Кадровые приказы — это распорядительные документы, которые фиксируют все решения работодателя по конкретным работникам: приём, перевод, отпуск, командировку, поощрение, дисциплинарное взыскание, увольнение. В этой статье разберём, чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, какие виды приказов относят к группе по личному составу, какие у них реквизиты, сроки хранения по Перечню Росархива и как их подписывают в электронном виде. После прочтения вы перестанете путать, куда отнести приказ о премии, а куда — о графике отпусков, и сможете правильно разложить документы по срокам хранения.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое кадровый приказ и зачем нужна классификация
Приказ — это правовой акт руководителя, обязательный для исполнения. В любой компании за год набегает ворох таких документов, и все они делятся на три большие группы. По основной деятельности — про работу организации в целом: утверждение положений, создание комиссий, открытие обособленных подразделений. По административно-хозяйственным вопросам — про эксплуатацию зданий, транспорт, связь, внутренний распорядок. И по личному составу — те самые кадровые приказы, которые касаются конкретного человека: его трудоустройства, движения внутри штата, оплаты, отдыха и расставания с компанией.
Зачем вообще делить? Не из любви к бюрократии. Деление пришло в практику из нормативных актов про сроки хранения. У разных групп приказов разные сроки, и хранить их нужно раздельно. Если свалить приказ о приёме на работу и приказ о покупке кулера в одну папку, то при проверке или при передаче дел в архив начнётся затык. Поэтому классификация — это не теория, а рабочий инструмент кадровика, от которого зависит, найдёте ли вы нужную бумагу через 20 лет, когда бывший сотрудник придёт за справкой для пенсии.
В практике Азбуха мы видим эту путаницу почти на каждом проекте: кадровики уверенно оформляют приказы, но плавают в вопросе, к какой группе документ отнести и сколько его хранить. А это влияет на номенклатуру дел и на регистрацию.
Чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности
Граница проходит по объекту. Кадровый приказ всегда адресный — он про конкретного работника или группу работников. Приказ по основной деятельности — про организацию, процесс, структуру. Простой тест: если в приказе фигурирует фамилия сотрудника и решается вопрос его трудовых отношений, скорее всего это приказ по личному составу.
Хотя есть пограничные случаи, которые сбивают с толку. Приказ об утверждении графика отпусков — это приказ по основной деятельности, а не кадровый, хотя график касается всех работников. А вот приказ о предоставлении конкретного отпуска Иванову по этому графику — уже кадровый. То же со штатным расписанием: приказ о его утверждении идёт по основной деятельности, а приказ о переводе работника на новую должность из этого расписания — по личному составу. Логику тут искать бессмысленно в каждом отдельном случае, проще запомнить разницу: общее регулирование — основная деятельность, конкретное лицо — личный состав.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый косяк, который я вижу у новичков — утверждение графика отпусков оформляют как приказ по личному составу. А это приказ по основной деятельности. Допник тут простой: график — это про порядок, а не про человека. Зато сам отпуск конкретному Петрову — уже личный состав. Запомнили один раз и больше не путаемся.»
Что относится к кадровым приказам: полная классификация с примерами
Распорядительные документы, которые признаются разновидностями приказов по личному составу, перечислены в пункте 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. На практике видов приказов гораздо больше, чем в перечне, но костяк такой.
Приказы о трудоустройстве и движении кадров:
- о приёме на работу (унифицированная форма Т-1, на группу — Т-1а);
- о переводе на другую работу (форма Т-5, Т-5а);
- о перемещении внутри организации;
- о совмещении должностей и расширении зон обслуживания;
- об установлении неполного рабочего времени;
- о прекращении трудового договора, то есть об увольнении (форма Т-8, Т-8а).
Приказы об оплате и стимулировании:
- об установлении и изменении оклада, надбавок, доплат;
- о премировании (форма Т-11, Т-11а);
- о материальной помощи;
- о работе сверхурочно, в выходные и праздники с оплатой.
Приказы о времени отдыха и отсутствии:
- о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска конкретному работнику (форма Т-6, Т-6а);
- о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, учебного, по уходу за ребёнком;
- об отзыве из отпуска;
- о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а).
Приказы о дисциплине и поощрениях:
- о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор);
- о снятии взыскания;
- о поощрении, награждении, объявлении благодарности.
Сюда же добавляют приказы об изменении персональных данных (например, о смене фамилии), о присвоении разрядов и категорий, об аттестации конкретных работников, о наставничестве. Я думаю, проще держать под рукой готовый перечень видов, чем каждый раз решать заново.
Как определить, к какой группе относится приказ: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Посмотрите на предмет приказа. Если решается вопрос конкретного работника (его приём, перевод, оплата, отпуск, увольнение) — это приказ по личному составу.
- Шаг 2. Если приказ регулирует деятельность организации в целом, утверждает документ или создаёт орган (комиссию, отдел) — это приказ по основной деятельности.
- Шаг 3. Если приказ касается зданий, транспорта, снабжения, хозяйственного обеспечения — это приказ по административно-хозяйственным вопросам.
- Шаг 4. Сверьтесь с пунктом 434 Перечня Росархива № 236 — там приведены типовые виды кадровых приказов.
- Шаг 5. Определите срок хранения по Перечню и занесите приказ в нужную номенклатурную папку: 50 лет, 5 лет или 3 года.
Реквизиты кадрового приказа: что должно быть в документе
Унифицированные формы (Т-1, Т-5, Т-8 и прочие из Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1) с 1 января 2013 года необязательны. Компания вправе разработать свои бланки и закрепить их учётной политикой. Но реквизиты приказа от этого никуда не делись — без них документ можно оспорить.
Обязательный набор: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту (о чём приказ), сам текст с распорядительной частью, основание (со ссылкой на документ — заявление работника, докладную, трудовой договор), подпись руководителя или уполномоченного лица, отметка об ознакомлении работника. По статье 68 Трудового кодекса приказ о приёме объявляют работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. По статье 84.1 — с приказом об увольнении работника тоже знакомят под роспись.
Многие реквизиты регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Он носит рекомендательный характер для коммерческих компаний, но налоговая и суды смотрят на оформление пристально, так что отступать от него без нужды не стоит.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Основание в приказе — это та деталь, на которой сыпятся даже опытные кадровики. Приказ без ссылки на документ-основание висит в воздухе. Откуда взялся отпуск? Где заявление? Когда приходит инспектор онлайнинспекции, он первым делом смотрит цепочку: заявление — приказ — ознакомление. Порвётся в одном месте — и весь документ под вопросом.»
Сроки хранения кадровых приказов по Перечню Росархива
Сроки хранения установлены статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. У кадровых приказов три разных срока, и от того, к какому виду относится конкретный приказ, зависит, сколько лет он пролежит в архиве.
| Срок хранения | Какие приказы |
|---|---|
| 50 лет (75 лет, если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года) | Приём, перевод, совмещение, увольнение, оплата, длительные и социальные отпуска, премии — всё, что влияет на стаж и состав сведений о трудовой деятельности |
| 5 лет | Ежегодные оплачиваемые отпуска, краткосрочные внутрироссийские командировки, дежурства, а также (по письму Росархива) сверхурочная работа и работа в выходные — то, что на страховой стаж не влияет |
| 3 года | Приказы о применении дисциплинарного взыскания |
Важный нюанс: началом срока считается не дата издания приказа, а 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством. То есть приказ от марта 2026 года начинает свой 50-летний отсчёт с 1 января 2027 года. Из-за этой мелочи компании регулярно ошибаются при уничтожении документов и попадают на нарушение. Подробные правила хранения и уничтожения можно посмотреть на сайте Роструда через сервис онлайнинспекция.рф, где есть разъяснения по кадровому делопроизводству.
Раздельное хранение приказов с тремя разными сроками, сшивы по годам, описи и экспертиза ценности — тот этап, где ручная номенклатура чаще всего рассыпается. В электронном архиве сроки и категории проставляются автоматически при регистрации, и проблема снимается. Если хотите разобраться, как это устроено в системе КЭДО:
Образцы кадровых приказов и сопутствующих документов
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе работника (форма Т-5) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Скачать |
| Заявление на увольнение (основание для приказа) | Скачать |
| График отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13) | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
| Должностная инструкция | Скачать |
Кто издаёт кадровые приказы в организации
Издаёт приказ работодатель в лице руководителя — именно он подписывает документ. Готовит проект приказа кадровая служба, а в небольших компаниях нередко бухгалтер или сам директор. Право подписи можно передать другому лицу по доверенности или приказу о наделении полномочиями — тогда приказы подписывает, например, директор по персоналу или начальник кадровой.
За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний выстроить кадровые процессы, и в каждом втором проекте всплывает один и тот же вопрос: можно ли линейному руководителю самому издавать приказы на своих подчинённых. Нет, нельзя без оформленного делегирования. Приказ от лица, у которого нет полномочий, ничтожен, и при споре работник легко это докажет.
Регистрация и журнал учёта кадровых приказов
Приказ вступает в силу после регистрации — то есть присвоения номера и внесения в журнал. Перечень Росархива № 236 предписывает вести учёт кадровой документации отдельно от остальной. Это значит, что приказы по личному составу регистрируются в своём журнале, а приказы по основной деятельности — в другом. Унифицированной формы журнала нет, компания разрабатывает его сама.
Нумерация обычно идёт с буквенным индексом, чтобы не путать группы: например, № 15-к для кадровых, № 15-лс для приказов по личному составу длительного хранения, № 15-од для основной деятельности. Индекс компания выбирает сама и закрепляет в инструкции по делопроизводству. Главное — не сваливать все приказы в один сквозной журнал, иначе при архивации придётся разгребать кашу.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Отдельный журнал на кадровые приказы — это не прихоть, а требование Перечня. Я думаю, половина штрафов при проверках идёт именно отсюда: всё в куче, нумерация сквозная, и непонятно, какой приказ к какому сроку хранения относится. Заведите хотя бы три книги учёта и буквенные индексы — и забудете про эту головную боль.»
Можно ли подписывать кадровые приказы электронной подписью
Да, с 2021 года поправки в Трудовой кодекс легализовали кадровый электронный документооборот — статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Приказ можно создать, подписать и хранить в электронном виде без бумажного дубля. Вопрос только в том, какой подписью.
Со стороны работодателя приказ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — это требование к распорядительным документам. Со стороны работника, который знакомится с приказом, в большинстве случаев достаточно усиленной неквалифицированной подписи. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП ЕСИА через приложение Госключ — и тогда не нужно даже подписывать отдельное соглашение об использовании подписи. Сертификат УНЭП в Госключе выпускается дистанционно за пару минут, что снимает классическую боль с раздачей флешек и токенов на весь штат.
В сервисе Азбуха мы подключаем подписание приказов через УНЭП, УКЭП и ПЭП — в зависимости от вида документа. Для внутреннего ознакомления с приказом по личному составу хватает неквалифицированной подписи, и это совсем другие денюжки для работодателя, чем выпуск УКЭП на каждого сотрудника. Регистрация и проставление срока хранения происходят автоматически при создании приказа в системе.
Частые ошибки при оформлении кадровых приказов
Ошибка 1. Путают группу приказа. График отпусков утверждают приказом по личному составу вместо основной деятельности. Делают так по инерции — раз про отпуска, значит кадровое. Цена ошибки: неверная номенклатура дел, неправильный срок хранения и замечание при проверке делопроизводства.
Ошибка 2. Нет основания в приказе. Издают приказ об отпуске или о премии без ссылки на заявление, докладную или решение. Так делают ради скорости. Цена ошибки: при трудовом споре работник заявляет, что приказ издан произвольно, и оспаривает его в суде — а у работодателя нет цепочки документов.
Ошибка 3. Срывают срок ознакомления. С приказом о приёме знакомят позже трёх дней, как требует статья 68 ТК РФ, или вообще забывают про роспись работника. Мотив тот же — текучка, забыли, отложили. Цена ошибки: нарушение трудового законодательства и риск штрафа по статье 5.27 КоАП.
Ошибка 4. Хранят приказы вперемешку. Дисциплинарные приказы (3 года), отпускные (5 лет) и приказы о приёме (50 лет) лежат в одной папке. Делают для удобства — всё под рукой. Цена ошибки: при уничтожении документов по короткому сроку рискуют выкинуть то, что должно храниться полвека, и потом не смогут выдать справку бывшему работнику.
Мы на проектах закладываем 2-3 дня на разбор номенклатуры приказов перед запуском электронного документооборота. Это экономит клиенту недели на устранении грабель, когда система уже работает, а документы разложены неправильно.
Стоимость перехода на электронное оформление кадровых приказов
Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для кадровых приказов ключевой модуль — КЭДО, где приказы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде с автоматической регистрацией и проставлением срока хранения.
| Тариф | Стоимость | Для кого |
|---|---|---|
| КЭДО «Лайт» (договоры, приказы, заявления, расчётные листки, подписание через УНЭП) | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| КЭДО «Стандарт» (конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграция с 1С:ЗУП) | 390 ₽/сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| КЭДО «Корпоративный» (on-premise, УКЭП, доказательная база для разбора конфликтов) | от 290 ₽/сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО (минимальный вход) | от 290 ₽/год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
Минимальная сумма договора — 34 300 ₽ в год (тариф «Лайт» на 70 сотрудников). Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее и рассчитать стоимость под ваш штат.
Вывод
Кадровые приказы — это приказы по личному составу, которые фиксируют решения по конкретным работникам. Они отделяются от приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, регистрируются в собственном журнале и хранятся раздельно по срокам: 50 лет, 5 лет или 3 года в зависимости от вида. Грамотная классификация бережёт компанию от ошибок при архивации и от замечаний при проверке. Перевод приказов в электронный вид снимает большую часть рутины: регистрация, проставление срока хранения и подпись происходят в системе автоматически.
Часто задаваемые вопросы
Чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности?
Каким нормативным актом определены виды кадровых приказов?
Сколько лет нужно хранить кадровые приказы?
Обязательно ли использовать унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-8?
Относится ли приказ о премировании к кадровым приказам?
В какой срок работника знакомят с приказом о приёме на работу?
Нужно ли регистрировать кадровые приказы в отдельном журнале?
Какой подписью подписывают кадровый приказ в электронном виде?
График отпусков — это приказ по личному составу или по основной деятельности?
Кто имеет право подписывать кадровые приказы?
Можно ли вести кадровые приказы только в электронном виде без бумаги?
С какой даты начинается отсчёт срока хранения приказа?
Вы разобрались, какие приказы относятся к кадровым, как их классифицировать и сколько хранить. Дальше начинается рутина: завести отдельные журналы, проставить сроки, разложить документы по номенклатуре, организовать ознакомление работников в срок. Сервис Азбуха помогает компаниям выстроить этот процесс в электронном виде: приказы создаются по готовым шаблонам, регистрируются автоматически, подписываются через УНЭП и УКЭП, а срок хранения и категория проставляются системой при создании документа.
Мы работали с компаниями от небольших коллективов до штата в несколько тысяч человек, с географией дистанционных сотрудников по всей стране. Модуль КЭДО интегрируется с 1С:ЗУП, Битрикс24 и порталом «Работа в России», поддерживает подписание через Госключ и хранит доказательную базу для разбора трудовых споров. Пробный период — 30 дней с полным функционалом.
