Расчёт отпускных в 2026: формула, МРОТ, сроки выплаты

Расчёт отпускных в 2026 году строится на одной формуле: средний дневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска. Вся сложность прячется в первом множителе — что считать заработком, какие дни выкинуть из расчётного периода, когда включается минимум по МРОТ и как пересчитать всё после повышения окладов. Ниже — формула с примерами, разбор нового Положения о среднем заработке, сроки выплаты и штрафы за их нарушение, плюс калькулятор, который считает СДЗ, НДФЛ и сумму на руки сразу.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Формула расчёта отпускных и нормативная база 2026 года

Отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска. Средний дневной заработок при полностью отработанном расчётном периоде считается так: заработок за 12 месяцев делится на 12 и на 29,3.

Число 29,3 берётся не с потолка. Это (365 — 14) / 12, где 14 — количество нерабочих праздничных дней по ст. 112 ТК РФ. Коэффициент закреплён в ст. 139 ТК РФ и в 2026 году не менялся.

А вот нормативка под ст. 139 поменялась. С 1 сентября 2025 года действует Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённое Постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Прежнее Положение № 922 от 24.12.2007 утратило силу. Методика осталась — те же 29,3, тот же расчётный период. Изменения точечные: в перечень учитываемых выплат прямо включили денежные поощрения, уточнили порядок индексации и распространили его на представительства организации, зафиксировали гарантию МРОТ отдельным пунктом. Пункт 1 постановления действует до 1 сентября 2031 года.

Важная деталь по переходу, на которой в 2025 году споткнулись многие зарплатники: правила применяются на дату начала события. Отпуск, стартовавший 31 августа 2025 года, считается по № 922. Отпуск с 1 сентября — уже по № 540.

Пример на цифрах. Сотрудник отработал 12 месяцев полностью, заработок за период 720 000 руб. СДЗ = 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 руб. За 28 календарных дней отпуска начислят 2 047,78 × 28 = 57 337,84 руб. Из этой суммы удержат НДФЛ при выплате.

Расчётный период и что из него исключается

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Отпуск с 15 июня 2026 года — период с 1 июня 2025 по 31 мая 2026. Календарным месяцем считается промежуток с 1 по 30 или 31 число, в феврале — по 28 или 29.

Проработал меньше года — берётся фактически отработанное время с даты приёма до конца месяца, предшествующего отпуску. Заработка в расчётном периоде не было совсем, например сотрудница выходит из декрета — берётся предшествующий период равной продолжительности, то есть 12 месяцев до ухода (п. 6 Положения № 540).

Коллективный договор или ЛНА вправе установить другой расчётный период. Условие одно: расчёт по нему не должен ухудшать положение работника по сравнению с двенадцатимесячным. На практике это означает двойной расчёт и сравнение, поэтому городить огород обычно нет смысла.

По п. 5 Положения № 540 из расчётного периода выкидывается время вместе с начисленными за него суммами: больничные, командировки, предыдущие отпуска, отпуск по беременности и родам, учебные отпуска, простой, забастовки, дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами, отпуск без сохранения зарплаты и другие периоды, когда за работником сохранялся средний заработок.

Для неполного месяца количество учитываемых дней считается по формуле: 29,3 / количество календарных дней месяца × количество отработанных календарных дней. Общая формула тогда выглядит так: СДЗ = заработок / (29,3 × полные месяцы + дни неполных месяцев).

Пример. Сотрудник 11 месяцев отработал полностью, в одном 30-дневном месяце был на больничном 10 дней. Дни неполного месяца: 29,3 / 30 × 20 = 19,53. Всего учитываемых дней: 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83. При заработке 395 000 руб. СДЗ = 395 000 / 341,83 = 1 155,54 руб. За 14 дней отпуска начислят 16 177,56 руб., НДФЛ по ставке 13% составит 2 103,08 руб., на руки выйдет 14 074,48 руб.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый косяк при ручном расчёте — зарплатник исключает больничный из дней, но забывает исключить начисленную за него сумму. Или наоборот. Итог: СДЗ уезжает на 5-7%, работник получает меньше, через полгода приходит с калькулятором из интернета, и начинается разбор. Проверяйте оба вычета одновременно, а не по отдельности.»

Какие выплаты входят в средний заработок, а какие нет

По п. 2 Положения № 540 учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источника финансирования: оклад, тарифные ставки, сдельный заработок, надбавки, доплаты, районные коэффициенты и северные надбавки, премии и денежные поощрения.

Про районный коэффициент отдельно, потому что путают регулярно. Он уже сидит внутри среднего дневного заработка, потому что учтён в выплатах расчётного периода. Начислять его сверху на готовую сумму отпускных нельзя — получится задвоение.

Не входят выплаты, не связанные с оплатой труда: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, компенсации за счёт работодателя социального характера. Не входят и суммы, начисленные за исключаемые периоды.

Премии живут по отдельным правилам (п. 15 Положения № 540). Если расчётный период отработан не полностью или из него исключалось время, премии, денежные поощрения и вознаграждения учитываются пропорционально отработанному времени. Исключение — премии, начисленные за фактически отработанное время в расчётном периоде: ежемесячные, ежеквартальные и подобные. Их берут как есть. Если работник трудился неполный премиальный период и премию ему уже начислили пропорционально, она учитывается исходя из фактически начисленной суммы.

В практике Азбуха мы отдельным этапом проверяем ЛНА заказчика на стыковку с Положением № 540: если положение о премировании написано так, что непонятно, за что и за какой период премия, бухгалтерия либо теряет её в расчёте, либо тянет целиком. И то и другое — повод для спора с работником.

Калькулятор отпускных 2026

Калькулятор считает средний дневной заработок с учётом полных и неполных месяцев, применяет минимум по МРОТ, удерживает НДФЛ по прогрессивной шкале и показывает сумму к выплате плюс предельный срок перечисления по ст. 136 ТК РФ.

Как рассчитать отпускные: пошаговая инструкция

Минимум по МРОТ и индексация при повышении окладов

С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 руб. — Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ. По п. 18 Положения № 540 средний месячный заработок работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ. Отсюда минимальный средний дневной заработок: 27 093 / 29,3 = 924,67 руб. За 10 дней отпуска такому сотруднику начислят не меньше 9 246,70 руб.

Оговорка про «полностью отработавшего норму» — рабочая. Если человек часть периода трудился на 0,5 ставки, минимум пересчитывается пропорционально. Например, 7 месяцев на полставки и 5 месяцев на полной: 27 093 × (0,5 × 7 + 5) / 12 / 29,3.

Индексация по п. 16 Положения № 540 включается, когда оклады повысили всем работникам организации, филиала, представительства или структурного подразделения. Не одному человеку за заслуги, а всем. Коэффициент считается делением оклада, установленного в месяце последнего повышения, на оклад каждого месяца расчётного периода. Коэффициент бывает индивидуальным для каждого месяца.

Что индексируется, а что нет — главный источник ошибок. Индексируются оклады, тарифные ставки, денежное вознаграждение и выплаты к ним, установленные в фиксированном размере: проценты или кратность. Премия 20% от оклада индексируется. Не индексируются выплаты в абсолютных размерах — надбавка за выслугу лет 3 000 руб. останется 3 000 руб. Не индексируются и выплаты, установленные в диапазоне значений: премия «от 20% до 50% от оклада» под коэффициент не попадает, потому что ставка плавающая.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Индексация среднего — это то, что вылезает на проверке ГИТ через полгода после того, как компания подняла оклады. В зупе галочка не стоит, повышение прошло, отпускные посчитались по старому среднему. По одному человеку разница копеечная, а на штате в 400 человек это уже денюжки плюс компенсация по 236-й за каждый день. Отдельным пунктом в чек-лист: подняли оклады — прогнали перерасчёт.»

Образцы документов для оформления и оплаты отпуска

Срок выплаты отпускных и ответственность за просрочку

Часть 9 ст. 136 ТК РФ: отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала. В кодексе не сказано, какие это дни, но Роструд и Минтруд последовательно толкуют их как календарные. Минтруд отдельно уточнял, что день выплаты отпускных в этот срок не входит. Позиция подтверждена в письме Минтруда от 23.03.2026 № 14-6/ООГ-1152.

Практический счёт: отпуск с 9 февраля 2026 года — деньги должны уйти не позднее 5 февраля. Если крайняя дата падает на выходной или праздник, платите накануне, в последний рабочий день. Заявление на отпуск с 13 января 2026 года после новогодних каникул означает, что рассчитаться надо было в последний рабочий день декабря.

Раньше платить можно, позже — нет. Письменное согласие работника получить деньги позже не спасает ни от чего. Выплатить отпускные вместе с зарплатой разрешено, только если зарплатная дата у вас наступает не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Что грозит за просрочку. Административный штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: должностным лицам от 10 000 до 20 000 руб., ИП от 1 000 до 5 000 руб., юрлицам от 30 000 до 50 000 руб. При первом нарушении штраф иногда заменяют предупреждением. Плюс компенсация по ст. 236 ТК РФ — не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки, считая со следующего дня после установленного срока по день фактической выплаты включительно. Начислять её нужно автоматически, даже если работник не требовал. Задержка свыше двух месяцев при корыстном мотиве попадает под ст. 145.1 УК РФ. И отдельно: работник вправе по письменному заявлению потребовать переноса отпуска на другой срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Классическая ситуация — сотрудник просит отпуск с завтрашнего дня. Три дня физически не набираются. Рабочих выходов три: сдвинуть начало отпуска на три дня, оформить первые три дня как отпуск без сохранения зарплаты и дальше уже оплачиваемый, или выплатить с нарушением срока и жить с риском. Третий вариант мы клиентам не советуем.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Трёхдневный срок ломается не в бухгалтерии, а на маршруте. Заявление неделю лежит у руководителя, потом кадровая бегает с бумажками за подписью, зарплатник узнаёт про отпуск за день до старта. И вот уже никто не виноват, а штраф есть. Мы этот затык лечим не разговорами, а автозакрытием этапа: не согласовал за сутки — документ уехал дальше по маршруту.»

За время работы сервиса Азбуха мы видели одну закономерность: компании, которые ведут график отпусков формально, для галочки, ловят просрочки в разы чаще. Когда график живой и с ознакомлением под подпись, бухгалтерия видит отпуск за месяц и успевает всё.

Ошибки при расчёте отпускных и цена каждой

Ошибка 1. Считать по Положению № 922. Мотив: настройки в программе не трогали, шпаргалка старая. Цена: с 1 сентября 2025 года № 922 недействующий. Расхождение вылезает на премиях и денежных поощрениях. Итог — недоплата, компенсация по ст. 236 ТК РФ и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП до 50 000 руб. на юрлицо.

Ошибка 2. Начислить районный коэффициент поверх отпускных. Мотив: «у нас северная надбавка, значит надо накинуть». Цена: задвоение выплаты. Переплату потом придётся или списывать, или удерживать, а удержать излишне выплаченные суммы по ст. 137 ТК РФ можно далеко не всегда.

Ошибка 3. Не проиндексировать средний после повышения окладов. Мотив: галочка в зупе не стоит, повышение прошло тихо. Цена: недоплата по каждому отпуску после повышения плюс компенсация 1/150 ключевой ставки за все дни.

Ошибка 4. Забыть про минимум по МРОТ. Мотив: считали по факту начислений, не сверялись. Цена: при СДЗ ниже 924,67 руб. каждый день отпуска недоплачен, и это ловится в первую очередь при проверке.

Ошибка 5. Выплатить отпускные в день зарплаты, когда до отпуска два дня. Мотив: удобно, один платёжный день на всех. Цена: нарушение ч. 9 ст. 136 ТК РФ фиксируется автоматически по датам, работнику даже жаловаться не нужно — инспектор увидит это в ведомости.

Ревизию расчёта отпускных мы в Азбуха закладываем отдельным этапом при подключении: выборочно пересчитываем 10-15 отпусков за прошлый год вручную и сверяем с тем, что выдала учётная система. Расхождения находятся почти всегда, и почти всегда это премии или индексация.

Стоимость сервисов Азбуха для расчёта и оформления отпусков

Стоимость зависит от численности штата и набора модулей. Оформление отпусков закрывается модулем Азбуха.КЭДО: заявления, приказы Т-6, графики отпусков и маршруты согласования подписываются электронно, с интеграцией в 1С:ЗУП, откуда бухгалтерия и берёт данные для расчёта.

Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 ₽/год, это тариф «Лайт» на 70 сотрудников. Пробный период 30 дней, стандартная интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф и настраивается за 15 минут. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и числа юрлиц — актуальные цены сервиса Азбуха покажут, что входит в каждый тариф и где начинается доплата за нетиповую доработку.

Вывод

Формула отпускных не менялась: СДЗ × календарные дни. Менялась обвязка вокруг неё. С 1 сентября 2025 года действует Положение № 540, коэффициент 29,3 остался, премии и денежные поощрения считаются по уточнённым правилам, минимум привязан к МРОТ 27 093 руб., то есть 924,67 руб. за день. Индексация включается при повышении окладов всему подразделению и не трогает выплаты в абсолютных размерах и в диапазоне значений.

Три дня по ч. 9 ст. 136 ТК РФ — календарные, без дня выплаты, без исключений и без права работника от них отказаться. Посчитайте в калькуляторе выше и проверьте предельную дату перечисления: именно на ней компании ловят штрафы чаще, чем на самой арифметике.

Часто задаваемые вопросы