Виды электронных подписей в КЭДО: ПЭП, УНЭП, УКЭП — выбор и применение в 2026

Виды электронных подписей в КЭДО — тема, которая на первый взгляд кажется простой: три вида, бери любой, подписывай. На практике неверный выбор подписи приводит к тому, что трудовой договор оказывается не подписан, приказ об увольнении не имеет юридической силы, а компания получает штраф от ГИТ. Законодатель разделил кадровые документы на несколько категорий и для каждой установил свой допустимый вид подписи, причем отдельно для работодателя и отдельно для работника. Если вы уже разбирались с тем, как устроено подписание документов с сотрудниками, эта статья даст конкретику по каждому типу ЭП и поможет избежать типичных ошибок.

Автор: Юлия К — специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и внедрению КЭДО. Более 10 лет в профессии: от бумажных личных дел до пилотных проектов электронного кадрового документооборота. Ведет проекты перехода на КЭДО для компаний от 50 до 5 000 сотрудников.

Что такое электронная подпись и зачем она в КЭДО

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу и позволяет определить лицо, подписавшее документ. Определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В контексте КЭДО электронная подпись заменяет собственноручную: работник и работодатель подписывают кадровые документы в электронном виде, и такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

Зачем это нужно на практике: кадровик в компании на 500 человек ежегодно оформляет тысячи документов — приказы, допсоглашения, графики отпусков, заявления. Каждый документ нужно распечатать, подписать, подшить, хранить. КЭДО убирает бумагу из этого процесса. Но без электронной подписи электронный документ — просто файл. Подпись превращает файл в юридически значимый документ. В практике Азбуха мы видим, что компании экономят от 30% до 70% времени кадровой службы после перехода на КЭДО, но только при правильном выборе вида подписи.

Правовую основу КЭДО составляют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, добавленные Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Именно статья 22.3 ТК РФ устанавливает, какие виды электронных подписей допустимы для подписания конкретных кадровых документов. И здесь начинаются нюансы.

Юлия К, консультант по внедрению КЭДО: «Когда компания приходит к нам с запросом ‘хотим КЭДО’, первое, что мы обсуждаем — не платформу и не интеграцию с одинэской, а виды подписей. Потому что от этого зависит бюджет, сроки и архитектура всего проекта.»

Три вида электронных подписей по 63-ФЗ

Закон 63-ФЗ определяет три вида электронных подписей. Каждый вид отличается уровнем защиты, стоимостью и областью применения в КЭДО. Разберем каждый.

ПЭП — простая электронная подпись

ПЭП — подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Проще говоря, это логин и пароль, SMS-код, код из push-уведомления. Когда сотрудник входит на портал Госуслуг по логину и паролю — это ПЭП ЕСИА. Когда получает SMS-код для подтверждения подписания документа в системе КЭДО — тоже ПЭП.

Плюсы ПЭП: бесплатна (если через ЕСИА) или стоит копейки (стоимость SMS). Не требует установки дополнительного ПО. Сотрудник подписывает документ в один клик с подтверждением по SMS. Минусы: низкий уровень защиты. ПЭП не позволяет проверить, был ли документ изменен после подписания. Для ряда кадровых документов ПЭП недопустима.

В КЭДО ПЭП подходит работнику для подписания большинства рутинных документов: ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск, согласие на обработку персональных данных. Работодатель ПЭП использовать не может — ст. 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП или УНЭП.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись

УНЭП создается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания. Отличие от УКЭП: сертификат ключа проверки УНЭП выдает не аккредитованный удостоверяющий центр, а любой УЦ, в том числе корпоративный.

УНЭП — рабочая лошадка КЭДО. Для работника УНЭП покрывает почти все кадровые документы, включая трудовой договор, приказы, допсоглашения. Для работодателя УНЭП допустима для всех документов КЭДО, кроме пяти категорий, требующих УКЭП. При этом УНЭП в Госключе — бесплатна. Это и сделало Госключ основным инструментом подписания в КЭДО.

Юлия К, эксперт по трудовому праву: «УНЭП Госключа — это не та УНЭП, которую выпускает ваш корпоративный УЦ. УНЭП в Госключе выпускается на инфраструктуре электронного правительства, и юридически это УНЭП ЕСИА. Путаница в терминах — частая проблема на старте проекта.»

Мы в Азбуха закладываем 2-3 дня на пилотную группу при внедрении УНЭП через Госключ. Этого хватает, чтобы обкатать процесс выпуска сертификатов и подписания на реальных сотрудниках.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись

УКЭП обладает всеми признаками УНЭП плюс два дополнительных: ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки подписи используются средства, получившие подтверждение соответствия требованиям 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат выдает только аккредитованный удостоверяющий центр.

УКЭП — высший уровень электронной подписи. В КЭДО работодатель обязан использовать УКЭП для подписания пяти категорий документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Работник может использовать УКЭП для любых документов КЭДО, но на практике это избыточно и дорого, если речь о коммерческом сертификате.

Стоимость коммерческой УКЭП составляет от 2 000 до 5 000 рублей в год на одного сотрудника. При штате в 500 человек это 1-2,5 млн рублей ежегодно только на подписи. УКЭП через Госключ бесплатна, и это кардинально меняет экономику проекта.

Какой подписью подписывать кадровые документы по ст. 22.3 ТК РФ

Статья 22.3 ТК РФ — ключевая норма для выбора вида подписи в КЭДО. Она устанавливает матрицу: тип документа / сторона (работодатель или работник) / допустимый вид подписи. Ниже — сводная таблица.

Отдельно стоит запомнить три документа, которые нельзя перевести в КЭДО вообще: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении (работник должен получить бумажную копию), журнал инструктажей по охране труда. Логику в требовании про приказ об увольнении искать бессмысленно — его нужно просто выполнить.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству: «Приказ об увольнении можно подписать в КЭДО, но бумажную копию работнику вы обязаны выдать. Многие путают ‘нельзя в КЭДО’ с ‘нельзя подписать электронно’. Подписать можно. Но бумагу все равно придется напечатать.»

Есть еще один документ, который сейчас нельзя подписать электронно ни при каких условиях, — согласие работника на переход на КЭДО. Даже УКЭП Госключа здесь не поможет. Для электронного согласия нужны изменения в ТК РФ, над которыми работают Минтруд и Минцифры. До принятия поправок — только бумага с собственноручной подписью.

Госключ — бесплатная УНЭП и УКЭП для КЭДО

Госключ — мобильное приложение, разработанное Минцифры России, которое позволяет бесплатно выпускать УНЭП и УКЭП и подписывать документы. По данным на 15 апреля 2026 года: 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами, 50,4 млн подписанных документов (рост 121% за год). Из них около 37,3 млн подписаний — УНЭП, около 13,0 млн — УКЭП. Более 3 200 компаний используют Госключ, свыше 1 000 — для КЭДО.

Для КЭДО Госключ стал основным инструментом подписания. Объемы подписаний кадровых документов через Госключ растут: 60 000 в 2023, 273 000 в 2024, 689 000 в 2025 году. При 75 млн работающих граждан в России и 6 млн согласившихся на КЭДО — потенциал роста колоссальный.

Ключевые характеристики Госключа для КЭДО: бесплатность для работодателя (Минцифры подтверждает, что платных тарифов не планируется), окно подписания — 24 часа с момента направления документа сотруднику, пакетное подписание — до 50 файлов за один раз. Подробная информация о Госключе доступна на портале Госуслуг.

Терминологическая тонкость, которую мы в Азбуха разъясняем каждому клиенту: логин и пароль к Госуслугам — это ПЭП ЕСИА. УНЭП ЕСИА — это конкретно УНЭП, выпущенная в Госключе на инфраструктуре электронного правительства. Не путайте.

Юлия К, руководитель проектов КЭДО: «70% наших клиентов выбирают Госключ. Когда показываешь разницу в стоимости между коммерческой УКЭП за 3 000 рублей на сотрудника и бесплатным Госключом — вопросов обычно не остается.»

Среди кейсов: Альфа-Банк подписывает 95% трудовых договоров через Госключ, 90% сотрудников имеют установленное приложение, внедрение заняло 4 месяца. Ростелеком подписал 301 244 документа, 72% сотрудников перешли на КЭДО, 64% оформлений на работу проходят полностью в цифре. Компания со штатом 2 500 человек сэкономила более 1 млн рублей в год, перейдя с коммерческих ЭП на Госключ.

Из планов Минцифры: десктопная версия Госключа для Windows 10, Astra Linux и Debian 12 ожидается к концу 2026 года. Архивная платформа «Хронограф» для долгосрочного хранения подписанных документов — в 2027 году.

Как выбрать вид электронной подписи для сотрудников

Выбор вида подписи зависит от трех факторов: перечень документов, которые компания переводит в КЭДО, бюджет и готовность сотрудников устанавливать Госключ.

Для работодателя выбор фактически сводится к двум вариантам. Первый: УКЭП для документов из обязательного списка (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, приказ о взыскании, уведомление об изменении условий ТД) плюс УНЭП для всего остального. Второй: УКЭП для всех документов. Первый вариант экономичнее, второй — проще в настройке. При использовании Госключа разница в стоимости между УКЭП и УНЭП для работодателя отсутствует — обе бесплатны.

Для работника оптимальная схема: УНЭП через Госключ как основной инструмент, ПЭП через SMS или ЕСИА как резервный (для сотрудников, которые не могут или не хотят устанавливать Госключ). УКЭП для работника избыточна в подавляющем большинстве случаев.

Юлия К, практикующий кадровик: «Мы всегда рекомендуем на пилоте раскатить УНЭП Госключа на группу в 20-30 человек. Посмотреть конверсию установки, замерить время подписания, собрать обратную связь. И уже по результатам масштабировать на всю компанию.»

Практический совет: не пытайтесь перевести на КЭДО все документы одновременно. Начните с приказов на отпуск и ознакомления с ЛНА — они допускают ПЭП от работника и не требуют УКЭП от работодателя. Сотрудники привыкнут к процессу, а кадровики отладят маршруты. Потом подключайте трудовые договоры и допсоглашения.