Объект деятельности кадровой службы: функции и документы 2026

Объект деятельности кадровой службы — это персонал организации, трудовые отношения с ним и документы, которыми эти отношения оформляются. Формулировка звучит академично, но за ней стоит вполне конкретный список: кого учитываем, какие процедуры ведём, за какие бумаги отвечаем перед ГИТ. Разберём, что входит в зону ответственности подразделения по профстандарту 07.003, какие документы кадровик обязан вести, сколько человек нужно в штат при разной численности компании и как меняется объём работ после перехода на КЭДО.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что относят к объекту деятельности кадровой службы

Объект — это то, на что направлена работа подразделения. У кадровой службы таких объектов три, и путать их не стоит.

• Персонал организации. Все работники по трудовым договорам, включая совместителей, дистанционных, сезонных, работников по срочным ТД. Исполнители по ГПХ в кадровый учёт не входят — это зона гражданского права, а не трудового. Хотя на практике кадровик всё равно ведёт по ним реестр, потому что переквалификация ГПХ в трудовые отношения бьёт по компании штрафом от 50 000 до 100 000 руб. по ч. 4 ст. 5.27 КоАП.
• Трудовые отношения. Их возникновение, изменение и прекращение. Приём, перевод, совмещение, отпуск, командировка, дисциплинарное взыскание, увольнение — каждое движение работника внутри компании это отдельная процедура со своими сроками и своим комплектом бумаг.
• Кадровая документация. Локальные нормативные акты, приказы, личные дела, графики, журналы, отчётность в СФР и на портал «Работа в России». Именно эту часть проверяет инспектор, потому что она материальна.

Предмет деятельности, в отличие от объекта, — это методы работы с ним: нормы трудового права, кадровые технологии, процедуры оценки, системы оплаты. Разница не схоластическая. Когда компания пишет положение об отделе кадров и путает объект с предметом, в документе появляются формулировки вроде «отдел осуществляет управление персоналом», под которые невозможно повесить конкретную ответственность.

Восемь направлений работы по профстандарту 07.003

Нормативная рамка объекта задана профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утверждённым приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н. Он действует с 1 сентября 2022 года по 1 сентября 2028 года и заменил редакцию 2015 года. В стандарте описаны 8 обобщённых трудовых функций — это и есть исчерпывающий перечень того, на что направлена кадровая служба.

Обратите внимание на функцию G/03.7 — разработка и сопровождение процесса цифровизации и автоматизации управления персоналом. В редакции 2015 года такой формулировки не было. Государство прямо записало автоматизацию кадровых процессов в объект деятельности подразделения, а не в дополнительную нагрузку айтишников. И это, пожалуй, главное изменение последних лет в понимании того, чем занимается кадровая служба.

Для государственных и муниципальных учреждений, ГУП, МУП, внебюджетных фондов и госкорпораций применение профстандарта обязательно. Коммерческая компания вправе работать по ЕКС, где есть должность «специалист по кадрам». Но если частная компания однажды сослалась на профстандарт в трудовом договоре, она приняла на себя обязательства и по новой редакции.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Восемь функций из профстандарта — это не про то, что каждый кадровик обязан делать всё. Это про то, что если направление не закрыто ни одним человеком, оно висит в воздухе. В компаниях на 300-400 человек чаще всего проваливается блок D: обучение и адаптация. Формально его нет ни у кого, а по факту новичок в первую неделю не понимает, куда идти, и через месяц уходит. Вот вам и текучка на испытательном.»

Кадровая документация: основной объект учёта

Документационное обеспечение стоит в профстандарте первым — функция A. Это база, без которой остальные семь направлений не имеют юридического смысла. Условно объект учёта делится на две группы.

ЛНА, которые действуют на всю компанию: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, штатное расписание, график отпусков по форме Т-7. Микропредприятия вправе отказаться от части ЛНА, если применяют типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Документы по каждому работнику: трудовой договор и допники к нему, приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении, личная карточка, согласие на обработку ПДн, документы воинского учёта. Сроки хранения задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Ключевая цифра здесь 50/75 лет: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75. Приказы по ежегодным оплачиваемым отпускам живут 5 лет, а по работникам с вредными и опасными условиями труда — те же 50/75.

Отсчёт срока начинается не с даты увольнения, а с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Уволили человека в марте 2026 — считаем с 1 января 2027. Мелочь, на которой регулярно спотыкаются при подготовке дел к передаче в архив.

Пересобрать документооборот целиком, когда за пять лет накопилась россыпь редакций положений, задача трудоёмкая. В практике Азбуха мы начинаем с инвентаризации ЛНА: смотрим, какие акты реально действуют, какие противоречат друг другу, какие никто не подписывал с 2019 года. В компаниях от 500 человек этот этап занимает 3-4 недели, и почти всегда всплывает пара положений, которые действуют формально, но не соответствуют текущим процессам.

Образцы кадровых документов для работы подразделения

Персонал как объект управления: жизненный цикл сотрудника

Функции B, C, D и E профстандарта выстраиваются вдоль одной линии — пути работника внутри компании. Подбор, оформление, адаптация, оценка, обучение, изменение условий оплаты, увольнение. Каждый этап это точка, где кадровая служба либо удерживает человека, либо теряет.

Показательный кейс из производственной практики. Укомплектованность производственного персонала 60% от планового показателя, вакансии закрываются за 2 недели, а текучесть на испытательном сроке 53% — персонал менялся каждые 2-3 недели. Быстрый подбор выглядел достижением, по факту генерировал убыток: обучение новичка отвлекает действующих сотрудников, растёт производственный брак, план не выполняется. Решение оказалось контринтуитивным. Сроки найма увеличили, ввели многоэтапный отбор для операторов линии — мотивационное интервью и математический тест. За 4 месяца закрыли 40% потребности, а текучесть к концу года свели к нулю.

Это и есть иллюстрация того, что объект деятельности кадровой службы не сводится к скорости закрытия вакансий. Кадровые процессы в организации связаны между собой: ускорили подбор — получили провал на адаптации, сэкономили на обучении — получили брак. Разбор всей цепочки процессов с их взаимными зависимостями стоит того, чтобы посмотреть отдельно.

Отдельная история — оплата труда, функция E. Когда в отделе три ведущих инженера на одной должности получают разные деньги, а руководитель объясняет это словами «этот давно работает, а этот проект внедрил», система оплаты отсутствует. В одной строительной компании на 450 сотрудников решали это через грейды: разработали 8 факторов оценки должности — управление сотрудниками, ответственность, самостоятельность в работе, опыт, квалификация, уровень контактов, сложность и новизна задач, цена ошибки. Каждая должность получила балл и попала в свой грейд, а размер ежемесячной должностной надбавки привязали к компетенциям. Проект стартовал в 2021 году с целями к концу 2023-го и сначала планировался только для строительных участков, потом руководство распространило его на весь штат.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Когда мне говорят «наш отдел кадров занимается только оформлением», я спрашиваю: а кто тогда считает, во что вам обходится текучка? Обычно никто. А это прямые денюжки: доплата за наставничество, брак новичка, простой линии. Пока эти цифры не лежат на столе у гендира, кадровая служба остаётся сервисом по выдаче справок.»

Что проверяет ГИТ и во что обходится провал

Контрольная точка для объекта деятельности кадровой службы — проверка Государственной инспекции труда. Инспектор смотрит не на процессы, а на документы, и оценивает соответствие оформления требованиям ТК РФ. Формы проверочных листов и порядок проведения контрольных мероприятий публикует Роструд, актуальные версии доступны на официальном сайте Роструда.

Размеры санкций по ст. 5.27 КоАП РФ на дату написания статьи:

• Нарушение трудового законодательства (ч. 1): должностные лица 1 000-5 000 руб., ИП 1 000-5 000 руб., юрлица 30 000-50 000 руб.
• Повторное аналогичное нарушение: должностные лица 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, юрлица 50 000-70 000 руб.
• Уклонение от оформления трудового договора либо заключение ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения: должностные лица 10 000-20 000 руб., ИП 5 000-10 000 руб., юрлица 50 000-100 000 руб.

Штраф считается по каждому эпизоду. Не оформили допники по индексации на 200 человек — формально это 200 нарушений. На практике инспектор чаще выписывает одно предписание с требованием устранить, но рисковать здесь не стоит.

Подготовка к проверке начинается не за неделю до визита. Полный чек-лист кадровых документов для проверки ГИТ закрывает вопрос, что именно запросят и в какой комплектности — по нему удобно провести внутренний аудит до того, как это сделает инспектор.

Численность кадровой службы: сколько человек нужно на объём работ

Объём объекта определяет штат подразделения. Базовый ориентир дают Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров, утверждённые постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Формально срок действия документа истёк, но его применяют как рекомендательный в части, не противоречащей ТК РФ, — другого межотраслевого норматива по кадровому делопроизводству просто нет.

Практический ориентир при бумажном учёте — 1 кадровик на 150-200 человек. При работающем КЭДО нагрузка на одного специалиста поднимается до 350-450 человек. Разброс объясняется структурой штата: массовый персонал с высокой текучкой даёт кратно больше кадровых операций, чем офис с ровным составом.

Отдельный вопрос — с какого момента вообще создавать самостоятельное подразделение, а не держать одного специалиста в подчинении главбуха. Критерии выделения службы управления персоналом по численности компании разобраны с расчётами и порогами — там же про разграничение отдела и управления.

Как меняется объект деятельности после перехода на КЭДО

Функция G/03.7 профстандарта — цифровизация — переопределяет привычный объект. Документ перестаёт быть бумагой и становится файлом с электронной подписью, а кадровик перестаёт бегать с бумажками между подписантами.

Правовая рамка задана ст. 22.1-22.3 ТК РФ, действующими с 22 ноября 2021 года. Часть 2 ст. 22.3 разрешает работнику использовать УНЭП, полученную в ЕСИА, — то есть Госключ. Это снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП. Порядок создания и использования сертификата ключа проверки УНЭП утверждён постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.

Цифры по реальным внедрениям выглядят так. В одной компании на 1 100 сотрудников документооборот по процессу, который раньше занимал несколько недель, сжался до 15-30 минут, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн руб. в год. В ПАО «Ростелеком» на первый квартал 2026 года 72% сотрудников работают в КЭДО, 64% кандидатов трудоустроены с использованием ЭП, за весь период подписано 301 244 документа. В крупном банке добились стабильного подписания 95% трудовых договоров через Госключ, а доля сотрудников с Госключом дошла до 90%.

Экономика подписи считается просто. Коммерческая ЭП стоит около 400 руб. на человека: при штате 2 500 сотрудников это 1 000 000 руб. только на выпуск. Плюс порядка 25 руб. за документ при среднем объёме около 20 документов на сотрудника в год — ещё 1 250 000 руб. Госключ выпускается бесплатно и неограниченное число раз, поэтому при смене кадров компания не несёт расходов на перевыпуск.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Главные грабли при переходе — раскатать систему на всю компанию сразу. Мы всегда закладываем пилот на одном подразделении: 2-3 недели, и вы увидите все затыки на маршрутах согласования до того, как их увидят 2 000 человек. И да, согласие работника на КЭДО — обязательное требование ст. 22.2 ТК РФ, никакого приказа «с понедельника все в электронке» не существует.»

Как перевести кадровый документооборот в электронный вид: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите перечень документов, которые переводите в электронный вид. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и журнал инструктажей по охране труда остаются на бумаге — это прямое исключение ст. 22.1 ТК РФ.
2. Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении электронного кадрового документооборота. В положении фиксируются виды применяемых подписей, перечень документов и порядок доступа работника к системе.
3. Шаг 3. Уведомите работников письменно и соберите согласия. Без согласия работника перевести его на электронное взаимодействие нельзя, отказ не считается дисциплинарным проступком.
4. Шаг 4. Выберите вид электронной подписи под каждый тип документа. Трудовой договор и договор о материальной ответственности требуют усиленной подписи, для внутренних заявлений достаточно ПЭП.
5. Шаг 5. Запустите пилот на одном подразделении, соберите обратную связь по маршрутам согласования, соберите базу знаний с короткими роликами процесса подписания и только после этого раскатывайте на всю компанию.

Ошибки при определении зоны ответственности кадровой службы

Ошибка 1. Кадровую службу оставляют только на учёте. Мотив прозрачен: учёт понятен, его легко нормировать, за него не нужно платить как за экспертизу. Цена ошибки считается через текучесть. При замене одного middle-специалиста cost-per-hire составляет 120-200 тыс. руб. Двадцать таких замен за год — 2,4-4 млн руб. прямых расходов, которые не попадают ни в один отчёт кадровой службы, потому что она за них не отвечает.

Ошибка 2. Автоматизацию отдают ИТ-подразделению целиком. Логика бизнеса понятна: это же система, пусть настраивают технари. По профстандарту сопровождение цифровизации управления персоналом относится к функции G/03.7, то есть к кадровой службе. Результат передачи предсказуем: систему настраивают под техническую логику, маршруты согласования не совпадают с реальными процедурами, и после запуска кадровик правит документы вручную. Переделка настроенных маршрутов в среднем добавляет к проекту месяц.

Ошибка 3. Не разделяют объект и предмет в положении об отделе. Мотив — скопировать типовое положение из интернета за 15 минут. В итоге в документе написано «отдел кадров осуществляет управление персоналом», а при разборе конфликта выясняется, что за график отпусков не отвечает никто конкретно. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП за нарушение порядка утверждения графика — до 50 000 руб. на юрлицо, плюс предписание с фиксированным сроком устранения.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В положении об отделе кадров должно быть написано, какие процедуры подразделение ведёт и какие документы оформляет. Не «участвует», не «содействует», а ведёт и оформляет. Слово «участвует» на проверке означает, что ответственного нет, и инспектор пойдёт искать его выше — у гендира.»

Стоимость автоматизации кадровой службы: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности штата, набора направлений и того, сколько блоков объекта закрываете сразу — только документооборот или ещё подбор, адаптацию и обучение. Ниже позиции, релевантные задачам кадрового подразделения.

Минимальная сумма договора по КЭДО составляет 34 300 ₽/год — это тариф «Лайт» на 70 сотрудников, пробный период 30 дней. Расширенная настройка бизнес-процессов считается отдельно, от 50 000 ₽, нетиповая доработка интеграции с 1С:ЗУП — от 30 000 ₽. Итоговая сумма зависит от численности, числа юрлиц и набора подключаемых модулей, поэтому сориентироваться точнее помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха с разбивкой по каждому направлению.

Вывод

Объект деятельности кадровой службы складывается из трёх слоёв: люди, отношения с ними и документы, эти отношения фиксирующие. Нормативную границу задаёт профстандарт 07.003 с его восемью функциями, а контрольную — ГИТ со ст. 5.27 КоАП и Перечнем Росархива № 236 со сроками 50/75 лет. Всё, что выпадает из положения об отделе, на проверке всплывает как отсутствие ответственного.

Внутри этих границ подразделение выбирает, где оно останавливается: на учёте движения персонала или доходит до стратегического управления. Компании, которые доходят, считают текучесть в рублях и обсуждают её с гендиром на языке денег. Остальные продолжают выдавать справки.

Часто задаваемые вопросы

Чем объект деятельности кадровой службы отличается от предмета?

Объект — это то, на что направлена работа: персонал, трудовые отношения, кадровая документация. Предмет — методы и инструменты работы с объектом: нормы трудового права, процедуры оценки, системы оплаты труда. В положении об отделе объект описывают через перечень процедур и документов, предмет — через применяемые методики.

Входят ли исполнители по договорам ГПХ в объект кадрового учёта?

Кадровый учёт по ним не ведётся: приказы, личные карточки и записи о трудовой деятельности не оформляются. Реестр таких договоров кадровая служба обычно ведёт для контроля признаков трудовых отношений. Заключение ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается штрафом на юрлицо от 50 000 до 100 000 руб. по ч. 4 ст. 5.27 КоАП.

Обязана ли коммерческая компания применять профстандарт 07.003?

Обязательное применение установлено для государственных и муниципальных учреждений, ГУП и МУП, внебюджетных фондов и госкорпораций. Частная компания вправе работать по ЕКС, где есть должность «специалист по кадрам». Но если организация уже сослалась на профстандарт в трудовом договоре или должностной инструкции, она обязана учитывать редакцию приказа Минтруда от 09.03.2022 № 109н.

Сколько кадровиков нужно на 500 сотрудников?

При бумажном документообороте ориентир — 1 специалист на 150-200 человек, то есть 3 штатные единицы. При работающем КЭДО нагрузка на одного специалиста доходит до 350-450 человек, и штат сокращается до 1-2 единиц. Точный расчёт делают по Межотраслевым укрупнённым нормативам времени, утверждённым постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, с поправкой на текучесть и число юрлиц.

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид?

По ст. 22.1 ТК РФ на бумаге остаются акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая инструктаж на рабочем месте. Все остальные кадровые документы допустимо вести в КЭДО при наличии положения и согласий работников.

Сколько хранятся кадровые документы уволенного работника?

Сроки установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Приказы по ежегодным оплачиваемым отпускам — 5 лет, по работникам с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела.

Можно ли перевести работника на КЭДО без его согласия?

Нет. Согласие работника на взаимодействие через КЭДО — требование ст. 22.2 ТК РФ. Работника сначала письменно уведомляют, затем получают согласие. Отказ не считается дисциплинарным проступком и не может стать основанием для увольнения или отказа в приёме. Для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, согласие не требуется.