Правила выплаты аванса в 2025 году ужесточились в одном ключевом моменте: аванс теперь считают строго за фактически отработанное время, а за расчёт фиксированным процентом от оклада работодателя штрафуют. Плюс с аванса продолжают удерживать НДФЛ, как повелось с 2023 года. Ниже разберём, что именно изменилось для работодателей, как правильно считать аванс по новым требованиям, какие доплаты в него теперь обязаны включать и что грозит тем, кто продолжает платить аванс «по старинке» процентом от ставки.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что изменилось в правилах выплаты аванса
Главное изменение — аванс считают за фактически отработанное время, а не процентом от оклада. Позиция Минтруда была и раньше, но с 2025 года за расчёт аванса фиксированной долей без учёта отработки работодателя реально штрафуют. Раньше многие платили 40% от оклада «на автомате» и не знали проблем, теперь это прямое нарушение.
Что поменялось для работодателя по пунктам:
- Аванс рассчитывают по табелю за отработанные дни первой половины месяца, а не как процент.
- В аванс включают не только оклад, но и доплаты за фактически отработанное время: ночные, за совмещение, за вредность.
- С аванса удерживают НДФЛ — это правило действует с 2023 года и в 2025 сохранилось.
- Занижение аванса относительно реальной отработки трактуют как нарушение сроков и полноты выплаты.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самое болезненное для ‘юриков’ — именно отказ от процента. Годами платили 40% от оклада, всех устраивало. А теперь инспектор смотрит: отработал человек 11 дней из 11 в первой половине — значит, и аванс должен быть за 11 дней по факту, а не усреднённый процент. Логику искать бессмысленно, требование просто нужно выполнять, перестроив расчёт.»
Как теперь правильно считать аванс
Аванс за первую половину месяца считают от фактически отработанных дней. Базовая формула: месячный оклад делят на норму рабочих дней месяца и умножают на отработанные дни с 1 по 15 число. К этому добавляют доплаты за отработанное время. Из результата удерживают НДФЛ.
Пример. Оклад 60 000 рублей, в месяце 21 рабочий день, в первой половине человек отработал 11 дней. Считаем: 60 000 делим на 21 и умножаем на 11 — выходит 31 428 рублей. Если работник брал ночные смены, к этой сумме добавляют доплату за ночные за отработанные дни. Из результата удерживают НДФЛ 13%, и на руки идёт около 27 342 рублей. При старой схеме «40% от оклада» аванс составил бы ровно 24 000 до налога независимо от того, сколько дней реально отработано, — и вот это расхождение с фактической отработкой инспектор теперь читает как нарушение.
Что включают в аванс по новым правилам:
- Оклад или тариф пропорционально отработанным дням первой половины.
- Доплату за работу в ночное время за смены, отработанные с 1 по 15 число.
- Доплату за совмещение должностей и расширение зоны обслуживания.
- Надбавки за стаж и квалификацию, не зависящие от результата полного месяца.
Что по-прежнему не входит в аванс:
- Ежемесячная премия за показатели — её считают после закрытия месяца.
- Оплата сверхурочной работы — объём переработок ясен только в конце месяца.
- Районный коэффициент в части, начисляемой на полный месячный заработок.
В практике сервиса Азбуха переход на расчёт аванса по факту — самый частый запрос последнего года. Компании понимают, что старая схема с процентом больше не проходит, и просят перенастроить расчёт так, чтобы аванс бился с табелем автоматически, а не пересчитывался вручную на каждого.
Перевести расчёт аванса с процента на фактическую отработку по всему штату — это не только новая формула, но и правка положения об оплате, стыковка с табелем и НДФЛ на каждой выплате. Сделать это вручную на сотнях сотрудников без ошибок сложно, а любое занижение аванса инспектор фиксирует как нарушение. Мы перенастраиваем расчёт первой выплаты так, чтобы аванс считался по табелю автоматически и соответствовал требованиям 2025 года.
НДФЛ с аванса: правило, которое осталось
НДФЛ удерживают с аванса с 2023 года, и в 2025 это никуда не делось. Датой получения дохода теперь считается день фактической выплаты денег, поэтому налог снимают с каждой части зарплаты отдельно — и с аванса, и с расчёта. На руки в первой половине месяца работник получает сумму уже за минусом 13% или 15% при доходе свыше порога прогрессивной шкалы.
Для работодателя это значит, что аванс «на руки» стал меньше, чем был до 2023 года при той же ставке. Многие «бухи» до сих пор получают вопросы от людей, почему аванс уменьшился. Ответ простой: раньше налог с него не снимали, теперь снимают. Это не занижение, а корректный порядок удержания НДФЛ.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Связка двух изменений и создаёт путаницу. Считаем аванс по факту — раз. Удерживаем НДФЛ — два. И получается, что ‘расчётка’ по авансу выглядит совсем не так, как люди привыкли. Мы всегда советуем ‘юрикам’ сразу сделать понятный электронный листок, чтобы человек видел: вот отработанные дни, вот начислено, вот налог, вот к выплате. Тогда вопросов кратно меньше.»
Сроки выплаты аванса остались прежними
Сроки не менялись: аванс за первую половину месяца платят не позднее 15 календарных дней со дня её окончания, то есть до 30 числа. Конкретную дату закрепляют в ПВТР, коллективном или трудовом договоре как одно число. Интервал до второй выплаты — не больше полмесяца.
Правило переноса тоже действует по-старому: если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, деньги выдают накануне. Проверка правильности сроков выплаты входит в стандартный набор при контроле, поэтому держать в порядке стоит и даты, и расчёт. Полный список того, что смотрит инспекция, собран в подборке кадровых документов для проверки ГИТ.
Как перейти на расчёт аванса по фактической отработке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, как аванс считается сейчас: если это фиксированный процент от оклада — схему нужно менять.
- Шаг 2. Пропишите в положении об оплате труда расчёт аванса за фактически отработанное время первой половины месяца.
- Шаг 3. Определите перечень доплат, которые войдут в аванс: ночные, за совмещение, за вредность.
- Шаг 4. Настройте удержание НДФЛ с суммы аванса при каждой выплате.
- Шаг 5. Ознакомьте работников с изменениями в положении об оплате под подпись, на бумаге или через КЭДО.
Образцы документов для перенастройки расчёта аванса
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о системе грейдов (шаблон) | Скачать |
| Записка-расчёт (форма Т-60) | Скачать |
| KPI сотрудника | Скачать |
| Таблица грейдов | Скачать |
| Приказ на отпуск (форма Т-6) | Скачать |
Стоимость сервиса КЭДО для расчёта аванса и документов
Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Изменения в положение об оплате, расчётные листки по авансу и ознакомление с новой редакцией ведут в модуле КЭДО — работник подписывает документы электронной подписью.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| КЭДО «Лайт» | 490 руб./сотрудника в год | компании до 70 человек |
| КЭДО «Стандарт» | 390 руб./сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| КЭДО «Корпоративный» | от 290 руб./сотрудника в год | от 500 человек |
| Модуль «Азбука.КЭДО» | от 290 руб./год за сотрудника | пробный период 30 дней |
На итоговую сумму влияют численность персонала, набор модулей и вид электронной подписи для сотрудников. Чтобы прикинуть бюджет под свой штат, посмотрите актуальные цены сервиса Азбуха — тарифы разбиты по размеру компании и составу функций.
Что грозит за старую схему выплаты аванса
Расчёт аванса процентом от оклада без учёта отработки трактуют как нарушение полноты и сроков выплаты зарплаты. Работодателя штрафуют по статье 5.27 КоАП: юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей при первом нарушении, от 50 000 до 100 000 при повторном. Должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, при повторном до 30 000 или дисквалификация на 1-3 года.
Если из-за процента аванс оказался меньше, чем положено по фактической отработке, добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки недоплаченной части. Актуальные разъяснения по порядку выплаты размещены на официальном сайте Роструда.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Опасность старой схемы в том, что нарушение всплывает разом по всему штату. Инспектор видит в положении ‘аванс 40% от оклада’ — и это нарушение сразу на всех, кого так считали. Плюс перерасчёт недоплаченного за период. Так что тянуть с переходом на расчёт по факту — значит копить ‘просрочку’, которая при первой проверке превращается в очень заметную сумму.»
Новые требования действуют для всех работодателей независимо от размера. Микропредприятие вправе применять типовую форму трудового договора и упрощённый кадровый учёт, но правило считать аванс за фактически отработанное время и сроки выплаты по статье 136 ТК РФ для него такие же, как для крупной компании. Поблажек по размеру аванса или по периодичности выплат для малого бизнеса нет. Поэтому даже небольшой организации с парой сотрудников стоит проверить, как у неё считается аванс, и при необходимости уйти от процента к расчёту по табелю.
Заключение
Главное изменение в правилах выплаты аванса — расчёт за фактически отработанное время вместо процента от оклада, за нарушение с 2025 года штрафуют. В аванс теперь включают не только оклад по дням, но и доплаты за отработку: ночные, за совмещение, за вредность. НДФЛ с аванса удерживают с 2023 года, и это правило сохранилось. Сроки не менялись — до 30 числа за первую половину месяца, с интервалом не больше полмесяца до второй выплаты. Работодателям, которые всё ещё платят аванс процентом, стоит перестроить расчёт, пока это не выявила проверка.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 2025 году платить аванс процентом от оклада?
Нет. Аванс считают за фактически отработанное время первой половины месяца, а фиксированный процент от оклада без учёта отработки с 2025 года трактуют как нарушение, за которое штрафуют по статье 5.27 КоАП. Если человек отработал не все дни первой половины, аванс должен быть меньше пропорционально, а не усреднённые 40%. Позицию о расчёте по отработке последовательно проводит Минтруд.
Как теперь правильно считать аванс?
Месячный оклад делят на норму рабочих дней месяца и умножают на дни, отработанные с 1 по 15 число, к окладной части добавляют доплаты за отработанное время, затем удерживают НДФЛ. Например, при окладе 60 000, 21 рабочем дне и 11 отработанных аванс до налога равен 31 428 рублей, а на руки после НДФЛ около 27 342 рублей. При старой схеме «40% от оклада» вышло бы ровно 24 000 независимо от реальной отработки — и вот это расхождение инспектор читает как нарушение.
Какие доплаты нужно включать в аванс с 2025 года?
В аванс включают доплаты за фактически отработанное время первой половины месяца: за работу в ночное время, за совмещение должностей, за расширение зоны обслуживания, за вредные условия. Не включают то, что зависит от результата полного месяца — ежемесячную премию за показатели, оплату сверхурочных и районный коэффициент на полный заработок. Их добавляют к расчёту 10 числа.
С какого года удерживают НДФЛ с аванса и почему он стал меньше?
С 2023 года. Датой получения дохода стал день фактической выплаты, поэтому НДФЛ удерживают с каждой части зарплаты — и с аванса, и с расчёта. В 2025 году это правило сохранилось. Из-за него аванс «на руки» стал меньше, чем был до 2023 года при той же ставке: раньше налог с него не снимали. Это не занижение, а корректный порядок удержания.
Нужно ли менять положение об оплате труда и как перейти на новый расчёт?
Да, если в положении аванс считается процентом от оклада — формулировку меняют на расчёт за фактически отработанное время, издают приказ об изменении и знакомят работников под подпись, при наличии профсоюза с учётом его мнения по статье 372 ТК РФ. Порядок перехода: проверить текущую схему, поправить положение, определить перечень доплат в аванс, настроить удержание НДФЛ. На большом штате расчёт по табелю удобнее автоматизировать.
Что грозит за старую схему выплаты аванса?
Расчёт аванса процентом от оклада трактуют как нарушение полноты и сроков выплаты. Штраф по статье 5.27 КоАП: юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей при первом нарушении и до 100 000 при повторном, при этом нарушение фиксируют сразу по всем работникам, которых так считали. Если из-за процента аванс оказался меньше положенного по отработке, добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ за недоплаченную часть.
Переход на расчёт аванса по фактической отработке касается каждого сотрудника: новая формула, правка положения об оплате, стыковка с табелем и НДФЛ на каждой выплате. Затянуть — значит копить нарушение, которое инспектор фиксирует разом по всему штату. Сервис Азбуха перенастраивает расчёт первой выплаты под требования 2025 года и ведёт документы по оплате труда в электронном виде: положение, расчётные листки и ознакомление подписываются в одной системе.
Мы помогли сотням компаний привести расчёт аванса в соответствие с новыми правилами и знаем практику проверок ГИТ в разных регионах. Автоматический расчёт по табелю снимает риск занижения, а электронное ознакомление с изменённым положением закрывает вопрос бумажных листов.
