Кто отвечает за медосмотр работников: обязанности 2026

Кто отвечает за прохождение медосмотра работников — вопрос, в котором путаются и кадровики, и руководители, и сами специалисты по охране труда. Короткий ответ: организовать и оплатить медосмотр обязан работодатель, это прямая норма статьи 214 ТК РФ. Но внутри компании конкретные задачи — составить списки, выдать направления, проконтролировать явку, сохранить результаты — распределяются между разными людьми, и вот тут начинается самое интересное. Разберём, кто за что отвечает по закону, как поделить обязанности внутри организации без конфликтов между отделом кадров и службой ОТ, что грозит за допуск непрошедшего сотрудника и какие виды осмотров вообще бывают в 2026 году.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто по закону отвечает за организацию медосмотра работников

Ответственность за организацию и оплату медицинских осмотров лежит на работодателе. Это закреплено в абзацах 1 и 14 части 3 статьи 214 ТК РФ: работодатель обязан обеспечить организацию проведения за счёт собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров. Дублирует это и статья 220 ТК РФ — прохождение медосмотров осуществляется за счёт средств работодателя. Заставить работника пройти осмотр за свой счёт с последующей компенсацией нельзя, такая схема прямо противоречит закону.

Тут важно развести два понятия, которые постоянно смешивают. Есть юридический ответственный — это работодатель как сторона трудовых отношений, то есть организация или ИП. А есть исполнители внутри компании — те, кто физически делает работу по медосмотрам. Закон возлагает обязанность на работодателя, но не говорит, какой именно сотрудник должен заполнять направления и вести журнал. Это решает сам работодатель внутренним приказом. Порядком, утверждённым приказом Минздрава № 29н, ответственное лицо не регламентировано — выбирает руководитель.

На практике мы в Азбуха при аудите кадровых процессов почти всегда находим один и тот же затык: компания уверена, что за медосмотры кто-то отвечает, но приказа о назначении ответственного нет, обязанность нигде не прописана, и при проверке выясняется, что отвечает за всё формально директор. А значит, и штраф — на него.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самая частая боль — руководитель думает, что раз есть специалист по охране труда, то медосмотры автоматически его головняк. А по факту, пока нет приказа с конкретной фамилией и перечнем задач, вся ответственность висит на гендире. Первое, что мы делаем на проекте — назначаем ответственного письменно. Это не формальность, это защита от штрафа.»

Распределение обязанностей внутри компании: кадровик или специалист по охране труда

В законе чётко не разделили, за какие задачи отвечает кадровик, а за какие — специалист по ОТ. И это создаёт почву для конфликтов. Кадровая служба считает, что медосмотр относится к охране труда, значит, пусть занимается безопасник. Служба ОТ считает, что направления и журналы — это кадровое делопроизводство, значит, кадровики. Истина, как обычно, посередине, и делят обязанности обычно по принципу доступа к информации.

Логика такая. Специалист по охране труда владеет данными о вредных и опасных производственных факторах — он знает результаты специальной оценки условий труда, понимает, какие рабочие места подпадают под обязательный осмотр и по какому пункту приказа № 29н. Поэтому именно он составляет список лиц (раньше его называли списком контингентов), указывает структурное подразделение, должность, наименование производственного фактора и пункт перечня. Этот список руководитель утверждает, и в течение 10 дней его направляют в территориальный орган Роспотребнадзора.

А вот дальше в дело вступают кадровики. Готовить поименные списки, заполнять направления на медосмотры, выдавать их работникам под подпись и вести журнал учёта — это задача отдела кадров. Причина простая и юридическая: в направлениях и поименных списках есть персональные данные работников. Обрабатывать их могут только сотрудники, назначенные ответственными за защиту персональных данных по статье 22.1 закона № 152-ФЗ. Специалисты по ОТ часто такими полномочиями не наделены. Поэтому и результаты медосмотров обычно хранят в отделе кадров.

В практике Азбуха мы видим, что чистое разделение работает лучше всего: специалист по ОТ — это «мозг» процесса, он определяет, кого и зачем направлять, а кадровик — «руки», он оформляет, выдаёт, фиксирует. Чтобы это не сломалось на первой же проверке, мы прописываем обязанности в должностных инструкциях обоих специалистов и в приказе о порядке проведения медосмотров. В инструкции специалиста по ОТ обязательно вносим пункт — содействовать кадровикам, вовремя и в полном объёме передавать сведения и документы.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Не берите всю ответственность по медосмотрам на один отдел. Я видела, как безопасник в одиночку тянул и списки, и направления, и журнал — а потом ушёл в отпуск, и процесс встал колом. Распределяйте: списки контингентов — на ОТ, поименка и направления — на кадры. И обязательно вшейте это в должностные. Без бумажки любой скажет, что это не его задача.»

Бывает, в небольших компаниях нет ни службы ОТ, ни отдельного кадровика — всё на одном человеке или на бухгалтере. Тогда ответственного всё равно назначают приказом, просто это будет один человек. Иногда общую координацию закрепляют за заместителем руководителя по общим вопросам, которому подчиняются и кадры, и охрана труда, а правовое сопровождение договора с медорганизацией обеспечивает юрист.

Какие виды медосмотров обязан организовать работодатель

Видов медосмотров пять, и за каждый отвечает работодатель. Путать их нельзя, потому что у каждого свой повод, своя периодичность и свои документы.

Предварительный медосмотр проводят до приёма на работу. Работодатель не вправе заключать трудовой договор с кандидатом, который подлежит обязательному предварительному осмотру, без прохождения этого осмотра. Если по медицинскому заключению предстоящая работа человеку противопоказана — оформлять его тоже нельзя. Обязательно проходят предварительный осмотр лица младше 18 лет и работники, занятые на вредных и опасных работах из перечня.

Периодический медосмотр проходят уже работающие сотрудники — чтобы отслеживать, как производственные факторы влияют на здоровье в динамике. Периодичность зависит от фактора и указана в приказе № 29н. По итогам периодического осмотра медорганизация направляет работодателю заключительный акт с рекомендациями по условиям труда.

Внеочередной медосмотр работодатель проводит по медицинским рекомендациям — например, после длительного больничного, когда врачи предписали дообследование. Обеспечить внеочередной осмотр в соответствии с медицинскими рекомендациями — тоже обязанность работодателя.

Осмотры в течение рабочего дня (смены) — предсменные, предрейсовые и послерейсовые. Это история в первую очередь про водителей: предрейсовый осмотр проходят ежедневно перед выходом на линию, послерейсовый — после рейса для отдельных категорий. Для водителей это вообще отдельный режим, и за допуск к рейсу без предрейсового осмотра штрафы такие же серьёзные, как за обычный медосмотр.

Психиатрическое освидетельствование стоит особняком — это не медосмотр в чистом виде, и проводят его до предварительного медосмотра. Обязанность установлена частью 8 статьи 220 ТК РФ, порядок — приказом Минздрава № 342н. Освидетельствование проходят не все, а только работники, чьи виды деятельности входят в закрытый перечень приложения № 2 к приказу № 342н: водители всех видов транспорта, педагоги, работники с оружием, энергетики и другие. С 1 марта 2026 года в перечень внесли изменения приказом Минздрава № 392н от 02.07.2025 — из оснований убрали допуск к гостайне, а ещё появилась обязанность направлять на освидетельствование работника из перечня, если на периодическом осмотре у него выявили признаки психического расстройства.

Юлия К, эксперт по охране труда и кадровому учёту:
«Частая грабля — работодатель привязывает психиатрическое освидетельствование к вредности условий труда. Это неверно в корне. Основанием служит вид деятельности из перечня, а не класс условий труда по СОУТ. Электрик, который обслуживает электроустановки, проходит ОПО не потому что у него вредность, а потому что его работа прямо названа в приказе № 342н. Это разные вещи, и инспектор ГИТ это знает.»

Образцы документов для организации медосмотров

Этапы организации медосмотра: кто что делает на каждом шаге

Процедура от назначения ответственного до получения заключительного акта разбивается на понятные шаги, и на каждом — свой исполнитель. Здесь главное не пропустить ни одного звена, потому что разрыв в цепочке выходит на проверке.

Сначала руководитель издаёт приказ и назначает ответственного за медосмотры. Дальше выбирают и заключают договор с медицинской организацией — у неё должна быть лицензия на медицинскую деятельность и право проводить экспертизу профпригодности (это смотрят в приложении к лицензии). Затем специалист по ОТ формирует список лиц с указанием рабочих мест, факторов и пунктов перечня, руководитель его утверждает, и в течение 10 дней список уходит в Роспотребнадзор. Списки утверждают не позднее чем за 2 месяца до начала медосмотра. После этого кадровик готовит поименные списки, заполняет направления, выдаёт их работникам под подпись и ведёт журнал. По итогам осмотра медорганизация выдаёт заключения по каждому работнику и заключительный акт — его тоже хранит работодатель.

Как организовать медосмотр работников: пошаговая инструкция

Что грозит за допуск работника без медосмотра

Отдельного штрафа именно за неорганизацию медосмотра в законе нет. Нюанс в том, что работника, не прошедшего обязательный осмотр, нельзя допускать к работе — это требование статьи 76 ТК РФ. Работодатель обязан отстранить такого сотрудника. А вот за допуск к работе без медосмотра ответственность уже есть, и серьёзная — по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Размеры штрафов на 2026 год: для должностного лица — от 15 000 до 25 000 руб., для малых и микропредприятий — от 15 000 до 25 000 руб., для остальных организаций — от 110 000 до 130 000 руб. И есть отдельная неприятность: правонарушением считается допуск каждого работника. То есть если без осмотра к работе допустили десять человек — это десять составов, а не один. Сумма набегает быстро. За повторное нарушение санкции жёстче, вплоть до приостановки деятельности.

Что касается работника — он отвечает за своевременную явку на обследование. Отказ от прохождения медосмотра без уважительных причин — это дисциплинарный проступок, и работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности. Но если работник не прошёл осмотр по вине работодателя (например, ему не выдали направление), он может оспорить отстранение. Поэтому фиксация выдачи направлений под подпись — не бюрократия ради бюрократии, а доказательство того, что компания свою часть выполнила.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Логику в том, что за организацию медосмотра штрафа нет, а за допуск без него — есть, искать бессмысленно. Её нужно просто принять и выстроить процесс так, чтобы ни один непрошедший не оказался на рабочем месте. На одном из наших проектов клиента оштрафовали именно покаждого — вышло за полмиллиона, потому что бухгалтерия допустила к работе целую смену с просроченным периодическим осмотром. Журнал учёта и контроль сроков закрывают этот риск.»

Дополнительные нюансы прячутся в персональных данных и сроках хранения. Результаты медосмотров — это сведения о здоровье, особая категория ПДн, и обращаться с ними нужно по правилам закона № 152-ФЗ. Хранят заключительные акты и заключения по срокам, установленным архивным законодательством. Подробную информацию о требованиях к медосмотрам и правах работника можно посмотреть на портале Роструда Онлайнинспекция.рф — там же есть сервис вопросов и ответов от инспекторов.

Стоимость организации и сопровождения кадровых процессов в 2026 году

Стоимость зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и того, нужна ли вам только система учёта или полное сопровождение кадрового делопроизводства. Прямой услуги «медосмотр под ключ» сервис не оказывает, но организацию и контроль кадровых процессов, включая учёт направлений, хранение результатов и защиту персональных данных, закрывают модули кадрового документооборота и HCM. Ниже — релевантные тарифы.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Для компаний с вредными производствами, где медосмотры регулярные и массовые, обычно берут тариф с интеграцией с 1С:ЗУП — там удобнее вести учёт направлений и сроков по каждому работнику.

Типичные ошибки при организации медосмотров

За годы работы набирается набор одних и тех же граблей, на которые наступают компании. Разберу самые дорогие.

Не назначен ответственный приказом. Компания думает, что медосмотрами «как-то занимается» служба ОТ или кадры, но письменно это нигде не закреплено. Делают так ради экономии времени — кажется, что и так понятно, кто за что отвечает. Цена ошибки: при проверке вся ответственность ложится на руководителя, штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП — от 15 000 до 25 000 руб. на должностное лицо плюс штраф на саму организацию.

Допуск к работе без действующего осмотра. Сотрудник не прошёл периодический осмотр в срок, но продолжает работать, потому что отстранять «неудобно» — смена сорвётся. Цена ошибки: штраф считается за каждого допущенного работника. При смене из десяти человек это десять составов, а суммарно — сотни тысяч рублей.

Попытка переложить оплату на работника. Работодатель предлагает пройти осмотр за свой счёт с последующей компенсацией. Мотив — не тратить деньги до того, как человек выйдет на работу. Цена ошибки: схема прямо противоречит ст. 220 ТК РФ, работник вправе пожаловаться, и компанию обяжут возместить расходы плюс штраф.

Привязка психиатрического освидетельствования к вредности. Направляют на ОПО всех, у кого по СОУТ вредные условия, хотя основание — вид деятельности из перечня приказа № 342н. Цена ошибки: лишние расходы на ненужные освидетельствования и риск пропустить тех, кого направить было обязательно.

Хранение результатов у специалиста по ОТ без полномочий на ПДн. Заключения с данными о здоровье лежат у безопасника, не назначенного ответственным за обработку персональных данных. Цена ошибки: нарушение закона № 152-ФЗ. В практике Азбуха мы переносим хранение результатов в отдел кадров и закрепляем это в положении о персональных данных.

Как разграничить ответственность за медосмотры между отделами

Чтобы процесс не разваливался на стыке кадров и охраны труда, разграничение нужно прописать в трёх документах. Первый — приказ о порядке проведения медосмотров с назначением ответственных. Второй — должностные инструкции кадровика и специалиста по ОТ, где у каждого свой блок задач. Третий — локальный нормативный акт, например положение о медосмотрах, где описана вся процедура от списка контингентов до хранения заключений.

Принцип распределения держится на доступе к данным. Специалист по ОТ работает с производственными факторами и СОУТ — на нём списки контингентов и определение, кого направлять. Кадровик работает с персональными данными — на нём поименные списки, направления, журнал и хранение результатов. Руководитель утверждает документы и несёт итоговую ответственность как представитель работодателя. В небольших компаниях все роли может закрывать один человек, но приказ о назначении должен быть всё равно.

В практике Азбуха мы оформляем все три документа пакетом — это занимает несколько рабочих дней, зато потом на проверке у инспектора ГИТ нет вопросов «а кто у вас за это отвечает». Ответ лежит в приказе, продублирован в инструкциях и подкреплён положением.

Вывод

За прохождение медосмотра работников отвечает работодатель — он организует процедуру и оплачивает её из собственных средств по статьям 214 и 220 ТК РФ. Внутри компании задачи делят: специалист по охране труда формирует списки контингентов на основе данных о вредных факторах, кадровик готовит поименные списки, выдаёт направления и хранит результаты, а руководитель утверждает документы и назначает ответственных приказом. Главный риск — не отдельный штраф за неорганизацию осмотра, а ответственность по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП за допуск к работе непрошедшего сотрудника, причём за каждого работника отдельно.

Если в компании несколько подразделений, вредные производства или просто нет уверенности, что обязанности по медосмотрам распределены правильно — имеет смысл выстроить процесс с самого начала и закрепить его документально. Сервис Азбуха помогает компаниям наладить кадровые процессы, разграничить зоны ответственности между кадрами и охраной труда, организовать учёт направлений и защиту персональных данных по результатам медосмотров. Мы знаем практику работы ГИТ в разных регионах и выстраиваем процедуру так, чтобы она прошла проверку без замечаний.

Часто задаваемые вопросы