сотрудник реально был на работе. В практике Азбуха мы видим один и тот же затык: табель закрывают 25-го числа, а сотрудник ушёл на больничный 28-го — и расчётчик узнаёт об этом после выплаты. Перерасчёт, корректировки, объяснения с бухгалтерией. Электронный табель, который подтягивает данные в 1С:ЗУП автоматически, снимает эту проблему на корню.

Формула расчёта зарплаты по дням при окладе

Зарплата за неполный месяц = Оклад / Количество рабочих дней в месяце × Количество отработанных дней. Всё. Никакого среднего заработка, никаких коэффициентов 29,3 — только производственный календарь и табель. Рабочие дни берутся по календарю конкретного месяца для пятидневки, отработанные — из табеля.

Пример. Оклад специалиста — 50 000 руб. В месяце 20 рабочих дней, отработано 10. Считаем: 50 000 / 20 × 10 = 25 000 руб. С этой суммы удерживается НДФЛ, начисляются страховые взносы — в общем порядке, как за полный месяц.

Нюанс в том, что делить нужно на рабочие дни именно того месяца, за который считаете. Не на среднемесячное число дней, не на 21, не на календарные дни. В 2026 году норма по месяцам такая:

Итого за 2026 год — 247 рабочих дней и 1972 часа при 40-часовой неделе. Предпраздничные дни 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября короче на час, суммарно минус 4 часа из годовой нормы. Актуальную норму рабочего времени и разъяснения по её расчёту публикует Минтруд, сверяться удобно на официальном сайте mintrud.gov.ru.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая частая ошибка, которую я разбираю на аудитах расчёток — деление оклада на календарные дни или на усреднённую цифру 21. В январе 2026 всего 15 рабочих дней, и один день январского оклада в 50 000 руб. стоит 3 333 руб., а июльского — 2 174 руб. Разница в полтора раза. Кадровик посчитал по привычке, зарплатник не перепроверил — и вот вам недоплата, а это уже история про ст. 236 ТК и проценты за задержку.»

Стоимость одного дня в разные месяцы 2026 года

Цена рабочего дня при одном и том же окладе меняется от месяца к месяцу, потому что меняется делитель. Возьмём оклад 60 000 руб. В январе 2026 день стоит 60 000 / 15 = 4 000 руб. В июле — 60 000 / 23 = 2 608,70 руб. Сотрудник, взявший 5 дней за свой счёт в январе, потеряет 20 000 руб., а в июле точно такой же отпуск обойдётся ему в 13 043,48 руб. Это не ошибка расчёта — это арифметика производственного календаря, и её полезно объяснять сотрудникам заранее, до того как они увидят расчётку и придут в кадровую с вопросами.

Обратная сторона той же логики: если сотрудник отработал в январе все 15 дней — он получает полный оклад, хотя фактически был на работе меньше, чем в любом другом месяце года. Оклад привязан к месяцу, а не к количеству дней. Кстати, именно поэтому производственный персонал на сменных графиках невыгодно держать на окладе — при графике 2/2 сотрудник может недорабатывать норму, а заплатить меньше оклада нельзя. В таких случаях компании переводят рабочих на часовую тарифную ставку: отработал 140 часов — получил за 140 часов. Мы в Азбуха сталкивались с этим на проекте у пищевого производства: перевод производственного персонала с окладов на почасовку плюс увеличение учётного периода суммированного учёта с 1 до 3 месяцев сняли и проблему недоработок, и головняк с оплатой переработок в конце каждого месяца.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Если у вас сменные графики и люди на окладах — вы почти наверняка переплачиваете или недоплачиваете. По закону при недоработке по вине работодателя меньше оклада заплатить нельзя, даже если человек отработал 130 часов из 168. Почасовка тут честнее для всех. А учётный период при суммированном учёте берите длиннее — три месяца, а если нет вредников, то и год: больше шансов попасть графиком в норму часов без сверхурочки.»

Проверить свой расчёт удобно калькулятором — вводите оклад, месяц и отработанные дни, получаете сумму к начислению и на руки:

Расчёт по дням и средний дневной заработок — в чём разница

Подневный расчёт зарплаты и средний дневной заработок — два разных механизма, и путать их нельзя. Первый применяется для оплаты фактически отработанного времени в неполном месяце. Второй — для оплаты периодов, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялся заработок: отпуск, командировка, донорские дни, выходное пособие.

Средний заработок считается по ст. 139 ТК РФ и Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем события. Для отпускных начисленную за год зарплату делят на 12 и на 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Для командировок и других случаев делят на количество фактически отработанных дней в расчётном периоде. В обе базы входят премии по правилам п. 15 Положения № 922, а больничные, отпускные и матпомощь — не входят.

Практическое следствие: день отпуска и день работы стоят по-разному. Сотрудник с окладом 60 000 руб., уходящий в отпуск в июле 2026, может обнаружить, что отпускной день дешевле рабочего — и это законно. В расчётке эти суммы идут отдельными строками, и грамотный расчётный листок, где видно каждое начисление, экономит кадровой службе часы объяснений. Расчётные листки, к слову, входят в базовые тарифы Азбука.КЭДО — сотрудник получает их в электронном виде с подтверждением доставки, и спор «мне не выдавали расчётку» закрывается журналом системы.

Аванс тоже считается по дням

Ст. 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Аванс — это не произвольные 40% от оклада, а оплата фактически отработанного времени с 1-го по 15-е число. Роструд ещё в 2016 году закрепил позицию: аванс считают пропорционально отработанным в первой половине месяца дням. Схема расчёта та же самая: оклад / рабочие дни месяца × рабочие дни с 1-го по 15-е по табелю.

В январе 2026 это особенно заметно. С 1 по 11 января — праздники, рабочих дней в первой половине месяца всего три (12, 13 и 15 января приходятся на рабочие даты первой половины). Аванс при окладе 60 000 руб. составит 60 000 / 15 × 3 = 12 000 руб. Сотрудники, привыкшие к «половине оклада», будут неприятно удивлены — предупреждайте заранее. И да, с 2023 года с аванса удерживается НДФЛ, так что на руки придёт ещё меньше.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Линейному персоналу вообще не интересны наши формулы. Ему важно, чтобы 10-го и 21-го пришла эсэмэска о зачислении и чтобы сумма совпала с ожиданиями. Поэтому перед январём и маем мы всегда советуем клиентам делать рассылку: в этом месяце аванс будет меньше, вот почему, вот расчёт. Пять минут работы — и в кадровую не стоит очередь с расчётками.»

Частные случаи подневного расчёта

Приём на работу в середине месяца

Сотрудник выходит 12 января 2026 (первый рабочий день после праздников — 12-е число). Он отработает все 15 рабочих дней января и получит полный оклад, хотя в штате числится не с 1-го числа. А вот если он выйдет 19 января, отработанных дней будет 10: 60 000 / 15 × 10 = 40 000 руб. Дата приёма в трудовом договоре и первый рабочий день по табелю — вот что определяет сумму, а не календарная дата «с начала месяца».

Увольнение до конца месяца

В день увольнения работодатель обязан выдать окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, другие причитающиеся суммы — ст. 140 ТК РФ. Зарплатная часть считается по той же подневной формуле, включая день увольнения — он оплачивается как рабочий. Компенсация за отпуск — уже через средний заработок и 29,3. Два механизма в одном расчёте, и оба должны сойтись к одной дате. Задержали — ст. 236 ТК РФ, проценты не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день.

Отпуск за свой счёт и прогулы

Дни без сохранения зарплаты просто вычитаются из отработанных. Оклад 45 000 руб., в ноябре 2026 — 20 рабочих дней, сотрудник взял 4 дня за свой счёт: 45 000 / 20 × 16 = 36 000 руб. С прогулами арифметика та же, но прогул ещё нужно правильно оформить актами — без документов неоплата дня превращается в незаконное удержание.

Контроль по МРОТ

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 руб. Зарплата за полностью отработанный месяц не может быть ниже этой суммы, а в регионах с районными коэффициентами — ниже МРОТ, увеличенного на коэффициент. При неполном месяце контрольная планка снижается пропорционально отработанному времени: сотрудник на полставки сравнивается с половиной МРОТ. Проверяйте это в каждом расчёте, ГИТ при проверках смотрит соотношение с МРОТ в первую очередь.

Типичные ошибки при расчёте зарплаты по дням

Ошибка первая — деление на календарные дни вместо рабочих. Мотив понятен: так проще, 30 дней в месяце знают все. Цена ошибки: при окладе 60 000 руб. и 10 отработанных днях в январе 2026 правильный расчёт даёт 40 000 руб., расчёт через календарные дни — 19 354,84 руб. Недоплата 20 645 руб. на одного человека, плюс проценты по ст. 236 ТК РФ, плюс при проверке ГИТ — штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. на юрлицо за неполную выплату зарплаты.

Ошибка вторая — усреднённый делитель для всех месяцев. Бухгалтерия зашивает в самописную таблицу 21 день и считает так круглый год. В месяцах с 21 рабочим днём всё сходится, в январе и июле — расхождения в обе стороны. Переплату взыскать с работника почти невозможно: ст. 137 ТК РФ разрешает удержание только при счётной ошибке, а методологическая ошибка счётной не признаётся, суды тут стабильно на стороне работника. Недоплата — см. выше.

Ошибка третья — аванс фиксированным процентом без привязки к табелю. 40% от оклада в январе 2026 — это больше, чем заработано за три рабочих дня первой половины месяца. Если сотрудник уволится сразу после аванса, удерживать переплату будет не с чего. В нашей практике внедрения расчётных модулей это всплывает в каждом втором проекте: аванс процентом ставили когда-то давно ради простоты, и никто не пересматривал.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Видела кейс, когда компания в регионе перевела людей на сдельщину без пилота и расчётной базы — в первый же месяц сотрудники получили в 4-5 раз меньше привычного, и разницу пришлось добивать премиями. С подневным расчётом грабли скромнее, но механика та же: любое изменение в схеме оплаты сначала прогоняете на цифрах прошлых месяцев, потом на пилотной группе, и только потом раскатываете на всех.»

Как рассчитать зарплату за неполный месяц: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте производственный календарь 2026 года и определите количество рабочих дней в расчётном месяце (от 15 в январе до 23 в июле).
2. Шаг 2. Возьмите из табеля учёта рабочего времени количество фактически отработанных сотрудником рабочих дней. Дни отпуска, больничного, командировки и отсутствия без сохранения зарплаты в это число не входят.
3. Шаг 3. Разделите оклад на количество рабочих дней месяца — получите стоимость одного рабочего дня в этом месяце.
4. Шаг 4. Умножьте стоимость дня на отработанные дни. Добавьте надбавки и доплаты, установленные трудовым договором и ЛНА, рассчитанные пропорционально тому же времени.
5. Шаг 5. Сравните результат с пропорциональной долей МРОТ (27 093 руб. в 2026 году) — при полном рабочем времени за полный месяц зарплата не может быть ниже.
6. Шаг 6. Удержите НДФЛ, проверьте прочие удержания на лимиты ст. 138 ТК РФ и оформите суммы в расчётном листке.

Шаблоны и образцы для расчёта и оформления зарплаты

Стоимость сервисов Азбуха для расчётных листков и кадрового учёта

Подневный расчёт сам по себе бесплатен — формула и производственный календарь. Деньги начинаются там, где расчётные листки нужно доставлять сотрудникам под подтверждение, табель вести электронно, а кадровые документы — подписывать без бумаги. Стоимость зависит от численности штата и набора модулей.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — тариф КЭДО дешевеет с ростом штата, а пакеты HCM выгоднее поштучного подключения. Сориентироваться в вариантах под свою численность помогут актуальные цены сервиса Азбуха.

Вывод

Расчёт зарплаты по дням держится на трёх опорах: оклад из трудового договора, рабочие дни месяца из производственного календаря и отработанные дни из табеля. Делитель меняется каждый месяц — в 2026 году от 15 до 23 дней, и это главный источник ошибок. Средний дневной заработок — отдельный механизм для отпускных и командировок, со своим расчётным периодом и коэффициентом 29,3, смешивать их нельзя. Аванс считается по тем же отработанным дням, а не процентом от оклада. Проверяйте расчёты против МРОТ 27 093 руб. и держите табель актуальным на дату расчёта — остальное сделает формула. Если процесс хочется убрать из ручного режима — сервис Азбуха закрывает связку «табель — кадровые документы — расчётные листки» в электронном виде с интеграцией в 1С:ЗУП.

Часто задаваемые вопросы

На какие дни делить оклад — рабочие или календарные?

Только на рабочие дни конкретного месяца по производственному календарю для вашего графика. В 2026 году это от 15 дней в январе до 23 в июле. Деление на календарные дни занижает или завышает сумму и создаёт риск недоплаты с процентами по ст. 236 ТК РФ.

Можно ли заплатить меньше оклада, если сотрудник на сменном графике не выработал норму часов?

Если недоработка возникла по вине работодателя из-за составленного им графика — нет, оклад выплачивается полностью. Именно поэтому производственный персонал на графиках 2/2 переводят на часовые тарифные ставки: оплата идёт строго за отработанные часы, без споров о недоработках.

Какой учётный период выбрать при суммированном учёте рабочего времени?

Чем длиннее период, тем проще попасть графиком в норму часов без сверхурочных: месяц даёт постоянные отклонения, квартал сглаживает большинство из них, год — оптимум для сменных производств. Ограничение: для работников с вредными условиями учётный период не может превышать 3 месяца (ст. 104 ТК РФ).

Как считать аванс в январе 2026 года?

По отработанным дням первой половины месяца. Праздники длятся по 11 января, рабочих дней с 1-го по 15-е всего три, поэтому аванс при окладе 60 000 руб. составит 12 000 руб. до НДФЛ. Фиксированный процент от оклада в январе даёт переплату, которую при увольнении сотрудника вернуть не получится.

Чем расчёт по дням отличается от среднего дневного заработка?

Расчёт по дням оплачивает отработанное время: оклад / рабочие дни месяца × отработанные дни. Средний дневной заработок по ст. 139 ТК РФ и Положению № 922 оплачивает неотработанные периоды с сохранением заработка: отпуск (делитель 12 × 29,3), командировки, донорские дни. Расчётный период у среднего заработка — 12 месяцев, у подневного расчёта — один текущий месяц.

Можно ли удержать с работника переплату из-за ошибки в делителе?

Практически нет. Ст. 137 ТК РФ разрешает удержание излишне выплаченной зарплаты только при счётной ошибке — арифметическом сбое. Неправильный выбор делителя суды признают методологической ошибкой, и взыскать сумму можно только с добровольного письменного согласия работника. Лимит удержания в любом случае — 20% с каждой выплаты.

Оплачивается ли день увольнения?

Да, день увольнения считается последним рабочим днём и входит в отработанные дни при подневном расчёте. В этот же день по ст. 140 ТК РФ выдаётся весь окончательный расчёт: зарплата за отработанные дни плюс компенсация за неиспользованный отпуск, посчитанная уже через средний заработок.

Меняется ли зарплата на испытательном сроке?

Устанавливать на испытательный срок оклад ниже, чем по штатному расписанию для этой должности, нельзя — условия оплаты на испытании не могут отличаться в худшую сторону. В компаниях с грейдовой системой оклад новичка на входе и после испытания одинаковый, меняться может только надбавка при переходе на следующий профстатус.

Можно ли снизить надбавку за дисциплинарное нарушение?

Можно, если порядок снижения прописан в ЛНА — положении об оплате труда или о премировании. На применение меры у работодателя есть месяц с момента обнаружения факта нарушения. Оклад при этом трогать нельзя — снижается только переменная часть, и её размер после снижения не должен уводить месячную зарплату ниже МРОТ.

Можно ли выдавать расчётные листки электронно?

Да, если такой порядок закреплён в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА — Минтруд подтверждал допустимость рассылки листков по электронной почте и через системы КЭДО. Электронная доставка с фиксацией факта получения закрывает претензию «мне не выдавали расчётку» журналом системы.

Как долго идёт расчёт зарплаты при переходе на новую учётную систему?

На переходный период закладывайте увеличение сроков: в проектах миграции с SAP на 1С:ЗУП окончательный расчёт зарплаты, занимавший 1 день, растягивался до 4 дней, а дедлайны сдачи первичных документов сдвигали с 19-го на 15-е число месяца. Планируйте миграцию на начало года и предупреждайте подразделения о новых дедлайнах заранее.

Что будет за неправильный подневный расчёт при проверке ГИТ?

Неполная выплата зарплаты — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф до 20 000 руб. на должностное лицо и до 50 000 руб. на юрлицо, при повторном нарушении — до 100 000 руб. Плюс предписание доначислить недоплату с процентами по ст. 236 ТК РФ за каждый день задержки.