Кто принимает сотрудников на работу: роли и ответственность

Кто принимает сотрудников на работу — вопрос, на который в одной компании дают три разных ответа, и почти все три оказываются неполными. Юридически нанимает работодатель, решение принимает руководитель подразделения, ищет кандидата рекрутер, а оформляет приём кадровик. Разберём, кто за что отвечает на каждом шаге, кто ставит подпись в трудовом договоре, что грозит за допуск сотрудника неуполномоченным лицом и как развести эти зоны так, чтобы потом не доказывать ничего инспектору ГИТ.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто по закону вправе принимать сотрудников на работу

Принимает на работу — работодатель. Это либо физическое лицо, либо организация. Статья 20 Трудового кодекса прямо говорит: права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляет само физлицо-работодатель, органы управления юрлица или уполномоченные ими лица. То есть компания как абстракция никого не нанимает. Нанимает конкретный живой человек, который действует от её имени.

И вот тут начинается путаница. Потому что в бытовой речи «принял на работу» говорят про того, кто проводил собеседование. Или про эйчара, который сделал оффер. Или про кадровика, который завёл личную карточку. А с точки зрения закона приём — это заключение трудового договора, и заключить его от имени работодателя может только тот, у кого есть на это полномочия. Гендир. Или лицо, которому гендир эти полномочия передал.

Различать стоит две вещи. Первая — кто отвечает за результат найма перед бизнесом. Вторая — кто несёт юридическую ответственность за оформление. Это часто разные люди, и смешивать их зоны — прямой путь к косякам. На текущий момент практика 2026 года такая: чем крупнее компания, тем сильнее эти роли разнесены по разным должностям.

Руководитель организации и уполномоченное лицо: кто ставит подпись в трудовом договоре

Подписывает трудовой договор со стороны работодателя руководитель организации либо уполномоченное им лицо (ст. 20 ТК РФ). По умолчанию это гендир — он орган управления и действует на основании устава, без доверенности. Никаких дополнительных бумаг ему для подписи ТД не нужно.

Но гендир не может подписывать каждый трудовой договор лично, если в штат еженедельно заходит по 15 человек. Поэтому он передаёт право подписи. Сделать это можно тремя способами: доверенностью, приказом или закреплением полномочий в ЛНА (например, в положении о кадровой службе). Чаще всего право подписи ТД получает руководитель кадрового отдела или директор по персоналу. В преамбуле договора тогда указывают именно это лицо и основание его полномочий — «действующий на основании доверенности №___ от ___».

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык, который я вижу: в преамбуле договора написан гендир, а подпись внизу стоит кадровика. Так нельзя. Если подписывает не гендир, в преамбуле должно быть именно то лицо, которое расписывается, и ссылка на документ-основание. Иначе ТД могут признать незаключённым, а это уже не теория, это реальная проблема в суде.»

Что будет, если ТД подписал неуполномоченный человек? Договор могут признать незаключённым. Сторонами трудовых отношений считаются работник и работодатель в лице исполнительного органа, и если от имени работодателя расписался тот, у кого нет на это права и кто не указан в преамбуле, документ повисает в воздухе. Сведения о подписавшем лице обязательно фиксируют в самом договоре.

В практике Азбуха мы первым делом смотрим, у кого в компании реально закреплено право подписи кадровых документов. В половине проектов выясняется, что доверенность была выдана три директора назад и давно протухла, а кадровик продолжает подписывать ТД «по привычке». Это чинится за один день, но без аудита всплывает только на проверке.

Нанимающий менеджер: кто принимает решение о найме

Финальное решение о найме принимает нанимающий менеджер. Это руководитель того подразделения, в которое идёт новый человек. Будущий начальник. Он владелец вакансии: инициирует заявку, формулирует требования, проводит финальное собеседование и говорит «берём» или «не берём». И он же отвечает за результат — если новичок не потянул, негативные последствия лягут в первую очередь на его команду.

В России термин «нанимающий менеджер» ещё толком не прижился и его постоянно путают то с эйчаром, то с рекрутером. На деле это сам руководитель, который ищет людей в свою команду и принимает финальное решение. Только он знает все тонкости работы по своему направлению и может составить адекватный портрет кандидата. Рекрутер без него работает вслепую.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Когда нанимающий менеджер скидывает с себя решение на рекрутера — мол, найди мне кого-нибудь, ты же эйчар — это всегда заканчивается текучкой. Рекрутер закроет вакансию, кандидат пройдёт испытательный срок и уйдёт через два месяца, потому что заказчик так и не сказал, кто ему реально нужен. Решение — это зона ответственности руководителя, делегировать его нельзя.»

Важный нюанс. Нанимающий менеджер принимает решение, но юридически нанимать он, как правило, не вправе. Он не подписывает ТД, если ему отдельно не передали полномочия. Его «беру» — это управленческое решение, а не юридический акт приёма. Эти две вещи путать опасно, и дальше будет видно почему.

Рекрутер и HR: кто ищет и отбирает кандидатов

Рекрутер ведёт оперативную и административную часть подбора. Он размещает вакансию, собирает отклики с job-бордов, ведёт воронку, проводит первичный скрининг, организует собеседования, держит связь с кандидатом до выхода. Рекрутер — владелец процесса подбора, но не владелец решения. Двигать кандидатов по этапам, отказывать или приглашать — его зона. Финальное «да» — зона нанимающего менеджера.

HRBP (HR бизнес-партнёр) стоит уровнем выше операционки. Он связывает потребность бизнеса с кадровой стратегией, помогает руководителю составить профиль должности, оценивает, нужен ли вообще новый человек или задачу закроет перераспределение нагрузки. В малом бизнесе всех этих ролей нет — есть один эйчар, который тянет на себе и подбор, и адаптацию, и кадровые вопросы, и отчёты, и ещё успокаивает руководителей, у которых «человек нужен был вчера».

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Размытость ролей убивает найм. Когда непонятно, кто рекрутер, кто кадровик, а кто принимает решение — ответственность начинают перекидывать друг на друга. Я всегда советую: зафиксируйте зоны в положении о подборе или хотя бы в регламенте. Кто заявку подаёт, кто ищет, кто решает, кто оформляет, кто подписывает. Пять строчек, а сколько грабель убирает.»

За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний разложить процесс найма по ролям, и почти везде самым узким местом оказывалась не нехватка кандидатов, а несогласованность между рекрутером и заказчиком. Модуль Азбука.Подбор как раз закрывает эту боль: заказчик видит свою воронку, оставляет обратную связь по кандидату, а решение фиксируется в системе, а не теряется в переписке.

Кадровик: кто оформляет приём сотрудника документально

Кадровик (специалист по кадровому делопроизводству) превращает решение о найме в юридически значимые документы. Это его зона целиком. Что он делает при приёме:

• проверяет документы кандидата, которые тот обязан предъявить (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ об образовании при необходимости);
• готовит трудовой договор в двух экземплярах и передаёт на подпись уполномоченному лицу;
• оформляет приказ о приёме по форме Т-1, если компания решила его издавать;
• заводит личную карточку работника (форма Т-2);
• собирает согласие на обработку персональных данных;
• вносит запись в трудовую книжку или передаёт сведения в электронную трудовую;
• подаёт сведения о приёме в Социальный фонд России через форму ЕФС-1.

Тут есть свежий нюанс, про который до сих пор спотыкаются. Приказ о приёме на работу с 2021 года стал необязательным (ст. 68 ТК РФ). Основанием для приёма теперь служит сам трудовой договор, а не приказ. Издавать Т-1 можно по желанию — многие продолжают, потому что так удобнее для внутреннего учёта, но штрафа за его отсутствие нет. А вот сведения в СФР по ЕФС-1 подать обязаны не позднее следующего рабочего дня после заключения договора. Тут просрочка ловится моментально.

Кадровик — не тот, кто решает, кого взять. И обычно не тот, кто подписывает ТД (если ему отдельно не передали право подписи). Он тот, кто делает приём законным. Если оформление кривое — отвечать будет должностное лицо, и это чаще всего как раз руководитель кадровой службы.

Как принять сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления приёма на работу

Как распределить зоны ответственности в процессе найма

Сведём всё в одну картину. Каждая роль отвечает за свой кусок, и нигде эти куски не должны провисать.

Чем меньше компания, тем больше ролей сходится на одном человеке. В микробизнесе гендир сам и решает, и собеседует, и подписывает, а кадровый учёт ведёт бухгалтер на аутсорсе. В компании от 100 человек роли уже разнесены, и тут критично, чтобы передача между ними не теряла информацию. Мы в Азбуха закладываем регламент взаимодействия ролей в первый же месяц проекта — без него даже хорошая ATS превращается в свалку резюме.

Что грозит за приём сотрудника неуполномоченным лицом

Тут начинается самое неприятное. Если человека к работе фактически допустил тот, у кого нет на это полномочий, срабатывает ст. 67.1 ТК РФ. Работодатель, в интересах которого выполнялась работа, обязан оплатить такому физлицу всё фактически отработанное время. А сам работник, который незаконно допустил человека к работе, привлекается к ответственности, в том числе материальной.

Дальше КоАП. По ч. 3 ст. 5.27 фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем (когда работодатель потом отказывается признавать отношения трудовыми), карается штрафом: на граждан от 3 000 до 5 000 руб., на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора (ч. 4 ст. 5.27) — на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., на ИП от 5 000 до 10 000 руб., на юрлиц от 50 000 до 70 000 руб. Обычное нарушение трудового законодательства (ч. 1) — на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц от 30 000 до 50 000 руб.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Классическая ситуация: начальник цеха сказал новичку выходить с понедельника, тот вышел, отработал две недели, а трудовой договор так и не оформили. Начальник цеха подписывать ТД не уполномочен. И вот тут компания попадает: работнику платить за отработанное надо, а штрафы по 5.27 суммируются по каждому нарушению. Логику в требованиях искать бессмысленно, их нужно просто выполнять — не допускайте людей к работе руками тех, у кого нет полномочий.»

Проверить актуальные требования и задать вопрос инспектору можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф — там же публикуют разъяснения по спорным ситуациям с оформлением приёма.

Типичные ошибки при распределении ответственности за приём

Разберу четыре ошибки, которые встречаю чаще всего, и во что они обходятся.

Ошибка первая — решение о найме спихнули на рекрутера. Делают так, чтобы разгрузить руководителя. Результат: кандидата выбрали по формальным критериям, он не сошёлся с командой, ушёл на испытательном сроке. Цена ошибки — стоимость повторного подбора плюс простой позиции. Cost-per-hire мидл-специалиста сейчас 120-200 тыс. руб., и при текучке на испытательном это умножается на каждую неудачную итерацию.

Ошибка вторая — подпись ТД ставит тот, у кого нет полномочий. Делают по привычке или из-за отсутствия гендира на месте. Цена ошибки — признание договора незаключённым в суде, выплаты работнику и штраф по ст. 5.27 на должностное лицо.

Ошибка третья — фактический допуск до подписания договора. Линейный руководитель торопится закрыть дыру в смене и пускает человека работать «пока оформляемся». Цена ошибки — оплата отработанного времени по ст. 67.1 и штраф по ч. 3 ст. 5.27.

Ошибка четвёртая — размытые роли и никакого регламента. Никто не записал, кто за что отвечает. Цена ошибки не в одном штрафе, а в постоянных затыках: документы теряются между рекрутером и кадровиком, сроки ЕФС-1 срываются, ответственность перекидывают по кругу.

Стоимость автоматизации найма и кадрового оформления

Стоимость зависит от того, что именно вы автоматизируете — подбор, кадровое оформление или всё сразу — и от численности штата. Для распределения ролей в найме обычно берут модуль автоматизации рекрутинга, а для оформления приёма — КЭДО. Вот релевантные тарифы сервиса Азбуха.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, числа рекрутеров и набора подключаемых модулей. При годовой оплате модуля подбора действует скидка 15%, а при комплексном подключении HCM экономия доходит до 25-40% по сравнению с покупкой блоков по отдельности. Чтобы прикинуть бюджет под свою компанию, посмотрите актуальные цены сервиса Азбуха — там разбита стоимость по каждому модулю и есть онлайн-калькулятор.

Вывод

Принимает на работу работодатель, но за этим словом стоят разные люди с разными зонами. Нанимающий менеджер решает, кого взять, и отвечает за результат. Рекрутер ищет и отбирает. Кадровик оформляет. Уполномоченное лицо ставит подпись и несёт юридическую ответственность. Пока эти зоны разведены и зафиксированы — найм идёт гладко. Как только начинается путаница, кто решает и кто подписывает, появляются и текучка, и незаключённые договоры, и штрафы по ст. 5.27. Самый дешёвый способ это починить — один регламент на пять строк и честный аудит права подписи.

Часто задаваемые вопросы