Кадровые приказы — это распорядительные документы, которые фиксируют все решения работодателя по конкретным работникам: приём, перевод, отпуск, командировку, поощрение, дисциплинарное взыскание, увольнение. В этой статье разберём, чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, какие виды приказов относят к группе по личному составу, какие у них реквизиты, сроки хранения по Перечню Росархива и как их подписывают в электронном виде. После прочтения вы перестанете путать, куда отнести приказ о премии, а куда — о графике отпусков, и сможете правильно разложить документы по срокам хранения.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Коротко: что относится к кадровым приказам
К кадровым приказам (приказам по личному составу) относятся приказы о приёме на работу, переводе, перемещении, совмещении, установлении и изменении оклада, премировании, предоставлении отпуска конкретному работнику, направлении в командировку, применении и снятии дисциплинарного взыскания, поощрении, изменении персональных данных и увольнении. Приказы об утверждении графика отпусков, штатного расписания, положений, о создании комиссий и назначении ответственных — это приказы по основной деятельности. Приказы про здания, транспорт и снабжение — административно-хозяйственные. Сроки хранения: 50 лет, 5 лет или 3 года в зависимости от вида. Ниже — таблица-определитель по каждому виду приказа.
Формулировка для инструкции по делопроизводству:
Что такое кадровый приказ и зачем нужна классификация
Приказ — это правовой акт руководителя, обязательный для исполнения. В любой компании за год набегает ворох таких документов, и все они делятся на три большие группы. По основной деятельности — про работу организации в целом: утверждение положений, создание комиссий, открытие обособленных подразделений. По административно-хозяйственным вопросам — про эксплуатацию зданий, транспорт, связь, внутренний распорядок. И по личному составу — те самые кадровые приказы, которые касаются конкретного человека: его трудоустройства, движения внутри штата, оплаты, отдыха и расставания с компанией.
Зачем вообще делить? Не из любви к бюрократии. Деление пришло в практику из нормативных актов про сроки хранения. У разных групп приказов разные сроки, и хранить их нужно раздельно. Если свалить приказ о приёме на работу и приказ о покупке кулера в одну папку, то при проверке или при передаче дел в архив начнётся затык. Поэтому классификация — это не теория, а рабочий инструмент кадровика, от которого зависит, найдёте ли вы нужную бумагу через 20 лет, когда бывший сотрудник придёт за справкой для пенсии.
В практике Азбуха мы видим эту путаницу почти на каждом проекте: кадровики уверенно оформляют приказы, но плавают в вопросе, к какой группе документ отнести и сколько его хранить. А это влияет на номенклатуру дел и на регистрацию.
Отдельно про распоряжения. Распоряжение — это тоже распорядительный акт, но издают его обычно по оперативным вопросам и на ограниченный срок, а полномочия на его издание чаще есть у заместителей и руководителей подразделений. По личному составу издают именно приказы: приём, перевод и увольнение оформляют приказом, потому что этот документ подтверждает стаж и попадает в архив. Если организация всё же оформляет кадровые решения распоряжениями, Перечень Росархива приравнивает их к приказам: срок хранения и порядок регистрации у них те же самые, 50 лет для распоряжений о приёме, переводе и увольнении. Смешивать приказы и распоряжения в одном журнале нельзя.
Чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности
Граница проходит по объекту. Кадровый приказ всегда адресный — он про конкретного работника или группу работников. Приказ по основной деятельности — про организацию, процесс, структуру. Простой тест: если в приказе фигурирует фамилия сотрудника и решается вопрос его трудовых отношений, скорее всего это приказ по личному составу.
Хотя есть пограничные случаи, которые сбивают с толку. Приказ об утверждении графика отпусков — это приказ по основной деятельности, а не кадровый, хотя график касается всех работников. А вот приказ о предоставлении конкретного отпуска Иванову по этому графику — уже кадровый. То же со штатным расписанием: приказ о его утверждении идёт по основной деятельности, а приказ о переводе работника на новую должность из этого расписания — по личному составу. Логику тут искать бессмысленно в каждом отдельном случае, проще запомнить разницу: общее регулирование — основная деятельность, конкретное лицо — личный состав.
Определитель: к какому виду отнести приказ, сколько хранить и какой индекс поставить
| Ситуация | Группа | Срок хранения | Индекс |
|---|---|---|---|
| Приём на работу конкретного работника | По личному составу | 50 лет | -к / -лс |
| Перевод на другую должность | По личному составу | 50 лет | -к / -лс |
| Премия работнику | По личному составу | 50 лет | -к / -лс |
| Ежегодный отпуск конкретному работнику | По личному составу | 5 лет | -о |
| Командировка внутри России | По личному составу | 5 лет | -о / -км |
| Дисциплинарное взыскание | По личному составу | 3 года | -д |
| Увольнение работника | По личному составу | 50 лет | -к / -лс |
| Утверждение графика отпусков | По основной деятельности | постоянно | -од |
| Утверждение штатного расписания | По основной деятельности | постоянно | -од |
| Назначение ответственного за охрану труда, пожарную безопасность, обработку персональных данных | По основной деятельности | постоянно | -од |
| Смена фамилии работника | По личному составу | 50 лет | -к / -лс |
| Аренда помещения, закупка техники, транспорт | Административно-хозяйственные | 5 лет | -ах |
Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность, охрану труда или обработку персональных данных путают с кадровым чаще всего: в нём есть фамилия, но решается вопрос организации процесса, а не трудовых отношений работника. Это приказ по основной деятельности с постоянным сроком хранения.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый косяк, который я вижу у новичков — утверждение графика отпусков оформляют как приказ по личному составу. А это приказ по основной деятельности. Допник тут простой: график — это про порядок, а не про человека. Зато сам отпуск конкретному Петрову — уже личный состав. Запомнили один раз и больше не путаемся.»
Что относится к кадровым приказам: полная классификация с примерами
Распорядительные документы, которые признаются разновидностями приказов по личному составу, перечислены в пункте 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. На практике видов приказов гораздо больше, чем в перечне, но костяк такой.
Приказы о трудоустройстве и движении кадров:
- о приёме на работу (унифицированная форма Т-1, на группу — Т-1а);
- о переводе на другую работу (форма Т-5, Т-5а);
- о перемещении внутри организации;
- о совмещении должностей и расширении зон обслуживания;
- об установлении неполного рабочего времени;
- о прекращении трудового договора, то есть об увольнении (форма Т-8, Т-8а).
Приказы об оплате и стимулировании:
- об установлении и изменении оклада, надбавок, доплат;
- о премировании (форма Т-11, Т-11а);
- о материальной помощи;
- о работе сверхурочно, в выходные и праздники с оплатой.
Приказы о времени отдыха и отсутствии:
- о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска конкретному работнику (форма Т-6, Т-6а);
- о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, учебного, по уходу за ребёнком;
- об отзыве из отпуска;
- о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а).
Приказы о дисциплине и поощрениях:
- о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор);
- о снятии взыскания;
- о поощрении, награждении, объявлении благодарности.
Сюда же добавляют приказы об изменении персональных данных (например, о смене фамилии), о присвоении разрядов и категорий, об аттестации конкретных работников, о наставничестве. Я думаю, проще держать под рукой готовый перечень видов, чем каждый раз решать заново.
Какие приказы относятся к основной деятельности: перечень
Приказы по основной деятельности регулируют работу организации как целого. Они не привязаны к трудовым отношениям конкретного работника, даже если в тексте есть фамилия. Хранятся постоянно, регистрируются в отдельном журнале и получают собственный индекс.
- об утверждении и изменении штатного расписания;
- об утверждении графика отпусков на год;
- об утверждении положений, инструкций, регламентов и других локальных нормативных актов — положения об оплате труда, о премировании, о защите персональных данных, инструкции по делопроизводству;
- о создании комиссий: аттестационной, экспертной, по расследованию несчастных случаев, по проведению инвентаризации;
- о назначении ответственных за охрану труда, пожарную безопасность, электрохозяйство, обработку персональных данных, ведение воинского учёта;
- о создании, реорганизации, переименовании и ликвидации подразделений и филиалов;
- о введении кадрового электронного документооборота и об утверждении положения о КЭДО;
- об установлении режима работы организации, о переносе рабочих дней внутри компании;
- об утверждении номенклатуры дел и о проведении экспертизы ценности документов.
Разница с кадровыми проще всего видна на паре примеров. Приказ об утверждении графика отпусков — основная деятельность, приказ о предоставлении отпуска Петровой — личный состав. Приказ об утверждении штатного расписания — основная деятельность, приказ о переводе Смирнова на новую должность из этого штатного — личный состав. Приказ о создании аттестационной комиссии — основная деятельность, приказ по итогам аттестации конкретного работника — личный состав. Приказ о введении КЭДО — основная деятельность, а согласие работника и приказ о его переводе на электронное взаимодействие живут уже в кадровой папке.
Как определить, к какой группе относится приказ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посмотрите на предмет приказа. Если решается вопрос конкретного работника (его приём, перевод, оплата, отпуск, увольнение) — это приказ по личному составу.
- Шаг 2. Если приказ регулирует деятельность организации в целом, утверждает документ или создаёт орган (комиссию, отдел) — это приказ по основной деятельности.
- Шаг 3. Если приказ касается зданий, транспорта, снабжения, хозяйственного обеспечения — это приказ по административно-хозяйственным вопросам.
- Шаг 4. Сверьтесь с пунктом 434 Перечня Росархива № 236 — там приведены типовые виды кадровых приказов.
- Шаг 5. Определите срок хранения по Перечню и занесите приказ в нужную номенклатурную папку: 50 лет, 5 лет или 3 года.
Реквизиты кадрового приказа: что должно быть в документе
Унифицированные формы (Т-1, Т-5, Т-8 и прочие из Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1) с 1 января 2013 года необязательны. Компания вправе разработать свои бланки и закрепить их учётной политикой. Но реквизиты приказа от этого никуда не делись — без них документ можно оспорить.
Обязательный набор: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту (о чём приказ), сам текст с распорядительной частью, основание (со ссылкой на документ — заявление работника, докладную, трудовой договор), подпись руководителя или уполномоченного лица, отметка об ознакомлении работника. По статье 68 Трудового кодекса приказ о приёме объявляют работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. По статье 84.1 — с приказом об увольнении работника тоже знакомят под роспись. Как эти реквизиты выглядят на готовом бланке и как оформить распорядительную часть, разобрано в материале про приказ по личному составу с реквизитами и образцом.
Многие реквизиты регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Он носит рекомендательный характер для коммерческих компаний, но налоговая и суды смотрят на оформление пристально, так что отступать от него без нужды не стоит.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Основание в приказе — это та деталь, на которой сыпятся даже опытные кадровики. Приказ без ссылки на документ-основание висит в воздухе. Откуда взялся отпуск? Где заявление? Когда приходит инспектор онлайнинспекции, он первым делом смотрит цепочку: заявление — приказ — ознакомление. Порвётся в одном месте — и весь документ под вопросом.»
Как изменить, отменить приказ и что такое выписка из приказа
Изданный и зарегистрированный приказ нельзя исправить ручкой, зачеркнуть или перепечатать задним числом. Изменения вносят только новым приказом: в нём указывают номер и дату исходного документа, какой пункт меняется и с какой даты действует новая редакция. Полная отмена оформляется так же — приказом о признании утратившим силу приказа № такой-то. Оба новых приказа регистрируются в том же журнале и хранятся столько же, сколько исходный.
Выписка из приказа — это дословное воспроизведение вводной и нужной части распорядительного текста с реквизитами и заверением. Её выдают работнику по письменному заявлению в трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ, а также запрашивают суды, ГИТ и Социальный фонд. Полностью копировать приказ, где фигурируют другие работники, при этом не нужно — в выписку попадает только относящийся к заявителю пункт.
Сроки хранения кадровых приказов по Перечню Росархива
Сроки хранения установлены статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. У кадровых приказов три разных срока, и от того, к какому виду относится конкретный приказ, зависит, сколько лет он пролежит в архиве.
| Срок хранения | Какие приказы |
|---|---|
| 50 лет (75 лет, если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года) | Приём, перевод, совмещение, увольнение, оплата, длительные и социальные отпуска, премии — всё, что влияет на стаж и состав сведений о трудовой деятельности |
| 5 лет | Ежегодные оплачиваемые отпуска, краткосрочные внутрироссийские командировки, дежурства, а также (по письму Росархива) сверхурочная работа и работа в выходные — то, что на страховой стаж не влияет |
| 3 года | Приказы о применении дисциплинарного взыскания |
Важный нюанс: началом срока считается не дата издания приказа, а 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством. То есть приказ от марта 2026 года начинает свой 50-летний отсчёт с 1 января 2027 года. Из-за этой мелочи компании регулярно ошибаются при уничтожении документов и попадают на нарушение. Подробные правила хранения и уничтожения можно посмотреть на сайте Роструда через сервис онлайнинспекция.рф, где есть разъяснения по кадровому делопроизводству.
Раздельное хранение приказов с тремя разными сроками, сшивы по годам, описи и экспертиза ценности — тот этап, где ручная номенклатура чаще всего рассыпается. В электронном архиве сроки и категории проставляются автоматически при регистрации, и проблема снимается. Если хотите разобраться, как это устроено в системе КЭДО:
Образцы кадровых приказов и сопутствующих документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Приказ о переводе работника (форма Т-5) | Скачать |
| Приказ о совмещении должностей | Скачать |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Скачать |
| Заявление на увольнение (основание для приказа) | Скачать |
| График отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
Кто издаёт кадровые приказы в организации
Издаёт приказ работодатель в лице руководителя — именно он подписывает документ. Готовит проект приказа кадровая служба, а в небольших компаниях нередко бухгалтер или сам директор. Право подписи можно передать другому лицу по доверенности или приказу о наделении полномочиями — тогда приказы подписывает, например, директор по персоналу или начальник кадровой. Кто именно готовит, визирует и подписывает документ в компаниях разного размера, подробно разобрано в статье про то, кто издаёт приказы в организации — кадры или руководитель.
За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний выстроить кадровые процессы, и в каждом втором проекте всплывает один и тот же вопрос: можно ли линейному руководителю самому издавать приказы на своих подчинённых. Нет, нельзя без оформленного делегирования. Приказ от лица, у которого нет полномочий, ничтожен, и при споре работник легко это докажет.
Регистрация и журнал учёта кадровых приказов
Приказ вступает в силу после регистрации — то есть присвоения номера и внесения в журнал. Перечень Росархива № 236 предписывает вести учёт кадровой документации отдельно от остальной. Это значит, что приказы по личному составу регистрируются в своём журнале, а приказы по основной деятельности — в другом. Унифицированной формы журнала нет, компания разрабатывает его сама.
Нумерация обычно идёт с буквенным индексом, чтобы не путать группы: например, № 15-к для кадровых, № 15-лс для приказов по личному составу длительного хранения, № 15-од для основной деятельности. Индекс компания выбирает сама и закрепляет в инструкции по делопроизводству. Главное — не сваливать все приказы в один сквозной журнал, иначе при архивации придётся разгребать кашу.
Что означают буквенные индексы приказов: к, лс, о, д, од
Индекс — это буквенное дополнение к порядковому номеру, которое показывает группу приказа и косвенно его срок хранения. Единого классификатора нет, организация выбирает обозначения сама и закрепляет их в инструкции по делопроизводству или в номенклатуре дел. На практике сложились такие обозначения:
- -к — приказы по личному составу краткой группы: приём, перевод, увольнение в компаниях, где не дробят нумерацию;
- -лс — приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет: приём, перевод, оплата, премии, увольнение;
- -о — отпуска и командировки, срок хранения 5 лет;
- -д — дисциплинарные взыскания, срок хранения 3 года;
- -од — приказы по основной деятельности;
- -ах — приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Разница между 15-к и 15-лс только в том, какую систему выбрала организация: где-то -к используют для всей кадровой группы, где-то -к оставляют за приказами с коротким сроком, а -лс — за пятидесятилетними. Оба варианта законны, важно описать выбранную систему в ЛНА и не менять её посреди года.
Готовая формулировка для инструкции по делопроизводству:
Короткие варианты для номенклатуры дел:
- Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение), 50 лет
- Приказы об отпусках и командировках, 5 лет
- Приказы о дисциплинарных взысканиях, 3 года
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Отдельный журнал на кадровые приказы — это не прихоть, а требование Перечня. Я думаю, половина штрафов при проверках идёт именно отсюда: всё в куче, нумерация сквозная, и непонятно, какой приказ к какому сроку хранения относится. Заведите хотя бы три книги учёта и буквенные индексы — и забудете про эту головную боль.»
Можно ли подписывать кадровые приказы электронной подписью
Да, с 2021 года поправки в Трудовой кодекс легализовали кадровый электронный документооборот — статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Приказ можно создать, подписать и хранить в электронном виде без бумажного дубля. Вопрос только в том, какой подписью.
Со стороны работодателя приказ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — это требование к распорядительным документам. Со стороны работника, который знакомится с приказом, в большинстве случаев достаточно усиленной неквалифицированной подписи. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП ЕСИА через приложение Госключ — и тогда не нужно даже подписывать отдельное соглашение об использовании подписи. Сертификат УНЭП в Госключе выпускается дистанционно за пару минут, что снимает классическую боль с раздачей флешек и токенов на весь штат.
В сервисе Азбуха мы подключаем подписание приказов через УНЭП, УКЭП и ПЭП — в зависимости от вида документа. Для внутреннего ознакомления с приказом по личному составу хватает неквалифицированной подписи, и это совсем другие денюжки для работодателя, чем выпуск УКЭП на каждого сотрудника. Регистрация и проставление срока хранения происходят автоматически при создании приказа в системе.
Частые ошибки при оформлении кадровых приказов
Ошибка 1. Путают группу приказа. График отпусков утверждают приказом по личному составу вместо основной деятельности. Делают так по инерции — раз про отпуска, значит кадровое. Цена ошибки: неверная номенклатура дел, неправильный срок хранения и замечание при проверке делопроизводства.
Ошибка 2. Нет основания в приказе. Издают приказ об отпуске или о премии без ссылки на заявление, докладную или решение. Так делают ради скорости. Цена ошибки: при трудовом споре работник заявляет, что приказ издан произвольно, и оспаривает его в суде — а у работодателя нет цепочки документов.
Ошибка 3. Срывают срок ознакомления. С приказом о приёме знакомят позже трёх дней, как требует статья 68 ТК РФ, или вообще забывают про роспись работника. Мотив тот же — текучка, забыли, отложили. Цена ошибки: нарушение трудового законодательства и риск штрафа по статье 5.27 КоАП.
Ошибка 4. Хранят приказы вперемешку. Дисциплинарные приказы (3 года), отпускные (5 лет) и приказы о приёме (50 лет) лежат в одной папке. Делают для удобства — всё под рукой. Цена ошибки: при уничтожении документов по короткому сроку рискуют выкинуть то, что должно храниться полвека, и потом не смогут выдать справку бывшему работнику.
Инспектор ГИТ на проверке смотрит в приказах три вещи: есть ли основание со ссылкой на документ, соблюдён ли срок ознакомления работника под роспись и ведётся ли регистрация раздельно по группам. Полный набор документов, который запрашивают на проверке, собран в чек-листе кадровых документов для проверки ГИТ.
Мы на проектах закладываем 2-3 дня на разбор номенклатуры приказов перед запуском электронного документооборота. Это экономит клиенту недели на устранении грабель, когда система уже работает, а документы разложены неправильно.
Стоимость перехода на электронное оформление кадровых приказов
Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для кадровых приказов ключевой модуль — КЭДО, где приказы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде с автоматической регистрацией и проставлением срока хранения.
| Тариф | Стоимость | Для кого |
|---|---|---|
| КЭДО «Лайт» (договоры, приказы, заявления, расчётные листки, подписание через УНЭП) | 490 ₽/сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| КЭДО «Стандарт» (конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграция с 1С:ЗУП) | 390 ₽/сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| КЭДО «Корпоративный» (on-premise, УКЭП, доказательная база для разбора конфликтов) | от 290 ₽/сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО (минимальный вход) | от 290 ₽/год за сотрудника | Пробный период 30 дней |
Минимальная сумма договора — 34 300 ₽ в год (тариф «Лайт» на 70 сотрудников). Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее и рассчитать стоимость под ваш штат.
Вывод
Кадровые приказы — это приказы по личному составу, которые фиксируют решения по конкретным работникам. Они отделяются от приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, регистрируются в собственном журнале и хранятся раздельно по срокам: 50 лет, 5 лет или 3 года в зависимости от вида. Грамотная классификация бережёт компанию от ошибок при архивации и от замечаний при проверке. Перевод приказов в электронный вид снимает большую часть рутины: регистрация, проставление срока хранения и подпись происходят в системе автоматически.
Читайте также по теме:
- Виды оценки труда работника: 9 методов и их последствия
- Компетенции специалистов: что ценит работодатель в 2026
- Подготовка и аттестация работников: порядок в 2026 году
- Как выбрать образовательный центр: 7 критериев проверки
- Аттестация труда работников: что она даёт работодателю
Часто задаваемые вопросы
Чем кадровый приказ отличается от приказа по основной деятельности?
Кадровый приказ касается конкретного работника: приём, перевод, отпуск, увольнение, премия. Приказ по основной деятельности регулирует работу организации в целом: утверждение положений, графиков, штатного расписания, создание комиссий. Пример пограничного случая: приказ об утверждении графика отпусков — по основной деятельности, а приказ о предоставлении отпуска конкретному работнику — кадровый.
Каким нормативным актом определены виды кадровых приказов?
Перечень видов приказов по личному составу приведён в пункте 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот же документ устанавливает сроки их хранения. На практике видов приказов больше, чем в перечне, но он задаёт базовую классификацию.
Сколько лет нужно хранить кадровые приказы?
Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате и длительных отпусках хранят 50 лет (75 лет, если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года). Приказы о ежегодных отпусках, краткосрочных командировках, дежурствах, сверхурочной работе — 5 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Относится ли приказ о премировании к кадровым приказам?
Да, приказ о премировании конкретного работника или группы работников — это приказ по личному составу. Он относится к группе с длительным сроком хранения (50 лет), поскольку влияет на сведения об оплате труда. А вот общее положение о премировании — это локальный нормативный акт, который утверждается приказом по основной деятельности.
В какой срок работника знакомят с приказом о приёме на работу?
По статье 68 ТК РФ приказ о приёме на работу объявляют работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. С приказом об увольнении работника знакомят под роспись по статье 84.1 ТК РФ. В электронном виде ознакомление фиксируется подписью работника в системе КЭДО.
Нужно ли регистрировать кадровые приказы в отдельном журнале?
Да. Перечень Росархива № 236 предписывает вести учёт кадровой документации отдельно от остальной. Приказы по личному составу регистрируют в своём журнале, отдельно от приказов по основной деятельности. Унифицированной формы журнала нет — компания разрабатывает его сама и закрепляет нумерацию с буквенными индексами в инструкции по делопроизводству.
С какой даты начинается отсчёт срока хранения приказа?
Срок хранения отсчитывается не с даты издания приказа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством. Например, приказ, изданный в 2026 году, начинает 50-летний срок хранения с 1 января 2027 года. Эту деталь часто упускают, из-за чего ошибаются при уничтожении документов.
Распоряжения по личному составу — что к ним относится?
К распоряжениям по личному составу относят те же вопросы, что и к приказам: приём, перевод, отпуск, командировку, поощрение, взыскание, увольнение. Разница в форме документа и в том, кто его издаёт: распоряжения чаще подписывают заместители руководителя и начальники подразделений по оперативным вопросам. По срокам хранения Перечень Росархива № 236 приравнивает распоряжения к приказам: 50 лет для решений о приёме, переводе, оплате и увольнении, 5 лет для отпусков и командировок. Регистрируют их в отдельном журнале, не смешивая с приказами.
Какие приказы относятся к основной деятельности?
К приказам по основной деятельности относятся приказы об утверждении штатного расписания, графика отпусков, положений и инструкций, о создании комиссий, назначении ответственных за охрану труда и пожарную безопасность, о создании и ликвидации подразделений, о введении КЭДО, об утверждении номенклатуры дел. Они регулируют работу организации в целом, хранятся постоянно и регистрируются в отдельном журнале с индексом -од.
Что такое приказ в организации простыми словами?
Приказ — это письменное решение руководителя, обязательное для исполнения работниками. У него есть номер, дата, текст с распоряжением, основание и подпись руководителя. Приказ издаётся единолично, вступает в силу с момента регистрации или с даты, указанной в тексте, и отменяется только другим приказом. Устное указание руководителя приказом не является и в архив не попадает.
Приказ — это какой вид документа?
Приказ относится к организационно-распорядительным документам. По содержанию их делят на три группы: по личному составу, по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Оформление регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016, сроки хранения — Перечень Росархива от 20.12.2019 № 236 и статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Приказы по основной деятельности — это какие приказы, перечень
Перечень включает приказы об утверждении локальных нормативных актов, штатного расписания и графика отпусков, о создании комиссий, о назначении ответственных лиц, об изменении структуры организации, о введении электронного кадрового документооборота, об установлении режима работы, об утверждении номенклатуры дел. Все они хранятся постоянно, пока организация существует, и передаются в архив при ликвидации.
Как отменить или изменить уже изданный приказ?
Только новым приказом. В нём указывают номер и дату исходного приказа, какой пункт изменяется или признаётся утратившим силу, и с какой даты действует новая редакция. Исправлять текст в подписанном приказе, переоформлять его задним числом или изымать из журнала регистрации нельзя. Новый приказ регистрируют в том же журнале и хранят столько же, сколько исходный.
Вы разобрались, какие приказы относятся к кадровым, как их классифицировать и сколько хранить. Дальше начинается рутина: завести отдельные журналы, проставить сроки, разложить документы по номенклатуре, организовать ознакомление работников в срок. Сервис Азбуха помогает компаниям выстроить этот процесс в электронном виде: приказы создаются по готовым шаблонам, регистрируются автоматически, подписываются через УНЭП и УКЭП, а срок хранения и категория проставляются системой при создании документа.
Мы работали с компаниями от небольших коллективов до штата в несколько тысяч человек, с географией дистанционных сотрудников по всей стране. Модуль КЭДО интегрируется с 1С:ЗУП, Битрикс24 и порталом «Работа в России», поддерживает подписание через Госключ и хранит доказательную базу для разбора трудовых споров. Пробный период — 30 дней с полным функционалом.
