Данная статья представляет собой руководство для тех, кто сталкивается с необходимостью сделать расчет отпускных. Статья содержит примеры для различных сценариев, таких как неполный или совсем неработанный расчетный период и другие ситуации. Также рассматривается вопрос начисления налогов и взносов, а также их корректного учета.
Содержание статьи:
1.Оформление отпусков документы
2.Расчет отпускных выплат
3.Пример расчета отпускных
4.Премия при расчете отпускных
5.Расчет отпускных при увольнении
6.Срок выплаты отпускных
7.Взносы и НДФЛ с отпускных
8.Учет отпускных: проводки
1.Оформление отпусков документы
Документами для оформления отпусков являются
График отпусков составляется не менее чем за две недели до наступления нового календарного года, учитывая пожелания сотрудников, законные требования и интересы работодателя. Соблюдение графика является обязательным как для работодателя (будь то организация или индивидуальный предприниматель), так и для работников в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации. Существует стандартная форма № Т-7, в которой присутствуют разделы, включая пункты 8 и 9. Они должны быть заполнены в случае переноса изначально запланированного отпуска.
Подробнее про график отпусков и его составление смотрите в нашей статье.
Заявление сотрудника необходимо составить в случае, когда требуется взять отпуск вне установленного графика. В случае соблюдения графика отпусков, заявление можно не составлять.
Для того чтобы бухгалтерия могла своевременно рассчитать и выплатить отпускные, работник должен представить заявление заранее, не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Уведомление о начале отпуска необходимо предоставить, если сотрудник отдыхает в соответствии с графиком. За две недели до начала отпуска кадровая служба должна уведомить работника лично и получить его подпись под уведомлением. В случае, если основанием для отпуска является не график, а заявление, уведомление сотруднику не требуется.
Приказ (распоряжение) необходим как при отпуске в соответствии с графиком, так и при подаче заявления. Существуют стандартные формы: № Т-6 (для одного работника) и № Т-6а (для нескольких сотрудников).
Записка-расчет обычно составляется на основе формы № Т-60. На первой странице указываются даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. На второй странице содержатся данные для оплаты.
2.Расчет отпускных выплат
Сумма отпускных рассчитывается по следующей формуле:
Величина отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска
Для определения среднего дневного заработка учитывается, полностью ли отработан расчетный период, который составляет 12 календарных месяцев перед месяцем начала отдыха.
Если расчетный период отработан полностью, используется формула, указанная в статье 139 Трудового кодекса Российской Федерации:
Средний дневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / среднемесячное число календарных дней (которое составляет 29,3).
Если расчетный период не полностью отработан, либо были исключительные дни (например, больничные, отпуск и другие), используется другая формула, представленная в пункте 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.07 № 922.
Средний дневной заработок = выплаты, включенные в расчет среднего заработка / (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + число отработанных календарных дней в неполных месяцах).
При этом:
Число отработанных календарных дней в неполном месяце = среднемесячное число календарных дней / общее число календарных дней в данном месяце × число календарных дней в данном месяце, относящееся к отработанному времени.
В случае отсутствия фактически отработанных дней или начисленной зарплаты в расчетном периоде, средний заработок рассчитывается за предшествующий отрезок времени, равный расчетному периоду (см. пункт 6 Положения). Если зарплата и отработанные дни также отсутствуют в предшествующем периоде, вычисления проводятся на основе оклада (см. пункты 7 и 8 Положения).
3.Пример расчета отпускных
Расчетный период отработан полностью
Сотрудник уходит в следующий оплачиваемый отпуск на 12 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 850 000 рублей. Бухгалтер рассчитал, что средний дневной заработок равен 2 410,71 рублей (850 000 рублей / 12 мес. / 29,3). Следовательно, сумма отпускных составит 28 928,52 рублей (2 410,71 рублей × 12 дней).
Расчетный период отработан не полностью
Сотрудник уходит в отпуск с 18 июля 2025 года на 14 календарных дней. Его оклад составляет 22 000 рублей.
Расчетный период — с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.
В сентябре 2024 года сотрудник принимал больничный на 7 дней (с 7 по 13 сентября). За сентябрь 2024 года он получил заработную плату в общей сумме 15 000 рублей.
Шаг 1. Определяем выплаты, включаемые в расчет.
22 000 рублей × 11 мес. = 242 000 рублей (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, за исключением сентября).
За сентябрь 2024 года сотруднику выплачено 15 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 257 000 рублей (242 000 + 15 000).
Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в сентябре 2024 года (не полностью отработанном месяце).
В сентябре всего 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 1 по 6 число и с 14 по 30 число) приходится 23 календарных дня (30 — 7).
Итого в сентябре 2024 года отработано 19,7945 дней (29,3 / 30 × 23).
Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Он составит 682,3939 рубля (257 000 рублей / (29,3 × 11 мес. + 19,7945 дней)).
Шаг 4. Определяем размер отпускных.
Их величина равна 9 548,5156 рубля (682,3939 рубля × 14 дней).
В расчетном периоде отсутствуют отработанные дни
Специалист уходит в отпуск с 20 мая 2026 года. Расчетный период — с 1 мая 2025 года по 30 апреля 2026 года. В этот период сотрудник отсутствовал по причине отпуска без сохранения зарплаты.
Бухгалтер определил средний заработок за предшествующий период, а именно за отрезок времени с 1 мая 2024 года по 30 апреля 2025 года. Он составил 155 000 рублей. Исходя из этой суммы, бухгалтер рассчитал размер отпускных.
4.Премия при расчете отпускных
Сотрудник уходит в отпуск с 16 мая 2025 года. Расчетный период охватывает промежуток с 1 мая 2024 года по 30 апреля 2025 года, и он полностью отработан.
В январе 2025 года сотрудник получил премию за 2024 год в размере 50 000 рублей.
Следует ли включить эту сумму в заработок, учитываемый при подсчете отпускных?
Да, необходимо. В письме Минздравсоцразвития от 05.03.08 № 535-17 указано, что для учета годового вознаграждения должны соблюдаться два условия:
Расчетный период должен быть отработан полностью.
Продолжительность периода, за который выплачена премия, не должна превышать продолжительность расчетного периода.
Поскольку оба условия выполнены, 50 000 рублей следует добавить к заработку, учитываемому при оплате дней отдыха.
При нарушении этих условий премия все равно учитывается, однако не в полном объеме, а пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.
5.Расчет отпускных при увольнении
При завершении трудовых отношений работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, если сотрудник не успел взять все предоставленные ему дни отпуска. Расчет компенсации производится с использованием следующих формул.
Если отпуск рассчитывается в календарных днях:
Величина компенсации = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска
Если отпуск рассчитывается в рабочих днях:
Величина компенсации = средний дневной заработок × количество рабочих дней неиспользованного отпуска
Средний дневной заработок определяется так же, как и для расчета обычных отпускных.
6.Срок выплаты отпускных
Согласно статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации, оплата отпуска осуществляется не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Отсчет времени ведется в календарных днях (согласно статье 14 Трудового кодекса РФ). Например, если начало отпуска приходится на понедельник, необходимо выдать деньги не позднее четверга предыдущей недели (см. письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; подробнее в статье «Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные?»).
ВАЖНО. Законодательство не устанавливает конкретный самый ранний срок, когда работодатель должен выплатить отпускные. Это значит, что компания или индивидуальный предприниматель могут выдать деньги за четыре, пять или даже более дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.
Компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выдана в день увольнения или не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (согласно статье 140 Трудового кодекса РФ).
7.Взносы и НДФЛ с отпускных
Бухгалтер должен произвести начисление НДФЛ на общую сумму отпускных и удержать его при выплате сотруднику. Перечисление денежных средств в бюджет требуется соблюдать в установленные сроки, согласно пункту 6 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации:
Если налог удержан в период с 1-го по 22-е число текущего месяца, его необходимо перечислить не позднее 28-го числа текущего месяца.
Если налог удержан в период с 23-го по последнее число текущего месяца, срок оплаты истекает не позднее 5-го числа следующего месяца.
Если налог удержан в период с 23 по 31 декабря, его необходимо перечислить не позднее последнего рабочего дня текущего года.
Отпускные подлежат обложению взносами: пенсионными, медицинскими, на социальное страхование в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносами в Фонд социального страхования на случай травматизма.
8.Учет отпускных проводки
Отпускные начисляются проводками аналогичными начислению зарплаты.
Дт 20-44 Кт 70 — начислены отпускные в зависимости от вида деятельности предприятия и от подразделения, в котором трудится работник
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с суммы отпскных
Дт 20-44 Кт 69 — начислены взносы с суммы отпускных
Нужно изучить кадровый учет и зарплату? Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате
Хотите освежить знания по 1С ЗУП 8? В этом вам поможет наша шпаргалка
Подписывайтесь на наш телеграм
