Электронный кадровый учёт — это ведение справочников персонала, штатного расписания, табеля и всех кадровых событий в информационной системе работодателя, а не в папках и файлах Excel. Подписание документов электронной подписью закрывает только последний шаг процесса, а до него идёт перенос данных, выверка справочников и настройка ролей. Разберём, из чего собирается учётный контур, как связать модуль КЭДО с 1С:ЗУП, какие учётные регистры остаются обязательными и что проверять перед тем, как отключать бумагу.
Что входит в электронный кадровый учёт: состав учётного контура
Учётный контур кадровой службы состоит из четырёх слоёв: нормативно-справочная информация (подразделения, должности, графики работы, табельные номера), штатное расписание, регистры движения персонала (приёмы, переводы, отпуска, командировки, увольнения) и учёт рабочего времени. Электронная подпись и маршруты согласования надстраиваются поверх этих слоёв. Если справочники грязные, подпись просто зафиксирует ошибку в юридически значимом виде.
Начинать проще всего с ревизии того, что уже ведётся. Возьмите действующее штатное расписание и сверьте его с фактическими карточками работников: расхождения по названиям должностей и подразделений вылезают почти всегда. Если формы под рукой нет, подойдёт образец штатного расписания по форме Т-3 — он нужен как эталон структуры при выгрузке справочника подразделений в новую систему.
Второй слой, который переносят одновременно со штатным расписанием, — учёт рабочего времени. Форма табеля задаёт состав кодов явок и неявок, а от кодов зависит расчёт зарплаты и корректность табелирования в системе. Проверьте свой набор кодов по образцу табеля учёта рабочего времени до переноса, потому что переделывать справочник видов времени в проме дороже, чем на этапе настройки.
Личные данные работника собираются в карточку. Личная карточка Т-2 с 2013 года не обязательна как унифицированная форма, но набор реквизитов из неё — паспортные данные, СНИЛС, образование, стаж, воинский учёт — это ровно тот перечень полей, который система запросит при заведении сотрудника. Сохраните образец личной карточки работника и используйте его как контрольный список полей при выгрузке из старой базы.
В практике сервиса Азбуха мы отделяем внедрение КЭДО от ввода электронного учёта: это разные проекты с разными рисками. КЭДО отвечает на вопрос, как работник подпишет приказ. Электронный учёт отвечает на вопрос, откуда система возьмёт данные для этого приказа и куда положит результат.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики часто приходят с формулировкой — хотим КЭДО. Начинаешь разбирать, а у них штатка в Ворде, табель в Экселе, а зуп ведёт бухгалтерия и кадровую часть там никто не заполняет. Так вот КЭДО тут вообще не первым номером идёт. Сначала учёт, потом электронная ручка поверх него.»
Какие учётные регистры обязательны и что можно вести только в электронном виде
Обязанность вести учёт фактически отработанного времени закреплена в части 4 статьи 91 ТК РФ, и форму табеля работодатель определяет сам. Штатное расписание прямо в кодексе не названо, но статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием, поэтому при проверке его запрашивают. Хранится штатное расписание постоянно, табели — 5 лет, приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет в зависимости от года создания.
Образцы учётных форм и локальных актов для перехода на электронный кадровый учёт
Ниже собраны формы, которые закрывают три задачи запуска: закрепить переход приказом и положением, разложить учётные регистры по срокам хранения и посчитать, сколько кадровиков нужно на текущий штат.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Форма лицевого счёта работника | Скачать |
| План работы отдела кадров на месяц, квартал, год | Скачать |
| Калькулятор численности кадровой службы | Скачать |
Положение и приказ правьте под свою структуру: перечень документов, которые уходят в электронный вид, и перечень исключительных случаев работы на бумаге по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ нужно писать под конкретную компанию.
Нормативную рамку электронного кадрового документооборота задают три акта: 377-ФЗ от 24.11.2021, постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 о взаимодействии системы работодателя с порталом Госуслуг и приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н о единых требованиях к составу и форматам. Их актуальные редакции и пояснения собраны в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда, туда же выкладывают разъяснения по спорным ситуациям.
📌 Факт: По приказу № 578н электронный кадровый документ — это не один файл, а контейнер: основная часть в формате PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы электронных подписей, XML-описание документа и МЧД, если подписант действует по доверенности. Требования действуют с 1 марта 2023 года.
Не всё переносится в электронный вид одинаково. Часть регистров живёт в системе без бумажного дубля, часть требует бумажного экземпляра или отдельного согласия работника. Сводка ниже показывает, где проходит граница.
| Учётный объект | Норма | Формат ведения | Что учесть при вводе системы |
|---|---|---|---|
| Штатное расписание | ст. 57 ТК РФ | Электронно, без бумажного дубля | Хранится постоянно, версии не затираются при изменении окладов |
| Табель учёта рабочего времени | ч. 4 ст. 91 ТК РФ | Электронно, форму утверждает работодатель | Срок хранения 5 лет, коды явок должны совпадать со справочником расчётной системы |
| Приказы по личному составу | ст. 22.3 ТК РФ | Электронно, подпись по виду документа | Дисциплинарные взыскания работник подписывает УКЭП или УНЭП, а не ПЭП |
| Сведения о трудовой деятельности | ст. 66.1 ТК РФ | Только электронно, реестр в базе СФР | Данные уходят в СФР подразделом 1.1 формы ЕФС-1 |
| Согласие работника на КЭДО | ст. 22.2 ТК РФ | На бумаге | Электронную форму согласия Минтруд и Минцифры пока прорабатывают |
| Журналы инструктажей по охране труда | ст. 22.1 ТК РФ | На бумаге | Изменения обсуждаются в законопроекте, до их принятия журнал ведётся отдельно |
Из таблицы следует практический вывод: полностью безбумажного кадрового учёта в 2026 году не получится ни у кого. Планируйте два параллельных потока и заранее решите, кто ведёт бумажный остаток.
⚠️ Внимание: Согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту подписывается на бумаге. Даже УКЭП Госключа этот вопрос не закрывает: требование содержится в ст. 22.2 ТК РФ, и позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.02.2025.
Перенос данных: миграция справочников и выверка перед стартом
Миграция данных — это этап, на котором проекты чаще всего сдвигают сроки. Переносят обычно четыре справочника: организационная структура, должности, работники, графики работы. И почти всегда всплывает одно и то же: дубли карточек по одному человеку (принят, уволен, принят снова), расхождения буквы «е» и «ё» в фамилиях, пустые или неверные СНИЛС, разные написания одной должности в штатке и в трудовом договоре.
СНИЛС — критичное поле, а не косметика. При интеграции с государственной инфраструктурой подписания документ работнику адресуется либо по идентификатору учётной записи ЕСИА, либо по СНИЛС: в СМЭВ для этого предусмотрены отдельные виды сведений. Ошибка в одной цифре означает, что документ не уйдёт конкретному работнику, а кадровик увидит только неопределённый статус в карточке.
💡 Лайфхак: Иностранные работники получают УНЭП инфраструктуры электронного правительства только при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанном в личном кабинете СНИЛС. Проверьте это по своим иностранцам до старта: иначе на пилоте они выпадут из маршрутов, и причину будете искать неделю.
Как провести выверку данных перед переносом в электронный кадровый учёт: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из действующей базы полный список работников с полями: табельный номер, ФИО, дата рождения, СНИЛС, подразделение, должность, дата приёма, вид договора, график работы.
- Шаг 2. Прогоните выгрузку на дубли по трём ключам одновременно: СНИЛС, связка ФИО плюс дата рождения, табельный номер. Дубли по одному ключу ловятся плохо.
- Шаг 3. Сверьте наименования должностей и подразделений с действующим штатным расписанием. Для должностей с льготами и досрочной пенсией сверьте формулировку с классификаторами ОКЗ и ОКПДТР, иначе расхождение всплывёт при сдаче отчётности.
- Шаг 4. Проверьте полноту обязательных полей по каждому работнику и разошлите руководителям подразделений списки на уточнение с дедлайном. Пустые СНИЛС и адреса собирайте до загрузки, а не после.
- Шаг 5. Загрузите выверенный массив в тестовый контур, проведите на нём по два кадровых события каждого типа (приём, перевод, отпуск, увольнение) и сверьте результат с бумажным приказом. Только после этого переносите данные в промышленный контур.
Мы закладываем на выверку от 3 недель при численности до 500 человек и не меньше 2 месяцев при штате свыше 3000. Экономить тут бессмысленно: любая ошибка, попавшая в систему до раскатывания, потом размножается по всем документам работника.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Мой любимый затык на миграции — табельные номера. У всех они свои, где-то с буквами, где-то с ведущими нулями, где-то уволенным номера переиспользуют. Пока не договоритесь, как номера ложатся в новую базу, в проме не запускайтесь. Потом восстанавливать историю по человеку будет некому.»
Связка модуля КЭДО с учётной системой 1С:ЗУП
Модуль КЭДО без учётной системы работает как хранилище файлов. Практический смысл связки в том, что кадровое событие оформляется один раз: кадровик проводит приём в 1С:ЗУП, оттуда формируется печатная форма приказа и трудового договора, документ уходит на подпись работнику, а обратно возвращается файл подписи и статус, который система проставляет в карточке.
Кандидатам сервис тоже доступен — для сбора документов при оформлении, ещё до того, как человек появится в зуп как сотрудник. Это снимает типичную проблему первого дня, когда трудовой договор нужно подписать, а карточки в учётной системе ещё нет.
Что стоит проверить до подписания договора с вендором: направление обмена (односторонний или двусторонний), состав передаваемых полей, поведение системы при конфликте данных, порядок обработки ошибок и возврата статусов. Если модуль умеет только забирать данные из 1С:ЗУП, но не возвращать статус подписания, кадровик будет вести ещё один реестр вручную, и смысл автоматизации теряется.
Показательный пример смены учётной платформы: производственная компания уходила с SAP на 1С:ЗУП после ухода вендора с рынка. Проектная команда — 77 участников, из них 11 кадровиков и расчётчиков, знающих процессы, и 3 держателя бизнес-процессов с правом финального решения. Конечных пользователей, которых предстояло обучить, — 60-65 человек. На проект заложили полтора года: с октября 2024 по 1 января 2026. Волны тестирования запускали заранее, первую сдвинули с августа на июль. Отдельно в компании работал change-менеджер, который вёл коммуникацию, обновлял регламенты и организовывал обучение. Результат: переход состоялся в срок, при этом основное сопротивление вызвал не функционал, а неизвестность — его снимали демобазой, в которой пользователи тренировались без риска что-то сломать.
Специалисты Азбуха при подключении модуля КЭДО к учётной системе всегда просят тестовый контур с копией реальных данных. На синтетических записях половина проблем не воспроизводится: ошибки лезут именно на исторических карточках с переводами, сменой фамилии и перерывами в стаже.
Кадровые события в системе: как фиксируется движение персонала
Кадровое событие в электронном учёте проходит четыре шага: работник заводится в информационной системе организации, в системе формируется документ, работник знакомится с документом и подписывает его, результат ложится в личное дело. На каждом шаге система пишет запись в журнал событий — это и есть доказательная база для ГИТ и для суда.
Отдельного внимания требует подбор вида подписи под каждый тип документа. По статье 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий договора и с приказом о дисциплинарном взыскании работник подписывает УКЭП либо УНЭП — коммерческой по соглашению сторон или выданной через инфраструктуру электронного правительства. Остальные кадровые документы можно закрыть ПЭП, если порядок её применения закреплён в положении и соглашении.
Практический разрез по объёму: на 15 апреля 2026 года в Госключе выпущено более 41,2 млн активаций с сертификатами, подписано порядка 50,4 млн документов, а число компаний, интегрированных с технологией, превысило 3200, из них больше 1000 применяют её именно в КЭДО. При этом на 75 млн работающих граждан на КЭДО согласились 6 млн — переход идёт медленнее, чем обещают презентации вендоров.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Считать долю перешедших на КЭДО надо не от штата, а от тех, кого вы реально позвали. У крупного оператора связи за несколько лет работы получилось 72% сотрудников в системе и порядка 301 тысячи подписанных документов. Это результат, а не первый квартал после запуска. Никаких мгновенных ста процентов не бывает.»
Роли и доступы в электронном кадровом учёте
Разграничение доступа в кадровой системе решает две задачи сразу: защищает персональные данные по 152-ФЗ и не даёт руководителю подразделения править чужие приказы. Минимальный набор ролей — администратор системы, кадровый специалист, расчётчик, руководитель подразделения, работник. Внешним подрядчикам, если кадровый учёт частично на аутсорсе, заводится отдельная роль с ограничением по юрлицу и по перечню полей.
Права стоит выдавать не человеку, а должности: при увольнении кадровика доступ снимается вместе с ролью, а не вручную по памяти. Пересматривайте матрицу ролей раз в квартал и фиксируйте выдачу и снятие доступов — именно этот журнал инспектор запрашивает при проверке обработки персональных данных.
ℹ️ Полезно знать: Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об истечении приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги и за 7 дней — в само приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП после истечения занимает несколько минут, поэтому отдельный реестр сроков по каждому работнику кадровой службе вести не нужно.
Контроль полноты учёта и сверка с СФР
Сведения о трудовой деятельности с 2020 года ведутся только в электронном виде, а хранятся в базе Социального фонда России. Работодатель передаёт их подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Срок по приёму, увольнению и заключению договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. По переводу и по заявлению о выборе способа ведения трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.
Отсюда требование к системе, которое редко пишут в техзадании: приказ о приёме должен порождать данные для ЕФС-1 автоматически, в тот же день. Если между кадровым модулем и отчётностью стоит ручная выгрузка в Excel, однодневный срок будет нарушаться при любом отпуске ответственного. Штраф — 500 руб. за каждого работника, сведения по которому поданы с опозданием, плюс 1000 руб. за подачу на бумаге, когда численность превышает 10 человек и отчёт обязан уходить электронно.
Регулярная сверка строится на трёх контрольных точках: число активных карточек в системе против штатного расписания, число проведённых кадровых событий за месяц против числа поданных ЕФС-1, число документов, не подписанных дольше установленного срока. Первые две ловят пропуски в отчётности, третья — зависшие маршруты. Мы в Азбуха выводим эти три показателя на дашборд кадровой службы и смотрим их еженедельно, а не по итогам квартала, когда исправлять уже поздно.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самая обидная история — когда система работает, документы подписаны, а ЕФС-1 не ушла, потому что зупник в отпуске и выгрузку никто не сделал. Формально нарушение по срокам, штраф по каждому человеку. Поэтому первое, что мы прописываем в регламенте, — замещающий по отчётности и его доступы. Скучно, но денежки экономит.»
Ошибки при вводе электронного кадрового учёта и цена каждой
- Запуск КЭДО поверх невыверенных справочников. Так делают, чтобы уложиться в срок, объявленный руководству: подписание кажется отдельной функцией, которую можно включить сразу. Цена: каждый документ с неверной должностью или подразделением придётся аннулировать и переоформлять, а по документам, подписанным работником, потребуется его повторное согласие на новую редакцию. При штате 1000 человек и доле ошибок в справочниках 5% это порядка 50 переоформлений.
- Отсутствие двустороннего обмена с учётной системой. Экономят на доработке интеграции и берут только выгрузку документов из 1С:ЗУП. Цена: кадровик ведёт параллельный реестр статусов вручную, а трудозатраты, ради снижения которых покупали систему, возвращаются в объёме одной ставки на каждые 1500-2000 работников.
- Раскатывание на всю компанию без пилота. Мотив простой — не хочется растягивать проект на два этапа. Цена: ошибки маршрутизации и настройки прав всплывают одновременно у всего штата, кадровая служба неделю разбирает обращения вместо работы, а срок запуска сдвигается на месяц. Пилотная группа из 30-50 человек ловит те же ошибки за 2-3 недели.
- Перенос в электронный вид документов, которые там быть не должны. Ради отчётной цифры о полностью безбумажном учёте в систему заводят журналы инструктажей по охране труда и согласия на КЭДО. Цена: инспектор фиксирует нарушение, документ не признаётся оформленным, а штраф по ст. 5.27 КоАП для юрлица доходит до 50 000 руб. по каждому эпизоду.
Стоимость перехода на электронный кадровый учёт в 2026 году
Цена складывается из численности штата, набора подключаемых модулей и того, нужна ли интеграция с учётной системой и размещение на своём сервере. Тарифы на КЭДО считаются за сотрудника в год, комплексные пакеты — помесячно за компанию.
| Тариф / Услуга | Для кого | Стоимость |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | Компании до 70 человек | 490 руб./сотрудника в год |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | Компании от 70 до 500 человек | 390 руб./сотрудника в год |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | Компании от 500 человек | от 290 руб./сотрудника в год |
| Азбука.HCM Старт | от 50 сотрудников | от 8 900 руб./мес. |
| Азбука.HCM Бизнес | от 100 сотрудников | от 24 900 руб./мес. |
| Азбука.HCM Enterprise | от 500 сотрудников | индивидуально |
Интеграция с 1С:ЗУП, конструктор шаблонов, маршруты согласования и работа с несколькими юрлицами входят в тариф «Стандарт»; размещение on-premise, УКЭП, двухфакторная аутентификация и выделенный менеджер — в «Корпоративный». Пробный период по модулю КЭДО — 30 дней, по комплексному пакету — 14 дней. Разброс между тарифами заметный, поэтому перед расчётом бюджета сверьтесь с актуальными тарифами сервиса Азбуха и посчитайте цену на свою фактическую численность.
Выводы
Ввести электронный кадровый учёт означает собрать четыре слоя данных в одной системе: справочники, штатное расписание, регистры движения персонала и учёт рабочего времени. Подписание документов надстраивается последним и без чистых справочников не работает. Обязательные регистры остаются обязательными и в электронном виде, часть документов по-прежнему ведётся на бумаге, а сведения о трудовой деятельности уходят в СФР в жёсткие сроки, которые система должна соблюдать без ручных выгрузок.
Мы в Азбуха проходим этот путь вместе с кадровыми службами: разбираем состав данных, готовим выверку, связываем модуль КЭДО с учётной системой и настраиваем роли так, чтобы кадровик работал в одном окне, а не сверял три реестра.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести электронный кадровый учёт, если часть работников осталась на бумажном документообороте?
Да, и это штатная ситуация. Отказ работника от КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ не мешает вести учётные регистры в системе: штатное расписание, табель и приказы формируются электронно для всех, а конкретному работнику приказ распечатывается и подписывается от руки, после чего скан прикладывается к электронной карточке. Единственное требование — в положении о КЭДО должен быть описан порядок работы с такими работниками и указан ответственный за бумажный поток.
Что делать, если сотрудник не подписал документ в Госключе за отведённое время?
Документ, направленный в Госключ, подписывается не позднее 24 часов с момента отправки. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока, дальше сценарий выбирает работодатель: автоматическая повторная отправка, обращение кадрового специалиста к работнику либо комбинация из двух вариантов. Сценарий стоит прописать в регламенте до запуска, иначе просроченные документы будут накапливаться без владельца.
Как быть с работниками, у которых нет смартфона?
В регионах доля работников с кнопочными телефонами доходит до 10-15%. До появления десктопной версии Госключа для Windows и Linux, которую Минцифры анонсировало к концу 2026 года, для таких работников применяются два варианта: коммерческая УНЭП, выпускаемая на рабочем месте, либо оформление документов на бумаге как исключительный случай по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ. Перечень исключительных случаев утверждается работодателем.
Кто отвечает за архивное хранение электронных кадровых документов?
Обязанность лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, а сроки определяются Перечнем Росархива и приказом Росархива № 77. Архивом Госключ не служит: он формирует отсоединённые файлы подписи в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, а хранить документ вместе с файлом подписи должна информационная система инициатора подписания. Платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на портале Госуслуг планируют к 2027 году.
Сколько файлов можно отправить на подпись одним пакетом?
В одном пакете в Госключ направляется до 50 файлов, включая форматы PDF и XML. Приложение не вносит изменений в переданные файлы и возвращает отдельный файл подписи с расширением .sig на каждый документ. Это важно учитывать при проектировании массовых рассылок: ознакомление 2000 работников с новой редакцией ЛНА нужно разбивать на пакеты, а систему — настраивать на обработку возвратов по каждому файлу отдельно.
Нужно ли переносить в систему кадровый архив за прошлые годы?
Обязанности переносить бумажный архив в электронный вид закон не устанавливает: документы, оформленные на бумаге, сохраняют силу и досрочно оцифровывать их не требуется. Практический подход — оцифровывать выборочно: личные дела действующих работников и документы по искам с высокой вероятностью спора. Полная оцифровка архива на 50 и 75 лет хранения по стоимости сопоставима с самим проектом внедрения и окупается только при переезде или при закрытии архивного помещения.
Как проверить, что система корректно передаёт данные в СФР, до боевого запуска?
На тестовом контуре проведите по одному кадровому событию каждого типа и сверьте сформированный подраздел 1.1 ЕФС-1 с приказом вручную: ФИО, СНИЛС, дату события, код вида работы и наименование должности. Отдельно проверьте перевод и совмещение — на них чаще всего расходятся наименования должностей между штатным расписанием и приказом. Проверку стоит повторить после каждого обновления системы, которое затрагивает справочники.