Виды электронных подписей в КЭДО: ПЭП, УНЭП, УКЭП — выбор и применение в 2026

Виды электронных подписей в КЭДО — тема, которая на первый взгляд кажется простой: три вида, бери любой, подписывай. На практике неверный выбор подписи приводит к тому, что трудовой договор оказывается не подписан, приказ об увольнении не имеет юридической силы, а компания получает штраф от ГИТ. Законодатель разделил кадровые документы на несколько категорий и для каждой установил свой допустимый вид подписи, причем отдельно для работодателя и отдельно для работника. Если вы уже разбирались с тем, как устроено подписание документов с сотрудниками, эта статья даст конкретику по каждому типу ЭП и поможет избежать типичных ошибок.

Автор: Юлия К — специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и внедрению КЭДО. Более 10 лет в профессии: от бумажных личных дел до пилотных проектов электронного кадрового документооборота. Ведет проекты перехода на КЭДО для компаний от 50 до 5 000 сотрудников.

Чтобы не сверяться с таблицей вручную, выберите тип документа и сторону подписания — подборщик покажет допустимый вид подписи и норму.

Что такое электронная подпись и зачем она в КЭДО

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу и позволяет определить лицо, подписавшее документ. Определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В контексте КЭДО электронная подпись заменяет собственноручную: работник и работодатель подписывают кадровые документы в электронном виде, и такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

Зачем это нужно на практике: кадровик в компании на 500 человек ежегодно оформляет тысячи документов — приказы, допсоглашения, графики отпусков, заявления. Каждый документ нужно распечатать, подписать, подшить, хранить. КЭДО убирает бумагу из этого процесса. Но без электронной подписи электронный документ — просто файл. Подпись превращает файл в юридически значимый документ. В практике Азбуха мы видим, что компании экономят от 30% до 70% времени кадровой службы после перехода на КЭДО, но только при правильном выборе вида подписи.

Рынок КЭДО поделён неравномерно: на диаграмме выше доля ЭМПЛДОКС — 39%, следом с большим отрывом идут решения на 14% и меньше. Практический вывод для выбора подписи один: матрица допустимых видов ЭП у всех вендоров одинаковая, потому что её задаёт ст. 22.3 ТК РФ, а не платформа. Отличаются интеграция с Госключом, маршруты согласования и то, как система хранит файл подписи.

Правовую основу КЭДО составляют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, добавленные Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Именно статья 22.3 ТК РФ устанавливает, какие виды электронных подписей допустимы для подписания конкретных кадровых документов. И здесь начинаются нюансы.

Юлия К, консультант по внедрению КЭДО: «Когда компания приходит к нам с запросом ‘хотим КЭДО’, первое, что мы обсуждаем — не платформу и не интеграцию с одинэской, а виды подписей. Потому что от этого зависит бюджет, сроки и архитектура всего проекта.»

Три вида электронных подписей по 63-ФЗ

Закон 63-ФЗ определяет три вида электронных подписей. Каждый вид отличается уровнем защиты, стоимостью и областью применения в КЭДО. Разберем каждый.

ПЭП — простая электронная подпись

ПЭП — подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Проще говоря, это логин и пароль, SMS-код, код из push-уведомления. Когда сотрудник входит на портал Госуслуг по логину и паролю — это ПЭП ЕСИА. Когда получает SMS-код для подтверждения подписания документа в системе КЭДО — тоже ПЭП.

Плюсы ПЭП: бесплатна (если через ЕСИА) или стоит копейки (стоимость SMS). Не требует установки дополнительного ПО. Сотрудник подписывает документ в один клик с подтверждением по SMS. Минусы: низкий уровень защиты. ПЭП не позволяет проверить, был ли документ изменен после подписания. Для ряда кадровых документов ПЭП недопустима.

В КЭДО ПЭП подходит работнику для подписания большинства рутинных документов: ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск, согласие на обработку персональных данных. Работодатель ПЭП использовать не может — ст. 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП или УНЭП.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись

УНЭП создается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания. Отличие от УКЭП: сертификат ключа проверки УНЭП выдает не аккредитованный удостоверяющий центр, а любой УЦ, в том числе корпоративный.

УНЭП — рабочая лошадка КЭДО. Для работника УНЭП покрывает почти все кадровые документы, включая трудовой договор, приказы, допсоглашения. Для работодателя УНЭП допустима для всех документов КЭДО, кроме пяти категорий, требующих УКЭП. При этом УНЭП в Госключе — бесплатна. Это и сделало Госключ основным инструментом подписания в КЭДО.

Юлия К, эксперт по трудовому праву: «УНЭП Госключа — это не та УНЭП, которую выпускает ваш корпоративный УЦ. УНЭП в Госключе выпускается на инфраструктуре электронного правительства, и юридически это УНЭП ЕСИА. Путаница в терминах — частая проблема на старте проекта.»

Мы в Азбуха закладываем 2-3 дня на пилотную группу при внедрении УНЭП через Госключ. Этого хватает, чтобы обкатать процесс выпуска сертификатов и подписания на реальных сотрудниках.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись

УКЭП обладает всеми признаками УНЭП плюс два дополнительных: ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки подписи используются средства, получившие подтверждение соответствия требованиям 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат выдает только аккредитованный удостоверяющий центр.

УКЭП — высший уровень электронной подписи. В КЭДО работодатель обязан использовать УКЭП для подписания пяти категорий документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Работник может использовать УКЭП для любых документов КЭДО, но на практике это избыточно и дорого, если речь о коммерческом сертификате.

Стоимость коммерческой УКЭП составляет от 2 000 до 5 000 рублей в год на одного сотрудника. При штате в 500 человек это 1-2,5 млн рублей ежегодно только на подписи. УКЭП через Госключ бесплатна, и это кардинально меняет экономику проекта.

Какой подписью подписывать кадровые документы по ст. 22.3 ТК РФ

Статья 22.3 ТК РФ — ключевая норма для выбора вида подписи в КЭДО. Она устанавливает матрицу: тип документа / сторона (работодатель или работник) / допустимый вид подписи. Ниже — сводная таблица.

Категория документа	Подпись работодателя	Подпись работника
Трудовой договор, изменения к нему	Только УКЭП	УКЭП, УНЭП (в т.ч. Госключ), ПЭП (при соглашении сторон)
Договор о полной матответственности	Только УКЭП	УКЭП, УНЭП (в т.ч. Госключ)
Ученический договор	Только УКЭП	УКЭП, УНЭП (в т.ч. Госключ)
Приказ о дисциплинарном взыскании	Только УКЭП	УКЭП, УНЭП, ПЭП
Уведомление об изменении условий ТД	Только УКЭП	УКЭП, УНЭП, ПЭП
Прочие кадровые документы (приказы, заявления, ЛНА, графики)	УКЭП или УНЭП	УКЭП, УНЭП или ПЭП

Оценки безопасности с этой матрицы стоит читать буквально. ПЭП ЕСИА получает 30% по защите от подделки и 85% по удобству для сотрудника — отсюда её место на рутинных документах. УНЭП Госключа — 75% по защите и 50% по удобству: криптография сильная, но работнику нужно поставить приложение и пройти выпуск сертификата. Разрыв в удобстве и есть та причина, по которой пилот на 20-30 человек экономит месяц.

Отдельно стоит запомнить три документа, которые нельзя перевести в КЭДО вообще: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении (работник должен получить бумажную копию), журнал инструктажей по охране труда. Логику в требовании про приказ об увольнении искать бессмысленно — его нужно просто выполнить.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Приказ об увольнении можно подписать в КЭДО, но бумажную копию работнику вы обязаны выдать. Многие путают ‘нельзя в КЭДО’ с ‘нельзя подписать электронно’. Подписать можно. Но бумагу все равно придется напечатать.»

Есть еще один документ, который сейчас нельзя подписать электронно ни при каких условиях, — согласие работника на переход на КЭДО. Даже УКЭП Госключа здесь не поможет. Для электронного согласия нужны изменения в ТК РФ, над которыми работают Минтруд и Минцифры. До принятия поправок — только бумага с собственноручной подписью.

ПЭП в КЭДО: когда её достаточно и когда она незаконна

ПЭП закрывает основную массу кадрового потока со стороны работника. По ст. 22.3 ТК РФ простой электронной подписью работник подписывает: ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск, перевод и увольнение, согласие на обработку персональных данных, получение расчётного листка, ознакомление с графиком отпусков и приказом о приёме. Если считать по объёму, это 80-90% документооборота средней компании — и именно поэтому схема «ПЭП работнику, УНЭП или УКЭП работодателю» оказывается рабочей.

Ознакомление с ЛНА — самый частый вопрос. Да, ПЭП здесь достаточно: закон не требует усиленной подписи для факта ознакомления. Но система должна фиксировать, что работник получил доступ к тексту документа до нажатия кнопки, а не после. В практике Азбуха мы настраиваем маршрут так, чтобы кнопка подписания разблокировалась только после открытия файла — иначе на проверке ГИТ фиксация ознакомления рассыпается.

Может ли сотрудник подписывать приказы и заявления простой ЭП? Приказы, с которыми он знакомится, — да. Заявления, которые он подаёт сам, — да. Приказ о дисциплинарном взыскании работник тоже вправе подписать ПЭП, а вот работодатель по этому же приказу обязан поставить УКЭП. Одна сторона — ПЭП, другая — УКЭП: в одном документе это нормально.

Где ПЭП незаконна: трудовой договор и допсоглашения без отдельного соглашения сторон о применении ПЭП, договор о полной материальной ответственности, ученический договор. По этим трём категориям работнику нужна минимум УНЭП. И согласие на переход в КЭДО — там вообще бумага.

Цена ошибки прямая. Документ, подписанный не тем видом подписи, юридической силы не имеет: трудовой договор при проверке будет расценен как незаключённый, а это ст. 5.27 КоАП РФ и переподписание всего массива задним числом, чего сделать корректно уже нельзя.

Юлия К, специалист по КЭДО и ЭЦП: «Соглашение о применении ПЭП по ст. 9 63-ФЗ — бумажка на одну страницу, которую забывают в девяти проектах из десяти. Без неё ПЭП на трудовом договоре не работает, и никакие денюжки на платформу этого не чинят.»

Соглашение об использовании ПЭП фиксирует правила определения подписанта, обязанность сохранять конфиденциальность кода и признание такой подписи равнозначной собственноручной. Без него ПЭП остаётся кнопкой в интерфейсе.

ПЭП через ЕСИА и код из push-уведомления

SMS-код и код из push-уведомления — это простая электронная подпись по ст. 5 63-ФЗ. Закон описывает ПЭП как подпись, которая через коды и пароли подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом. Никаких криптографических ключей здесь нет, поэтому проверить неизменность документа после подписания такой подписью нельзя.

ПЭП ЕСИА и ПЭП по соглашению сторон — разные вещи. В первом случае подписантом работника делает подтверждённая учётная запись Госуслуг, правила определения лица заданы государством. Во втором — вы сами описываете в соглашении и положении о КЭДО, как связаны номер телефона, код и работник; тогда за корректность идентификации отвечает работодатель.

Отдельно про банковское подтверждение. Код из push от банка — тоже ПЭП, но признаётся она в рамках договора с банком и только для операций этого банка. Для кадровых документов такая подпись не годится: работодатель не сторона того соглашения и не может подтвердить, кто именно нажал кнопку. Подписывать кадровый документ нужно в системе КЭДО или в Госключе.

Госключ — бесплатная УНЭП и УКЭП для КЭДО

Госключ — мобильное приложение, разработанное Минцифры России, которое позволяет бесплатно выпускать УНЭП и УКЭП и подписывать документы. По данным на 15 апреля 2026 года: 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами, 50,4 млн подписанных документов (рост 121% за год). Из них около 37,3 млн подписаний — УНЭП, около 13,0 млн — УКЭП. Более 3 200 компаний используют Госключ, свыше 1 000 — для КЭДО.

Для КЭДО Госключ стал основным инструментом подписания. Объемы подписаний кадровых документов через Госключ растут: 60 000 в 2023, 273 000 в 2024, 689 000 в 2025 году. При 75 млн работающих граждан в России и 6 млн согласившихся на КЭДО — потенциал роста колоссальный.

Точные значения с графика: 60 203 подписания кадровых документов в 2023 году, 272 853 в 2024 и 688 605 в 2025. За январь-март 2026 года рост ещё +150% к аналогичному периоду. Кривая означает простую вещь: УНЭП Госключа перестала быть экзотикой и стала базовым сценарием, под который вендоры затачивают интеграции.

Ключевые характеристики Госключа для КЭДО: бесплатность для работодателя (Минцифры подтверждает, что платных тарифов не планируется), окно подписания — 24 часа с момента направления документа сотруднику, пакетное подписание — до 50 файлов за один раз. Подробная информация о Госключе доступна на портале Госуслуг.

Терминологическая тонкость, которую мы в Азбуха разъясняем каждому клиенту: логин и пароль к Госуслугам — это ПЭП ЕСИА. УНЭП ЕСИА — это конкретно УНЭП, выпущенная в Госключе на инфраструктуре электронного правительства. Не путайте.

Юлия К, руководитель проектов КЭДО: «70% наших клиентов выбирают Госключ. Когда показываешь разницу в стоимости между коммерческой УКЭП за 3 000 рублей на сотрудника и бесплатным Госключом — вопросов обычно не остается.»

Среди кейсов: Альфа-Банк подписывает 95% трудовых договоров через Госключ, 90% сотрудников имеют установленное приложение, внедрение заняло 4 месяца. Ростелеком подписал 301 244 документа, 72% сотрудников перешли на КЭДО, 64% оформлений на работу проходят полностью в цифре. Компания со штатом 2 500 человек сэкономила более 1 млн рублей в год, перейдя с коммерческих ЭП на Госключ.

Из планов Минцифры: десктопная версия Госключа для Windows 10, Astra Linux и Debian 12 ожидается к концу 2026 года. Архивная платформа «Хронограф» для долгосрочного хранения подписанных документов — в 2027 году.

Сроки: сколько выпускается УНЭП и кто инициирует выпуск

Выпуск сертификата УНЭП в Госключе занимает от нескольких секунд до 5 минут при подтверждённой учётной записи Госуслуг. Если учётной записи нет, к этому добавляется подтверждение личности через МФЦ, банк-партнёр или Почту России — от 1 до 5 рабочих дней. Сертификат действует 12 месяцев, после чего выпускается заново в том же приложении, без похода в УЦ.

Инициирует выпуск сам работник. Работодатель не может выпустить УНЭП за сотрудника: ключ генерируется в приложении на его устройстве. Что работодатель делает — направляет уведомление, даёт памятку и держит окно поддержки на первые дни. Расходы на подпись работника по ст. 22.3 ТК РФ несёт работодатель, но в случае Госключа их просто нет.

Если выпуск не проходит: чаще всего дело в неподтверждённой учётной записи, устаревшей версии приложения или запрете на биометрию в настройках телефона. Повторная попытка после обновления решает почти все случаи.

Как выглядит подписанный документ и в каком формате приходит подпись

Подпись приходит отдельным файлом с расширением .sig — это контейнер формата CMS/PKCS#7, внутри которого лежит криптографическое значение подписи и сертификат подписанта. Открыть его двойным кликом и прочитать глазами нельзя, он нужен средству проверки.

Различают присоединённую и отсоединённую подпись. Присоединённая — документ и подпись упакованы в один файл .sig, отдельного PDF рядом нет. Отсоединённая — два файла: сам документ и файл подписи рядом с ним, и хранить их нужно только вместе. В кадровом ЭДО чаще применяют отсоединённую: работник видит привычный PDF, а система хранит подпись отдельно.

Визуальный штамп на странице PDF — плашка с ФИО владельца, номером сертификата и датой — вещь необязательная. Юридическую силу даёт файл подписи, а не картинка. Штамп удобен, когда документ уходит наружу и его смотрит человек, а не система.

Проверить подпись можно на Госуслугах, в средстве ЭП или прямо в системе КЭДО: проверка покажет владельца сертификата, срок его действия и целостность файла. Один нюанс: переименовывать или пересохранять подписанный документ нельзя — подпись перестанет проверяться, потому что изменился сам массив байт.

Как выбрать вид электронной подписи для сотрудников

Выбор вида подписи зависит от трех факторов: перечень документов, которые компания переводит в КЭДО, бюджет и готовность сотрудников устанавливать Госключ.

Для работодателя выбор фактически сводится к двум вариантам. Первый: УКЭП для документов из обязательного списка (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, приказ о взыскании, уведомление об изменении условий ТД) плюс УНЭП для всего остального. Второй: УКЭП для всех документов. Первый вариант экономичнее, второй — проще в настройке. При использовании Госключа разница в стоимости между УКЭП и УНЭП для работодателя отсутствует — обе бесплатны.

Для работника оптимальная схема: УНЭП через Госключ как основной инструмент, ПЭП через SMS или ЕСИА как резервный (для сотрудников, которые не могут или не хотят устанавливать Госключ). УКЭП для работника избыточна в подавляющем большинстве случаев.

Если вы сейчас на этапе сравнения самих подписей между собой, а не подбора под конкретный документ, детальный разбор лежит в материале про разницу УКЭП, УНЭП и ПЭП для кадровых документов — там подробнее про уровни защиты и порядок выпуска сертификатов.

Юлия К, практикующий кадровик: «Мы всегда рекомендуем на пилоте раскатить УНЭП Госключа на группу в 20-30 человек. Посмотреть конверсию установки, замерить время подписания, собрать обратную связь. И уже по результатам масштабировать на всю компанию.»

Практический совет: не пытайтесь перевести на КЭДО все документы одновременно. Начните с приказов на отпуск и ознакомления с ЛНА — они допускают ПЭП от работника и не требуют УКЭП от работодателя. Сотрудники привыкнут к процессу, а кадровики отладят маршруты. Потом подключайте трудовые договоры и допсоглашения.

Сама норма, на которую опирается вся матрица, разобрана построчно в отдельном материале про статью 22.3 ТК РФ — туда стоит заглянуть перед тем, как утверждать положение о КЭДО.

Стоимость электронных подписей для кадрового документооборота в 2026 году

Бюджет на электронные подписи — одна из основных статей расходов при внедрении КЭДО. Разброс цен — от нуля до миллионов рублей в год. Все зависит от выбранного вида подписи и способа выпуска.

Вид подписи	Способ выпуска	Стоимость
ПЭП (SMS)	Через систему КЭДО	Стоимость SMS (1-3 руб./шт.)
ПЭП ЕСИА	Авторизация через Госуслуги	Бесплатно
УНЭП (проприетарная)	Корпоративный или облачный УЦ	~500 руб./год на сотрудника
УНЭП Госключ	Приложение Госключ	Бесплатно (разовая интеграция)
УКЭП Госключ	Приложение Госключ	Бесплатно (разовая интеграция)
УКЭП (коммерческая)	Аккредитованный УЦ	2 000-5 000 руб./год на сотрудника

Стоимость самой платформы КЭДО — отдельный вопрос. Актуальные тарифы сервиса Азбуха на 2026 год:

Тариф	Стоимость	Штат
Азбука.КЭДО Лайт	490 ₽/сотрудника в год	До 70 человек
Азбука.КЭДО Стандарт	390 ₽/сотрудника в год	70-500 человек
Азбука.КЭДО Корпоративный	от 290 ₽/сотрудника в год	От 500 человек

Минимальный контракт — 34 300 ₽/год. Пробный период — 30 дней бесплатно. Госключ интегрирован во все тарифы.

Пример расчета: компания на 200 сотрудников. Тариф Стандарт: 200 x 390 = 78 000 руб./год. Подписи через Госключ: 0 руб. Итого: 78 000 руб./год. Если та же компания выберет коммерческую УКЭП по 3 000 руб. на сотрудника: 200 x 3 000 = 600 000 руб./год только на подписи. Разница — 522 000 рублей.

Типичные ошибки при выборе электронной подписи для КЭДО

Ошибка 1: УКЭП для всех документов от работника. Компания закупает коммерческие УКЭП на каждого сотрудника, хотя для 90% кадровых документов работнику достаточно УНЭП или ПЭП. Бюджет расходуется впустую.

Ошибка 2: ПЭП для трудового договора без допсоглашения. Статья 22.3 ТК РФ допускает ПЭП работника для трудового договора только при наличии соглашения между сторонами. Без такого соглашения — минимум УНЭП. Пропустить этот нюанс легко, последствия — юридическая ничтожность подписи.

Ошибка 3: путаница между ПЭП ЕСИА и УНЭП ЕСИА. Авторизация на Госуслугах по логину и паролю — ПЭП. УНЭП выпускается отдельно в приложении Госключ. Некоторые компании считают, что если сотрудник зашел через Госуслуги, он уже подписал документ УНЭП. Это не так.

Ошибка 4: попытка подписать согласие на КЭДО электронно. Согласие работника на переход на электронный кадровый документооборот в 2026 году по-прежнему требует собственноручной подписи на бумаге. Никакой вид ЭП здесь не подходит. Изменения в ТК РФ ожидаются, но пока действует текущая норма.

Ошибка 5: игнорирование 24-часового окна Госключа. Документ, направленный на подписание через Госключ, доступен сотруднику в течение 24 часов. Если сотрудник не подписал за это время — документ нужно направить повторно. Кадровик должен это учитывать при планировании массовых подписаний.

Юлия К, аудитор кадрового делопроизводства: «Пятая ошибка — грабли, на которые наступает каждая вторая компания в первый месяц работы с Госключом. Мы закладываем напоминания сотрудникам за 4 часа до истечения окна подписания — конверсия вырастает до 95%.»

Как выпустить УНЭП через Госключ для сотрудника: пошаговая инструкция

1. Подтверждённая учётная запись Госуслуг. Без неё сертификат не выпустят. Подтверждение через МФЦ, банк-партнёр или Почту России занимает от 1 до 5 рабочих дней.
2. Установка приложения. Госключ доступен в RuStore, Google Play и App Store. Требуется Android 7.0+ или iOS 14+, вес приложения около 80 МБ.
3. Авторизация через Госуслуги. Логин, пароль и подтверждение входа по SMS или через приложение Госуслуги.
4. Выбор типа сертификата. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи. Для УКЭП нужен загранпаспорт нового образца с чипом NFC или визит в МФЦ.
5. Выпуск сертификата. От нескольких секунд до 5 минут. Приложение генерирует ключевую пару и получает сертификат от УЦ электронного правительства, готовый сертификат появляется в разделе «Мои сертификаты».
6. Проверка на тестовом документе. Работник получает пуш, открывает документ и подписывает за 10-15 секунд. Статус в системе КЭДО меняется на «Подписан».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подписать согласие работника на КЭДО электронной подписью?

Нет. По состоянию на 2026 год согласие работника на переход на электронный кадровый документооборот подписывается только собственноручно на бумаге. Минтруд и Минцифры работают над изменениями в ТК РФ, которые позволят электронное согласие, но поправки пока не приняты.

Чем отличается ПЭП ЕСИА от УНЭП ЕСИА?

ПЭП ЕСИА — авторизация на Госуслугах по логину и паролю. УНЭП ЕСИА — усиленная неквалифицированная электронная подпись, выпущенная в приложении Госключ на инфраструктуре электронного правительства. Это разные виды подписей с разным уровнем защиты и разными допустимыми документами в КЭДО.

Сколько стоит Госключ для работодателя?

Госключ бесплатен для работодателя. Минцифры подтверждает, что платных тарифов не планируется. Расходы возникают только на интеграцию Госключа с информационной системой работодателя или платформой КЭДО — эта интеграция разовая.

Какие документы нельзя перевести в КЭДО?

Три категории документов не переводятся в КЭДО: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении (бумажная копия обязательна для работника), журнал инструктажей по охране труда. Все остальные кадровые документы можно вести в электронном виде.

Может ли работник отказаться от Госключа и подписывать ПЭП?

Да, но не для всех документов. Работник имеет право не устанавливать Госключ. В этом случае компания может предложить ПЭП через SMS или ЕСИА для документов, где ПЭП допустима (ознакомление с ЛНА, заявления). Для трудового договора и ряда других документов потребуется минимум УНЭП — здесь нужен либо Госключ, либо проприетарный сертификат.

Что такое 24-часовое окно подписания в Госключе?

Документ, направленный сотруднику на подписание через Госключ, доступен в приложении в течение 24 часов. Если за это время работник не подписал документ, его нужно направить повторно. Это особенность работы Госключа, а не ограничение КЭДО в целом.

Сколько документов можно подписать за раз в Госключе?

Госключ поддерживает пакетное подписание — до 50 файлов в одном пакете. Сотрудник просматривает список документов и подтверждает подписание всего пакета одним действием. Это удобно при массовом ознакомлении с ЛНА или подписании комплекта документов при приеме на работу.

Нужна ли УКЭП работнику для подписания трудового договора?

Нет, УКЭП работнику для трудового договора не нужна. Работник может подписать трудовой договор в КЭДО с помощью УНЭП (в том числе через Госключ) или даже ПЭП при наличии соглашения сторон. УКЭП от работника — избыточна и создает ненужные расходы.

Будет ли десктопная версия Госключа?

Да, Минцифры планирует выпуск десктопной версии Госключа к концу 2026 года. Поддерживаемые ОС: Windows 10, Astra Linux, Debian 12. Это расширит доступность Госключа для сотрудников, которые работают за стационарными компьютерами и не могут использовать мобильное приложение.

Как работодателю получить УКЭП для подписания документов в КЭДО?

Работодатель получает УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Для юридических лиц УКЭП выпускается в УЦ ФНС России (бесплатно) или в доверенных УЦ. Сертификат выдается на руководителя организации. Для подписания от имени кадровика потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Что произойдет, если подписать документ не тем видом подписи?

Документ, подписанный не тем видом подписи, не имеет юридической силы. Трудовой договор, подписанный работодателем с УНЭП вместо УКЭП, при проверке ГИТ будет расценен как неподписанный. Это риск штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ и необходимость переподписания документа.

Можно ли использовать разные виды подписей для разных сотрудников?

Да. Компания может установить в ЛНА разные виды подписей для разных категорий сотрудников. Офисные работники подписывают через Госключ (УНЭП), удаленные сотрудники — через ПЭП по SMS, руководители — УКЭП. Матрица подписей фиксируется в положении о КЭДО.

Как долго хранятся подписанные электронные документы?

Сроки хранения электронных кадровых документов те же, что и для бумажных. Трудовые договоры — 50 лет (75 лет для документов, созданных до 2003 года), приказы по личному составу — 50/75 лет, графики отпусков — 3 года. Минцифры планирует запуск архивной платформы «Хронограф» в 2027 году для долгосрочного хранения электронных документов.

Можно ли ознакомление с ЛНА подписывать ПЭП?

Да. Ст. 22.3 ТК РФ не требует усиленной подписи для факта ознакомления с локальным нормативным актом. Условие одно: система должна фиксировать, что работник получил доступ к тексту документа до подписания. Порядок применения ПЭП закрепляется в положении о КЭДО.

Push-уведомление банка с кодом — это какой вид подписи?

Простая электронная подпись по ст. 5 63-ФЗ: подтверждение через код без криптографических ключей. Для кадровых документов такая подпись не подходит, потому что правила определения подписанта заданы договором с банком, а не соглашением между работником и работодателем.

Сколько действует сертификат УНЭП из Госключа и как его продлить?

Сертификат действует 12 месяцев. Продление — это новый выпуск в том же приложении: занимает до 5 минут, обращаться в удостоверяющий центр не нужно. Инициирует выпуск работник, расходы на подпись по ст. 22.3 ТК РФ несёт работодатель.