График отпусков на 2027 год: составление и сроки

График отпусков на 2027 год работодатель обязан утвердить не позднее 17 декабря 2026 года — за две недели до наступления календарного года, как требует ч. 1 ст. 123 ТК РФ. В статье — весь цикл работы с документом: сбор пожеланий подразделений, учёт категорий с правом на отпуск в удобное время, выбор формы (Т-7 или собственная), согласование с профсоюзом, ознакомление работников, внесение изменений в течение года и перевод графика в электронный вид. Плюс штрафы за каждый вид нарушения и готовый образец для скачивания.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Срок утверждения графика отпусков и кто обязан его вести

Часть 1 ст. 123 ТК РФ привязывает утверждение к календарю: не позднее чем за две недели до наступления года, на который составляется график. Для графика на 2027 год дедлайн — 17 декабря 2026 года включительно. Утверждение позже срока — нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ со штрафом юрлицу от 30 000 до 50 000 руб., при этом сам график недействительным не становится: его всё равно утверждают и исполняют.

Вести график обязаны все работодатели-организации и ИП с работниками. Единственное послабление — микропредприятия и НКО, перешедшие на типовой трудовой договор по ст. 309.2 ТК РФ: они вправе отказаться от части кадровых ЛНА, и Минтруд в разъяснениях допускал для них определение дат отпусков соглашением сторон. Все остальные, включая компании из двух человек, график составляют. Обязателен он для обеих сторон (ч. 2 ст. 123): работник не вправе самовольно уйти в другие даты, работодатель не вправе в одностороннем порядке даты двигать.

В график включаются все работники, состоящие в штате на дату утверждения, в том числе находящиеся в декрете (по их отпускам ставятся плановые даты после выхода либо отметка), совместители (их даты синхронизируются с основной работой по ст. 286 ТК РФ), дистанционные и работники обособок. Исполнители по ГПХ не включаются — отпуск им не положен.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Декабрь у кадровиков и так горячий, поэтому мой рабочий календарь по графику начинается в октябре: до 1 ноября — сбор пожеланий с подразделений, до 1 декабря — сведение и балансировка наложений, первая половина декабря — профсоюз и приказ. Кто начинает собирать пожелания в декабре, тот утверждает график 16-го числа на коленке, а потом весь год живёт на переносах.»

Составление графика: пожелания работников и льготные категории

Учитывать пожелания всех работников закон не обязывает — работодатель планирует отпуска исходя из производственных возможностей. Но для отдельных категорий пожелание превращается в право: их отпуск предоставляется в удобное для них время, и график обязан это отразить. В перечень входят: работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ); один из родителей трёх и более детей до 18 лет — до достижения младшим 14 лет (ст. 262.2); почётные доноры (закон о донорстве); супруги военнослужащих — одновременно с отпуском супруга; мобилизованные и участники СВО в течение 6 месяцев после возобновления работы; совместители — одновременно с отпуском по основному месту; беременные — перед отпуском по беременности и родам или после него (ст. 260); работники, усыновившие ребёнка до 3 месяцев, и ряд категорий по федеральным законам — чернобыльцы, Герои России, инвалиды войны.

С этих категорий и начинается составление: сначала в сетку встают их даты по заявлениям, затем распределяются остальные. Даты льготников в графике имеют справочный характер — работник вправе изменить их заявлением, и отказать нельзя; практично ставить рядом отметку об основании льготы, чтобы через полгода не поднимать документы заново.

Пожелания остальных работников собираются опросными листами по подразделениям или анкетой в системе. Дальше — балансировка: наложения отпусков внутри отдела разводятся так, чтобы одновременно отсутствовало не больше согласованной доли персонала. Разделение отпуска на части фиксируется в графике по соглашению сторон, при этом одна из частей — не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ); согласие работника на разделение оформляется его подписью в опросном листе или отдельным заявлением, молчаливого разделения по воле работодателя закон не допускает.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Главная битва при балансировке — июль-август. Я советую клиентам закрепить в положении об отпусках прозрачное правило очередности на летние месяцы: по стажу, по ротации год через год, по дате подачи пожелания — любое, лишь бы написанное. Когда правило есть, эйчары перестают быть арбитрами в спорах ‘почему опять Иванову лето’, и сбор пожеланий проходит без обид.»

Форма графика: Т-7 или собственная, утверждение и профсоюз

Унифицированная форма Т-7 с 2013 года не обязательна — работодатель вправе разработать свою. На практике Т-7 остаётся основой, которую дорабатывают: добавляют графы для подписи об ознакомлении, для отметки льготной категории, для деления на части. Обязательный минимум содержания любой формы: ФИО, должность, подразделение, количество дней отпуска (основного и дополнительного), запланированные даты, поля фактических дат и переносов.

При наличии первичной профсоюзной организации проект графика направляется в её выборный орган, у которого 5 рабочих дней на мотивированное мнение (ст. 372 ТК РФ). Утверждается график приказом руководителя либо грифом утверждения на самом документе — оба способа правомерны, приказ удобнее тем, что фиксирует дату и номер для ссылок в уведомлениях.

После утверждения работников знакомят с графиком под роспись — Минтруд настаивает на этом в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846, опираясь на ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Способ фиксации выбирает работодатель: графа в самом графике, отдельный лист ознакомления или электронная подпись в КЭДО. И держите в голове двухступенчатую конструкцию: подпись под графиком не отменяет уведомление каждого работника о начале конкретного отпуска за 14 календарных дней по ч. 3 ст. 123 — это отдельная обязанность с отдельным штрафом за пропуск.

Образец графика отпусков и сопутствующие документы — скачать

Изменения графика в течение года: переносы, новички, отзыв

Перенос по соглашению сторон — базовый механизм: заявление работника или его письменное согласие плюс приказ, в графике заполняются графы переноса. Перенос по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отпуск в текущем году неблагоприятно скажется на работе организации, возможен только с согласия работника и с использованием отпуска не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска два года подряд запрещено, а работникам до 18 лет и занятым во вредных условиях — запрещён перенос вовсе.

Обязательный перенос по требованию работника наступает в двух случаях из ч. 2 ст. 124: отпускные не выплачены за 3 рабочих дня либо работник предупреждён о начале отпуска позднее чем за две недели. Болезнь в отпуске и исполнение гособязанностей продлевают или переносят отпуск автоматически (ч. 1 ст. 124).

Работники, принятые после утверждения графика, вносятся дополнением к графику с ознакомлением под роспись либо получают отпуск первого года по заявлению — обе схемы законны, выбранную закрепите в ЛНА. Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника, неиспользованная часть предоставляется в удобное для него время; отзывать работников до 18 лет, беременных и занятых во вредных условиях запрещено (ст. 125 ТК РФ).

Ответственность и проверка графика инспекцией

Инспектор проверяет по графику четыре точки: дату утверждения (за две недели до года), полноту (все штатные работники), подписи об ознакомлении и исполнение — совпадение фактических отпусков с плановыми и оформление переносов. Каждое несоответствие квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностным лицам и ИП — от 1 000 до 5 000 руб., юрлицам — от 30 000 до 50 000 руб.; повторно — до 70 000 руб. и дисквалификация от 1 до 3 лет. Отсутствие графика как таковое — отдельный эпизод по той же статье. Жалоба работника через сервис Онлайнинспекция.рф запускает внеплановую проверку, и отпускной блок в таких проверках смотрят одним из первых — он документоёмкий и легко проверяемый. График с листами ознакомления хранится 3 года по перечню Росархива (приказ № 236); сверить его с остальным составом обязательных документов удобно по чек-листу кадровых документов для проверки ГИТ.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«На аудитах в практике Азбуха самое частое несоответствие — не сроки утверждения, а разрыв между графиком и фактом: полштата отгуляло в другие даты, а графы переноса девственно чисты. Для инспектора это готовая серия эпизодов. Лечится дисциплиной одного правила: ни один отпуск не начинается без пары документов — основание переноса плюс правка в графике.»

Как составить и утвердить график отпусков на 2027 год: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. В октябре 2026 соберите заявления льготных категорий и опросные листы пожеланий по подразделениям; согласие на разделение отпуска фиксируйте подписью работника.
2. Шаг 2. До 1 декабря сведите даты, разведите наложения внутри подразделений и поставьте в сетку сначала льготников, затем остальных.
3. Шаг 3. Направьте проект в профсоюз (5 рабочих дней на мотивированное мнение по ст. 372 ТК РФ), при его отсутствии — сразу на утверждение.
4. Шаг 4. Утвердите график приказом не позднее 17 декабря 2026 года и ознакомьте всех работников под роспись выбранным в ЛНА способом.
5. Шаг 5. В течение 2027 года ведите графы переносов по каждому изменению и вручайте уведомления о начале каждого отпуска за 14 календарных дней.

Стоимость ведения графика отпусков в сервисе КЭДО

Модуль «График отпусков» со сбором пожеланий, контролем наложений и автоматическими уведомлениями входит в тарифы Азбука.КЭДО начиная со «Стандарта»; цена считается за сотрудника в год.

Интеграция с 1С:ЗУП в «Стандарте» синхронизирует плановые и фактические даты с расчётным контуром — расхождения графика и приказов подсвечиваются до проверки, а не на ней. Бюджет под численность компании считается по актуальным ценам сервиса Азбуха.

Вывод

График отпусков на 2027 год утверждается не позднее 17 декабря 2026 года, охватывает весь штат, начинается со льготных категорий и живёт весь год через графы переносов. Три дисциплинирующих правила закрывают 90% рисков: календарь подготовки с октября, письменная фиксация каждого изменения и двухступенчатое ознакомление — подпись под графиком плюс уведомление за 14 дней перед каждым отпуском. Бумажный контур это выдерживает до сотни человек; дальше считайте экономику ведения графика в КЭДО.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли график отпусков для ИП с тремя работниками?

Да. Освобождение от части ЛНА по ст. 309.2 ТК РФ действует только для микропредприятий, оформивших типовые трудовые договоры с включёнными в них условиями об отпусках. Без типового договора график ведётся независимо от численности.

Можно ли составить график в Excel без утверждения приказом?

Формат файла роли не играет, а утверждение обязательно — приказом или грифом на документе с подписью руководителя и датой. Неутверждённая таблица юридически графиком не считается.

Что делать, если работник отказался сообщать пожелания по датам?

Работодатель ставит даты по своему усмотрению — учёт пожеланий обычных работников право, а не обязанность. Отказ зафиксируйте отметкой в опросном листе, после утверждения ознакомьте работника с графиком под роспись: даты станут обязательными для него.

Включать ли в график работника на испытательном сроке?

Да, если он в штате на дату утверждения. Испытание не ограничивает отпускные права; право на использование первого отпуска возникает через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ), и плановые даты ставятся с учётом этого срока.

Как отразить в графике отпуск за несколько рабочих лет при накопленных остатках?

Отдельными строками или частями с указанием рабочего года, за который предоставляется каждая часть. Накопленные отпуска не сгорают, но их плановое погашение через график — основной способ снять риск запрета на непредоставление отпуска два года подряд.

Нужно ли заново утверждать график при реорганизации компании в середине года?

При реорганизации трудовые отношения продолжаются (ст. 75 ТК РФ), и график правопредшественника сохраняет силу. На практике правопреемник переутверждает его своим приказом для порядка в реквизитах — это допустимо, но не обязательно.

Может ли график предусматривать отпуск только целиком, без разделения на части?

Может — разделение возможно лишь по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). Если соглашения нет, отпуск планируется целиком, 28 дней подряд. Навязать разделение не вправе ни работодатель, ни работник в одностороннем порядке.