Численность отдела кадров: нормативы и расчёт в 2026 году

Сколько человек должно быть в отделе кадров — вопрос, на который в законодательстве нет единого ответа, но есть нормативные методики расчёта. Разберём, какие документы применяют для обоснования штата кадровой службы в 2026 году, как посчитать численность по формуле трудоёмкости, какие ориентиры сложились на практике и когда компании хватает одного кадровика на совмещении. Материал пригодится, если вы обосновываете руководству дополнительную ставку или, наоборот, проверяете, не раздут ли штат кадровиков.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Есть ли обязательный норматив численности отдела кадров

Единого нормативного акта, который устанавливал бы обязательную численность работников кадровой службы для всех работодателей, не существует. Численность и структуру штата определяет сам работодатель — это его исключительная компетенция, что подтверждено п. 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 и позицией Конституционного Суда. Хотите держать одного инспектора по кадрам на 400 человек — формально ГИТ вам за это ничего не предъявит. Предъявит за последствия: просроченные уведомления, неоформленные допники, потерянные согласия на обработку ПДн.

Нюанс в том, что нормы труда как институт в Трудовом кодексе есть — ст. 160 ТК РФ. Нормативы численности — разновидность норм труда, и работодатель вправе установить их локальным актом. По сути, вопрос «сколько кадровиков нам положено» переводится из плоскости «что требует закон» в плоскость «что мы сами себе посчитали и утвердили». И вот тут начинаются расчёты.

Исключение одно — федеральные органы исполнительной власти. Для них действуют нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий, утверждённые постановлением Минтруда от 05.06.2002 № 39. Коммерческие организации применять этот документ не обязаны, но могут использовать как ориентир.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Классическая история: главбух ведёт кадры на совмещении, компания растёт, и в какой-то момент кадровая превращается в затык. Отчёты в СФР, воинский учёт, график отпусков, ознакомления с ЛНА — всё скопом на одном человеке. Я всегда советую не ждать, пока прилетит предписание ГИТ, а посчитать трудоёмкость по нормативам и показать гендиру цифры. Против расчёта в человеко-часах спорить сложно.»

Нормативные документы для расчёта численности кадровой службы

Для обоснования штата кадровики опираются на несколько документов. Все они носят рекомендательный характер для коммерческого сектора, но именно на них ссылаются при защите штатного расписания перед руководством и собственниками.

Постановление № 78 — рабочая лошадка всей темы. Документ старый, срок его действия формально был ограничен 1997 годом, но ничего взамен государство так и не выпустило, поэтому кадровики продолжают считать по нему. Логику в этом искать бессмысленно, с этим нужно просто работать. Учтите: многие современные операции — оформление СНИЛС, ознакомление с ЛНА, ведение КЭДО — в нормативах 1991 года не учтены, их трудоёмкость добавляют экспертно.

Актуальные разъяснения по обязанностям работодателя и кадровому учёту публикует Роструд — официальный портал ведомства rostrud.gov.ru стоит держать в закладках любому кадровику, там же работает сервис онлайн-консультаций.

Как рассчитать численность отдела кадров: формула и пример

Расчёт по постановлению № 78 строится на трудоёмкости. Считаете, сколько человеко-часов в год уходит на все кадровые операции, и делите на полезный фонд рабочего времени одного специалиста. Формула: Ч = То / Фп, где То — общая годовая трудоёмкость работ (нормируемых и ненормируемых), Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Пример из практики нормирования: годовая трудоёмкость нормируемых работ отдела кадров составила 3 780 чел./ч, ненормируемых — 40 чел./ч, итого 4 820 чел./ч с учётом поправочных коэффициентов. При полезном фонде 1 910 часов нормативная численность кадровой службы — 2 человека (4 820 : 1 910). Если на кадровую службу возложен воинский учёт — для него проводится отдельный расчёт, там свои нормативы в зависимости от количества военнообязанных.

Как обосновать штат кадровой службы: пошаговая инструкция

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый убедительный аргумент для гендира — не жалоба, что кадровая не успевает, а таблица: вот количество приёмов и увольнений за год, вот нормы времени, вот итоговые человеко-часы. Один наш клиент таким расчётом отбил попытку сократить ставку: посчитали количество оформленных процедур, перемножили на нормы — объём работ соответствовал нагрузке на 5 человек, хотя штат компании уменьшился. Текучка выросла, и кадровых событий меньше не стало.»

Сколько кадровиков нужно на практике: ориентиры по размеру компании

Расчёт по трудоёмкости — метод точный, но трудозатратный. На практике компании чаще прикидывают штат по укрупнённым ориентирам, а нормативный расчёт делают уже для защиты конкретных ставок. Две компании по 300 человек могут требовать совершенно разного кадрового ресурса: у ритейла с текучкой и сменными графиками кадровых событий в разы больше, чем у проектного института со стабильным штатом.

Что реально влияет на нагрузку: текучесть (каждый приём и увольнение — пакет документов), сменность и суммированный учёт рабочего времени, наличие обособок в других регионах, вредные условия труда с их гарантиями, доля иностранных работников, ведение воинского учёта, объём подбора. В практике Азбуха мы видим это в каждом втором проекте: заказчик считает штат кадровой службы от списочной численности, а потом удивляется, почему инспектор по кадрам на производстве с текучестью 40% в год тонет, хотя «по ориентирам всё сходится».

Отдельный вопрос — с какого момента вообще выделять кадровую функцию в самостоятельное подразделение. Кадровая служба может существовать в форме управления, отдела, сектора, бюро, группы или одного специалиста, подчинённого напрямую руководителю. Критерии и практику выделения мы разбирали в материале о том, с какой численности создавать службу управления персоналом — там подробно про пороги и форматы.

Состав функций тоже меняется с ростом. До 100 человек один специалист закрывает и КДП, и подбор, и адаптацию. После 150-200 человек делопроизводство и рекрутмент разводят по разным людям: это разные профессии, и эйчар, который хорошо хантит, редко любит табели и допники. Полный перечень направлений работы службы описан в статье про кадровые процессы в организации — удобно использовать её как чек-лист при распределении зон ответственности.

Что снижает и что увеличивает нагрузку на отдел кадров

Нагрузка на кадровую службу — величина управляемая. Автоматизация кадрового учёта и переход на КЭДО сокращают трудоёмкость рутинных операций: документы подписываются в системе через УНЭП или ПЭП, ознакомления с ЛНА фиксируются автоматически, график отпусков собирается без беготни с листами ознакомления. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний с кадровыми процессами, и в проектах внедрения КЭДО заказчики стабильно недооценивают один эффект: высвобождается не абстрактное «время», а конкретные часы кадровика, которые раньше уходили на печать, подписи и подшивку.

Обратный список — что нагрузку увеличивает. Рост текучести. Открытие обособок. Переход на суммированный учёт рабочего времени. Ведение воинского учёта, который с 2023 года ужесточился и по срокам, и по штрафам. Квотирование рабочих мест для инвалидов. Каждый такой фактор в нормативных методиках учитывается поправочными коэффициентами, а в жизни — переработками кадровика, пока руководство не пересчитает штат.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«После запуска КЭДО у кадровика реально высвобождаются часы, которые раньше съедала бумажная волокита: распечатать, поймать сотрудника, собрать подписи, подшить. Сотрудник получает пуш и подписывает документ с телефона. Но я всегда предупреждаю: не рассчитывайте сократить ставку сразу после пилота. Первые месяцы внедренец и кадровая наоборот загружены — настройка маршрутов согласования, обучение линейного персонала, сбор согласий на КЭДО.»

Образцы документов для организации работы кадровой службы

Типичные ошибки при определении штата кадровой службы

Ошибка первая — считать штат только от списочной численности. Делают так ради простоты: «у нас 300 человек, значит хватит двух кадровиков». Не учитываются текучесть, сменность и количество кадровых событий. Цена ошибки: при текучести 30-40% в год кадровик физически не успевает оформлять приёмы и увольнения в срок, а несвоевременная выдача документов при увольнении — это ст. 5.27 КоАП РФ со штрафом для юрлица до 50 000 руб. за каждое нарушение, плюс материальная ответственность за задержку трудовой книжки.

Ошибка вторая — навешивать на кадровика смежные функции без пересчёта нагрузки. Мотив понятный: отдельная ставка под охрану труда или воинский учёт финансово невыгодна. Итог — кадровик ведёт КДП, воинский учёт, охрану труда и ПДн одновременно, и все четыре направления с дырами. Цена ошибки: по воинскому учёту штрафы для организаций после 2023 года достигают 400 000 руб. за отдельные нарушения, по персональным данным санкции по ст. 13.11 КоАП тоже считаются за каждый эпизод.

Ошибка третья — сокращать кадровую службу сразу после автоматизации. Руководство видит: подписали договор на КЭДО, значит людей нужно меньше, режем ставку с первого месяца. На деле первые 2-3 месяца нагрузка растёт: сбор согласий по ст. 22.2 ТК РФ, настройка шаблонов, обучение сотрудников. Цена ошибки: сорванный запуск, возврат к бумаге по части процессов и повторное внедрение — то есть двойная оплата одних и тех же работ.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Любимые грабли среднего бизнеса — экономить ставку и держать кадровика-универсала на 250-300 человек. Человек разрывается между подбором, КДП и воинским учётом, потом уходит, и компания месяцами ищет замену на выжженную позицию. Дешевле разделить функции: делопроизводство отдать одному специалисту, подбор — другому или на аутсорс, рутину закрыть автоматизацией. Это не про раздувание штата, это про то, чтобы каждый участок кто-то реально контролировал.»

Стоимость автоматизации работы отдела кадров в 2026 году

Затраты на автоматизацию напрямую связаны с расчётом численности: система КЭДО и HR-модули снимают с кадровиков рутинные операции, и это учитывается поправочными коэффициентами при нормировании. Итоговая стоимость зависит от численности штата, набора модулей и выбранного тарифа.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и формата размещения — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее и сопоставить бюджет автоматизации со стоимостью дополнительной ставки кадровика. Пробный период по модулю КЭДО — 30 дней, по остальным модулям — 14 дней.

Вывод: как определить, сколько человек нужно в отделе кадров

Обязательного норматива численности отдела кадров для коммерческих организаций нет — штат определяет работодатель. Для обоснования используйте расчёт трудоёмкости по постановлению Минтруда СССР № 78 и ст. 160 ТК РФ: посчитайте кадровые события за год, умножьте на нормы времени, разделите на полезный фонд рабочего времени. Учитывайте текучесть, сменность, обособки и воинский учёт — они меняют картину сильнее, чем списочная численность. И пересчитывайте нагрузку после автоматизации: КЭДО и HR-модули высвобождают часы кадровиков, но эффект наступает после периода внедрения, а не с первого дня. Если нужен расчёт под вашу специфику — специалисты сервиса Азбуха помогут с аудитом нагрузки и подбором инструментов автоматизации.

Часто задаваемые вопросы