Отчёты кадровика в течение года — это набор обязательных форм, которые кадровая служба сдаёт в Социальный фонд, налоговую, Росстат, центр занятости и военкомат по жёстко закреплённым срокам. Тут разберём, что именно уходит ежемесячно, что ежеквартально, что раз в год, какие формы изменились с 1 января 2026 года и сколько стоит пропуск дедлайна. Заодно покажу, как кадровику собрать личный календарь сдачи, чтобы не ловить штрафы по ст. 5.27 КоАП и не бегать в военкомат с флешкой в последний день.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Какие отчёты сдаёт кадровик и в какие ведомства
Кадровая отчётность распадается на пять направлений по адресатам. Социальный фонд России — с 1 января 2026 года это единый администратор пенсионного и социального страхования — принимает форму ЕФС-1. Налоговая собирает персонифицированные сведения о физлицах, РСВ и 6-НДФЛ. Росстат запрашивает статистику по численности, зарплате и условиям труда. Центр занятости (через платформу «Работа России») — сведения о вакансиях и выполнении квоты для инвалидов. Военкомат — данные воинского учёта.
Логика простая. Часть форм привязана к событию: приняли человека, перевели, уволили — подаёшь сведения почти сразу. Часть — к календарю: закрылся месяц, квартал, год — сдаёшь к определённому числу. И есть отдельная пачка отчётов «по случаю», которые возникают только при сокращении, простое, банкротстве или забастовке. Кадровик, который держит всё это в голове, рано или поздно что-то пропустит. Поэтому первое, что мы делаем на проектах внедрения КЭДО в сервисе Азбуха, — выгружаем для клиента карту отчётности с дедлайнами под его численность и юрлица.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровик в большой компании — это наполовину диспетчер дедлайнов. Я всегда говорю новичкам: заведи себе календарь отчётности на год вперёд и поставь напоминалки за три дня до каждого срока. Один пропущенный ЕФС-1 по приёму — и привет, штраф, причём на должностное лицо лично. Это не та экономия времени, ради которой стоит рисковать.»
Ежемесячные отчёты кадровика в 2026 году
Ежемесячный блок — самый нервный, потому что часть сведений нельзя откладывать до конца месяца. Сюда входят кадровые события в ЕФС-1, персонифицированные сведения в налоговую и данные для центра занятости.
ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — сведения о трудовой деятельности. При приёме и увольнении подаёшь не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. По переводу, переименованию должности, началу или прекращению работы по совместительству, подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Главная ошибка кадровиков — копить эти сведения и сдавать «скопом» в конце месяца. С приёмом и увольнением так нельзя: срок — следующий рабочий день, и точка.
Персонифицированные сведения о физических лицах — в ФНС, не позднее 25-го числа каждого месяца. Это короткая форма с Ф.И.О., СНИЛС, ИНН и суммой выплат по каждому работнику. По сути замена ежемесячной СЗВ-М, которую мы сдавали до 2023 года.
Сведения для центра занятости — через личный кабинет на портале «Работа России». Информацию о вакансиях обязаны размещать работодатели со среднесписочной численностью свыше 35 человек, а также все государственные и муниципальные учреждения. Сведения о выполнении квоты для приёма инвалидов подаются ежемесячно. С 1 сентября 2024 года формы для ЦЗН действуют в редакции приказа Минтруда от 16.04.2024 № 195н, и отдельный отчёт о реабилитации инвалидов в службу занятости больше не сдаётся.
| Форма | Куда | Срок |
|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 (приём, увольнение) | СФР | след. рабочий день |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 (перевод и пр.) | СФР | до 25-го числа |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | до 25-го числа |
| Квота для инвалидов, вакансии | ЦЗН / «Работа России» | ежемесячно |
Ежеквартальные отчёты кадровой службы
Квартальный блок частично пересекается с бухгалтерией — в маленьких компаниях кадровик и зарплатник нередко один человек. Тут три основные формы.
ЕФС-1, раздел 2 (бывший 4-ФСС) — сведения о начисленных взносах на травматизм и профзаболевания. Сдаётся в СФР ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом: за I квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, и так далее. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день — например, за I квартал 2026 года крайний срок был 27 апреля, потому что 25 апреля — суббота.
РСВ (расчёт по страховым взносам) — в ФНС, ежеквартально. Раздел 3 РСВ — это персонифицированные сведения о застрахованных лицах, и именно к ним у налоговой больше всего вопросов. Кстати, среднесписочную численность отдельным отчётом давно не сдают — она зашита в РСВ.
6-НДФЛ — расчёт сумм налога на доходы физлиц, тоже ежеквартально. Формально это бухгалтерская форма, но данные по выплатам, отпускным и компенсациям при увольнении кадровик готовит вместе с расчётчиком.
Базовый порядок и состав формы ЕФС-1 на 2026 год закреплены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 — он пришёл на смену прежнему постановлению Правления ПФР № 245п. Проверять актуальную редакцию имеет смысл на сайте Социального фонда России, потому что коды и контрольные соотношения меняют почти каждый год.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык на квартальной отчётности — это раздел 2 ЕФС-1 по травматизму. Кадровики иногда забывают, что в подразделе 2.3 надо отразить результаты СОУТ и медосмотров, а это уже годовая история. Логику в разделении искать бессмысленно, его нужно просто правильно разнести по срокам: текущие взносы — поквартально, спецоценка — до 25 января.»
Годовые отчёты: ЕФС-1, Росстат и спецоценка
Годовой блок — самый объёмный по подготовке, хотя сдаётся реже. Январь и февраль у кадровика традиционно горячие.
ЕФС-1, подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже за прошедший год. Срок — не позднее 25 января. Сюда же по итогам года уходит подраздел 2.3 с данными о проведённой специальной оценке условий труда и обязательных медосмотрах — тоже до 25 января.
Росстат. Состав статистических форм зависит от того, попала ли организация в выборку — проверить это можно по ИНН в личном кабинете на сайте Росстата. С 1 января 2026 года введены обновлённые годовые формы: № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», № 1-Т (условия труда) о вредных условиях и компенсациях, формы по госслужащим и муниципальным служащим. Форма 7-травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профзаболеваниях» сдаётся ежегодно в окно с 20 февраля по 1 марта. Часть новых форм утверждена приказом Росстата от 22.07.2025 № 348 — под них придётся обновить конфигурацию 1С. В 2026 году Росстат к тому же объявил сплошное федеральное статистическое наблюдение, и под него попадает малый бизнес, который обычно отчитывался по сокращённому набору форм.
Готовить эти формы вручную — занятие на несколько дней. На наших проектах данные для подразделов 1.2 и 2.3 ЕФС-1 выгружаются из системы кадрового учёта автоматически: КЭДО ведёт историю кадровых событий по каждому работнику, и к закрытию года стаж уже посчитан. Это к вопросу о том, зачем кадровому учёту автоматизация — не ради красоты интерфейса, а ради того, чтобы январь не превращался в марафон по сверке.
Воинский учёт: отдельная пачка отчётов в военкомат
Воинский учёт обязаны вести все организации, а не только те, где есть военно-учётный стол. Если отдельного специалиста нет, обязанность по умолчанию ложится на кадровика. Состав сведений в военкомат: о приёме и увольнении военнообязанных и призывников — в течение установленного срока после события; ежегодно до 1 ноября — списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт; сверка сведений личных карточек с военкоматом — по утверждённому им графику. С 2025-2026 годов работает цифровой Реестр воинского учёта, и часть взаимодействия с военкоматом переходит в электронный вид, но обязанность сдавать сведения никуда не делась.
Штрафы тут кусаются сильнее, чем по обычной кадровке. За нарушения воинского учёта санкции для должностных лиц по ряду статей доходят до 500 000 руб. — это уже не «некоторые неудобства», а ощутимый удар по бюджету.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Воинский учёт многие эйчары держат за второстепенную тему, пока не приходит проверка. А там штрафы такие, что мало не покажется. Я бы советовала вести карточки воинского учёта в той же системе, что и основной кадровый учёт, а не на отдельных бумажках в шкафу. По-старому, с папками, эту тему уже не вытянуть — объём сведений вырос.»
Образцы кадровых документов для подготовки отчётности
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Штатное расписание | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Лицевой счёт работника (Т-34) | Скачать |
| Бланк расчётного листка по зарплате 2026 | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение об оплате труда и премировании | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) | Скачать |
Отчёты по запросу и нерегулярные формы
Кроме календарных форм есть отчёты, которые возникают только при определённом событии. Игнорировать их опаснее всего — про них как раз и забывают, потому что сдаются они редко.
В центр занятости работодатель подаёт отдельные сведения при принятии решения о сокращении численности или штата и возможном расторжении трудовых договоров, при введении режима неполного рабочего дня или недели, при простое, при банкротстве и ликвидации, при переводе сотрудников на дистанционную работу. Все эти формы действуют в редакции приказа Минтруда № 195н.
В Росстат при наступлении события сдаётся форма № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» — на второй рабочий день после окончания отчётного месяца, но только если забастовка реально была. Периодически Росстат запрашивает форму 1-кадры о повышении квалификации и профподготовке работников — такие формы приходят не каждый год, а раз в два-три года, и узнаёшь о них из уведомления статоргана.
Нерегулярные отчёты в ЦЗН при сокращении или простое — это та зона, где кадровики чаще всего ловят предписания: форму либо подают не в срок, либо вообще пропускают, потому что раньше с таким не сталкивались. Если у вас намечается сокращение или вы переводите часть штата на неполную неделю, лучше заранее свести все сроки и формы в один регламент — в сервисе Азбуха мы делаем это в рамках настройки кадрового документооборота.
Внутренняя отчётность кадровика для руководства
Помимо государственной отчётности кадровик готовит внутренние отчёты — их никто не регламентирует законом, но без них HR-функция превращается в чёрный ящик. Что обычно уходит наверх: численность и движение персонала (приём, увольнение, переводы), показатель текучки по подразделениям, исполнение графика отпусков, динамика ФОТ, статистика по вакансиям и срокам закрытия, причины увольнений. Периодичность диктует руководитель — кто-то хочет цифры ежемесячно, кто-то по итогам квартала.
Тут вылезает разница между отделом кадров и HR-департаментом. Кадровик старой школы сдаёт государственные формы и закрывает первичку. HR нового поколения добавляет к этому аналитику: считает стоимость найма, доходимость кандидатов, eNPS, прогнозирует кадровый голод. Эти данные нельзя собрать вручную из стопки бумаг — нужна система, которая накапливает кадровые события и отдаёт их в виде дашбордов.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Когда меня спрашивают, чем кадровик отличается от эйчара, я отвечаю просто: кадровик сдаёт ЕФС-1, а эйчар ещё и объясняет гендиру, почему текучка в проде 30% и сколько денюжек компания на этом теряет. Вторую часть без нормальной системы учёта не вытянуть — в Excel ты эти цифры будешь собирать неделю и всё равно с косяками.»
Как составить календарь отчётности кадровика на год: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите состав форм под вашу организацию: численность, наличие вредных условий труда, военнообязанных, квоты для инвалидов. От этого зависит, какие формы вообще к вам применимы.
- Шаг 2. Проверьте на сайте Росстата по ИНН, попали ли вы в статистическую выборку и какие формы запросил статорган в этом году.
- Шаг 3. Выпишите все формы в таблицу с тремя столбцами: ведомство, форма, срок. Разнесите по периодичности — событийные, ежемесячные, квартальные, годовые.
- Шаг 4. Перенесите дедлайны в календарь и поставьте напоминания за 3 рабочих дня до каждого срока. Для событийных форм (приём, увольнение) заложите правило «подаём на следующий рабочий день».
- Шаг 5. Назначьте ответственного за каждую форму — в идеале закрепите это в локальном акте. Раз в квартал сверяйте факт сдачи с календарём.
Типичные ошибки и цена пропуска отчёта
Ошибки в отчётности стоят денег, и часто — из кармана должностного лица. Разберу три самых дорогих.
Ошибка первая: копят ЕФС-1 по приёму и увольнению. Кадровик принимает человека, ставит задачу «сдам в конце месяца вместе с остальным» — и пропускает срок «следующий рабочий день». Делают так ради экономии времени, чтобы не дёргать систему каждый день. Цена: штраф по ст. 15.33.2 КоАП на должностное лицо за каждое непредставленное вовремя сведение.
Ошибка вторая: игнорируют воинский учёт. Мотив тот же — кажется, что это формальность, которую никто не проверяет. До первой проверки. Цена: для должностных лиц санкции по воинскому учёту доходят до 500 000 руб.
Ошибка третья: пропускают нерегулярные формы в ЦЗН. Сократили человека, а сведения в службу занятости не подали, потому что раньше не сталкивались. Цена: предписание и штраф по ст. 5.27 КоАП — для организаций он доходит до 50 000 руб., при повторе больше.
| Нарушение | Норма | Размер |
|---|---|---|
| Несдача персонифицированных сведений в СФР | ст. 15.33.2 КоАП | на должностное лицо |
| Нарушение трудового законодательства | ст. 5.27 КоАП | до 50 000 руб. |
| Нарушения воинского учёта | гл. 21 КоАП | до 500 000 руб. |
| Непредставление статистики в Росстат | ст. 13.19 КоАП | на организацию |
Стоимость автоматизации кадрового учёта и отчётности
Когда форм много, а кадровик один, спасает автоматизация: система ведёт историю кадровых событий и выгружает данные для отчётов. Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и количества юрлиц. Для подготовки отчётности ключевой модуль — кадровый электронный документооборот, который держит первичку в порядке. Вот актуальные тарифы сервиса Азбуха.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО «Лайт» (до 70 человек) | 490 ₽/сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбука.КЭДО «Стандарт» (70-500 человек) | 390 ₽/сотрудника в год | интеграция с 1С:ЗУП |
| Азбука.КЭДО «Корпоративный» (от 500 человек) | от 290 ₽/сотрудника в год | on-premise, УКЭП |
| Минимальная сумма договора (Лайт, 70 чел.) | 34 300 ₽/год | — |
| Азбука.HCM «Старт» (от 50 человек) | от 8 900 ₽/мес. | Подбор + КЭДО + Адаптация |
| Азбука.HCM «Бизнес» (от 100 человек) | от 24 900 ₽/мес. | + Обучение и Пульс |
Точная сумма зависит от численности персонала, числа юрлиц и набора подключаемых модулей. Расширенная настройка бизнес-процессов идёт отдельно — от 50 000 ₽, нетиповая доработка интеграции с 1С:ЗУП — от 30 000 ₽. Сориентироваться по итоговому бюджету помогут актуальные цены сервиса Азбуха с онлайн-калькулятором под вашу численность.
Заключение
Отчётность кадровика — это не разовая задача, а годовой цикл с привязкой к событиям и календарю. Событийные формы ЕФС-1 подаются на следующий рабочий день, ежемесячные персонифицированные сведения — до 25-го числа, квартальные и годовые формы — к своим срокам, плюс воинский учёт и нерегулярные отчёты в ЦЗН. Собранный заранее календарь с напоминаниями и порядок в первичке снимают большую часть рисков. А там, где форм слишком много для ручного ведения, выручает автоматизация кадрового учёта — данные для отчётов собираются сами, и январь перестаёт быть авралом.
Часто задаваемые вопросы
Какие отчёты кадровик сдаёт ежемесячно?
В какой срок подавать ЕФС-1 при приёме на работу?
Когда сдаётся годовой ЕФС-1 по стажу?
Какие квартальные отчёты готовит кадровая служба?
Как узнать, какие формы Росстата сдавать?
Обязан ли кадровик вести воинский учёт?
Что грозит за пропуск срока сдачи отчёта?
Какие отчёты подаются в центр занятости?
Какие отчёты сдаются по запросу, а не по календарю?
Какой нормативный акт регулирует форму ЕФС-1 в 2026 году?
Можно ли автоматизировать подготовку кадровой отчётности?
Какие внутренние отчёты кадровик делает для руководства?
Годовой цикл отчётности кадровика — это десятки форм с разными адресатами и сроками: ЕФС-1 на следующий рабочий день, персонифицированные сведения до 25-го числа, квартальные и годовые формы, воинский учёт и нерегулярные отчёты в ЦЗН. Когда штат растёт, держать всё это вручную становится дорого — один пропущенный срок перекрывает годовую экономию на софте.
Сервис Азбуха автоматизирует кадровый учёт и документооборот: система ведёт историю кадровых событий по каждому работнику, выгружает данные для ЕФС-1 и персонифицированных сведений, интегрируется с 1С:ЗУП и порталом «Работа в России». Мы помогли сотням компаний навести порядок в первичке и закрыть годовую отчётность без авралов в январе. На проектах внедрения мы отдельно собираем для клиента календарь сдачи под его численность и юрлица.
