Повышение зарплаты: как оформить документы в 2026 году

Повышение зарплаты сотруднику оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, приказом работодателя и изменением штатного расписания. Ниже разобран полный комплект документов, порядок действий кадровика, сроки, а также случаи, когда одного приказа мало и без подписи работника новый оклад не действует. Отдельно посчитана цена типовых ошибок: от компенсации по ст. 236 ТК РФ до штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что считается повышением зарплаты по Трудовому кодексу

Условие об оплате труда входит в обязательные условия трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты прописываются в тексте договора. Поменять их можно по соглашению сторон в письменной форме, так требует ст. 72 ТК РФ. Никакого исключения для случая, когда работодатель улучшает положение работника, кодекс не делает. Даже если вы повышаете оклад на 30 000 руб. и работник, разумеется, не против, обмен любезностями в мессенджере не заменяет допник.

Тут есть тонкость, на которой спотыкаются даже опытные кадровики. Повышение постоянной части (оклада, тарифной ставки) и повышение переменной части (премии) оформляются по-разному. Оклад закреплён в трудовом договоре, значит нужно допсоглашение. Разовая премия или увеличение премиального процента, если сама премия описана в положении об оплате труда со ссылкой из договора, оформляется приказом и правкой ЛНА, трогать договор при этом не нужно. Разница вроде очевидная, но в практике сервиса Азбуха мы регулярно видим обратную картину: компания правит договоры под каждую квартальную премию и получает по три допника в год на человека.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики любят спрашивать: если мы повышаем, а не понижаем, зачем вообще допник, работник же не будет спорить. Будет. Через два года при увольнении он придёт считать среднее, и без бумажки с его подписью вы не докажете, откуда взялась новая цифра в расчётке. Договор поменяли — подпись работника обязательна, это не обсуждается.»

Какие документы нужны для повышения оклада: полный комплект

Стандартный пакет на одного человека состоит из пяти позиций. Часть из них обязательна по кодексу, часть нужна для внутреннего контроля и для инспектора ГИТ, который на проверке идёт по цепочке основание — приказ — договор — расчёт.

• Служебная записка или представление руководителя. Основание для повышения: результаты аттестации, расширение зоны ответственности, переход в вышестоящий грейд, рыночная корректировка. Форма свободная, но записка должна содержать текущий и предлагаемый размер оклада и дату, с которой изменение вступает в силу.
• Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Оклад в договоре не бывает выше или ниже, чем в штатном расписании по этой должности. Если в штатке стоит 90 000 руб., а в допнике вы пишете 110 000 руб., расхождение вылезет на первой же проверке.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору. Два экземпляра, подпись работника на экземпляре работодателя, отметка о получении своего экземпляра. Это ключевой документ всего комплекта.
• Приказ об установлении нового оклада. Унифицированной формы нет. Форма Т-5 предназначена для перевода, при простом повышении оклада она не применяется, хотя многие продолжают её тянуть из привычки.
• Изменения в положение об оплате труда, если повышение меняет вилку по грейду или систему премирования, а не только цифру у конкретного работника.

Запись в трудовую книжку при повышении оклада не вносится. Перевода нет, должность та же, менять нечего. Форму ЕФС-1 по такому событию тоже не сдают: подраздел 1.1 подаётся по кадровым мероприятиям вроде приёма, перевода, увольнения, а изменение размера оплаты в этот перечень не входит. Проверить состав отчётности и актуальные формы удобно на сайте Роструда, там же публикуются разъяснения по спорным кадровым ситуациям.

Полный перечень того, что инспектор запрашивает по оплате труда, лучше держать под рукой заранее: мы собрали кадровые документы для проверки ГИТ в отдельный чек-лист, там видно, какие бумаги смотрят вместе с допниками по зарплате.

Пошаговый порядок оформления повышения зарплаты

Порядок один и для повышения одному человеку, и для группы, отличается только объём бумаг. Сроки нигде жёстко не заданы, кроме одного: новый оклад применяется с даты, указанной в допсоглашении, и задним числом его не ставят, если работник уже получил расчётку по старой сумме.

Как оформить повышение зарплаты сотруднику: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием: результат оценки, новые функции, переход в другой грейд. Запиской фиксируется текущий оклад, новый оклад и дата начала действия.
2. Шаг 2. Согласуйте сумму с финансовой службой и проверьте вилку по должности в положении об оплате труда. Выход за верхнюю границу вилки требует отдельного решения по ЛНА, иначе система грейдов рассыплется через полгода.
3. Шаг 3. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание. Указывается должность, подразделение, старый и новый размер оклада, дата вступления в силу. При массовом пересмотре чаще утверждают штатное расписание в новой редакции целиком.
4. Шаг 4. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В тексте меняется пункт об оплате труда с указанием нового размера цифрами и прописью, даты, с которой условие применяется, и оговорка, что остальные условия договора остаются прежними.
5. Шаг 5. Подпишите допсоглашение с работником в двух экземплярах. Работник расписывается в получении своего экземпляра на экземпляре работодателя либо в журнале выдачи. При КЭДО подпись ставится в системе, бумажный экземпляр не требуется.
6. Шаг 6. Издайте приказ об установлении нового оклада со ссылкой на допсоглашение и ознакомьте работника под подпись.
7. Шаг 7. Передайте комплект в расчётную группу, проверьте, что новая сумма встала в 1С:ЗУП с нужной даты, а не с начала следующего месяца. Это самый частый затык в цепочке.

Мы закладываем на весь цикл от служебной записки до проводки в зарплатном контуре 3-5 рабочих дней при бумажном обороте. В компаниях с КЭДО тот же цикл занимает день, иногда несколько часов, потому что допник не путешествует между этажами и городами.

Повышение оклада одному сотруднику и всему подразделению

Индивидуальное повышение — это цепочка из пяти документов на одного человека. Массовое повышение оформляется иначе: утверждается новое штатное расписание, издаётся один приказ по списку должностей, а допсоглашения всё равно подписываются с каждым персонально. Один приказ на 200 человек допники не заменяет, потому что договор двусторонний.

Отдельная история — повышение при переводе. Если человек уходит на другую должность с большим окладом, оформляется перевод: допсоглашение о переводе, приказ по форме Т-5 или своей форме, запись в трудовую книжку либо в сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Здесь набор документов шире, и путать эти два сценария нельзя.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Массовый пересмотр окладов — это всегда про логистику подписей, а не про юридическую сложность. У клиента на 1 400 человек в четырёх регионах сбор бумажных допников занял 6 недель, из них 4 недели ушли на обособки. Через КЭДО те же допники разошлись за два дня, эйчары просто смотрели на счётчик подписанных. Сама формулировка пункта об оплате при этом не менялась ни на букву.»

Образцы документов для оформления повышения зарплаты

Индексация зарплаты и повышение оклада: разные основания

Индексация по ст. 134 ТК РФ — обязанность работодателя обеспечивать повышение уровня реального содержания заработной платы в связи с ростом потребительских цен. Коммерческие организации определяют порядок индексации в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте. Роструд и суды исходят из того, что отказаться от индексации нельзя, можно только выбрать её механизм и периодичность.

Практическая разница проста. Индексация касается всех и запускается по правилу из ЛНА, обычно раз в год, на процент, привязанный к росту цен или к отклонению от рынка. Повышение оклада конкретному работнику — это решение по результатам его работы, оценки или перехода в вышестоящий грейд. В компаниях с грейдовой системой оба механизма живут параллельно: сотрудников, которые провалились по вилке ниже рынка, поднимают точечно в вышестоящий грейд, а по всей системе раз в год проходит индексация на средний процент отклонения от рынка. Тех, кто уже в рынке, точечно не трогают.

Если индексация в положении об оплате труда прописана, а фактически не проводилась, ГИТ читает это как невыполнение обязанности. Аргумент про тяжёлый год инспектора не убеждает: механизм вы установили сами, значит исполняйте. Логику в этом требовании искать бессмысленно, её нужно просто учитывать при написании ЛНА и не закладывать туда обязательства, которые компания не потянет.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самая дорогая ошибка в положении об оплате труда — написать про ежегодную индексацию не ниже уровня инфляции и забыть. Через три года приходит проверка, и вам считают недоплату по всем работникам разом. Я советую формулировать механизм так, чтобы он был исполним в плохой год, а хорошие результаты закрывать премиями. Премия — это не денюжки навсегда, её проще пересматривать.»

Ошибки при оформлении повышения зарплаты и цена каждой

Ошибки в этой процедуре редко бывают злонамеренными, чаще это экономия времени кадровика при большом объёме. Цена, впрочем, считается одинаково.

• Повышение только приказом, без допсоглашения. Делают так, чтобы не гонять подписи, особенно по филиалам. Условие договора при этом формально не изменено, и в споре о среднем заработке, отпускных или компенсации при увольнении работодатель остаётся без документа с подписью работника. Плюс претензия по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу от 1 000 до 5 000 руб., организации от 30 000 до 50 000 руб.
• Расхождение оклада в договоре и в штатном расписании. Возникает, когда допник подписали, а штатку править забыли. Инспектор сверяет два документа за минуту, и дальше начинается разбирательство, какая сумма верная.
• Новый оклад начислен позже даты из допсоглашения. Расчётчик увидел документ в середине месяца и поставил повышение со следующего периода. Это уже недоплата: по ст. 236 ТК РФ на сумму задолженности начисляется компенсация из расчёта 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки, и платить её надо независимо от вины работодателя.
• Повышение оформлено как перевод, хотя должность не менялась. Появляются лишняя запись в трудовой книжке и лишний ЕФС-1. Исправлять потом дольше, чем оформить сразу правильно.
• Оклад поднят выше верхней границы вилки без правки ЛНА. Через несколько итераций грейдовая система перестаёт соответствовать реальным окладам, и любой спор о справедливости оплаты компания проигрывает уже на уровне внутренних документов.

Ошибка, которую мы в Азбухе видим чаще прочих, живёт на стыке кадров и расчёта: допник подписан правильной датой, а в зарплатном контуре сумма встала не с того числа. Кадровики уверены, что документ ушёл, расчётчики уверены, что получили всё вовремя, и обнаруживается расхождение только при увольнении. Сверка даты вступления в силу по каждому допнику — отдельный пункт в нашем чек-листе внедрения.

Как оформить повышение зарплаты через КЭДО

Дополнительное соглашение об изменении оклада относится к документам, которые ст. 22.2 ТК РФ разрешает вести в электронном виде. Исключения из КЭДО перечислены отдельно: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, трудовая книжка. Допника об окладе в этом перечне нет, значит его подписывают электронно.

Вид подписи зависит от того, кто и что подписывает. Работодатель по трудовому договору и допсоглашениям к нему использует УКЭП. Работник вправе подписать УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенной через Госключ. Для остальных кадровых документов внутри системы работодателя достаточно ПЭП, если порядок её применения закреплён соглашением сторон. Перевод на КЭДО требует уведомления работника и его письменного согласия по ст. 22.2 ТК РФ, без согласия человек продолжает подписывать бумагу.

В сервисе Азбуха допсоглашение об окладе собирается из шаблона по данным штатного расписания, уходит работнику пуш-уведомлением и подписывается в мобильном приложении. Для компаний, которые ещё разбираются с общей картиной автоматизации, полезно понимать, как устроены кадровые процессы в организации целиком: повышение оклада — лишь один узел в цепочке от найма до увольнения, и автоматизировать его в отрыве от остальных смысла мало.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«На пилоте по допникам об окладе всегда всплывает одно и то же: у половины сотрудников не подтверждена учётка на Госуслугах, а без неё Госключ не выпустит подпись. Мы теперь закладываем эту работу до старта, иначе первая же массовая рассылка встаёт колом. Сам процесс подписания потом занимает минуты, вся возня — на подготовительном этапе.»

Стоимость оформления повышения зарплаты через сервисы Азбухи

Цена зависит от численности штата, выбранного модуля и того, нужна ли компании только электронная подпись документов или ещё и связка с оценкой, целями и грейдами. Ниже позиции, которые чаще всего берут под задачу пересмотра окладов.

Итоговая сумма складывается из численности, набора модулей и объёма нетиповых доработок: стандартная интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф, а доработка под нестандартную схему расчёта считается отдельно, от 30 000 ₽. Пробный период по КЭДО составляет 30 дней, за это время реально прогнать пилотную группу по допникам об окладе и посмотреть, где буксует маршрут согласования. Сориентироваться по бюджету до разговора с менеджером помогут актуальные тарифы сервиса Азбуха с разбивкой по модулям и численности.

Вывод

Повышение зарплаты держится на трёх документах: служебная записка как основание, приказ по штатному расписанию и допсоглашение к трудовому договору с подписью работника. Приказ об установлении оклада замыкает цепочку и связывает её с расчётом. Пропуск любого звена превращается в проблему не сразу, а через год-два, когда считают средний заработок или отбиваются от претензии по недоплате.

Проверьте две вещи прямо сейчас: совпадают ли оклады в действующих договорах со штатным расписанием и проводилась ли индексация, если она обещана в положении об оплате труда. Эти два расхождения дают основную массу замечаний по оплате труда на проверках.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли повысить оклад только приказом, без допсоглашения?

Нет. Размер оклада входит в обязательные условия трудового договора по ст. 57 ТК РФ, а менять их разрешено по письменному соглашению сторон в силу ст. 72 ТК РФ. Приказ без подписанного допсоглашения оставляет условие договора прежним, и в споре о среднем заработке работодателю нечем подтвердить новую сумму. Претензия ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ обойдётся организации в 30 000-50 000 руб.

Нужно ли уведомлять работника за два месяца при повышении оклада?

При изменении по соглашению сторон срок предупреждения не применяется, допсоглашение подписывается любой датой до вступления изменения в силу. Двухмесячный срок из ст. 74 ТК РФ относится к одностороннему изменению условий по причинам, связанным с организационными или технологическими условиями труда, и на добровольное повышение не распространяется.

Вносится ли запись в трудовую книжку при повышении оклада?

Нет. В трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности вносятся кадровые мероприятия: приём, перевод, увольнение, присвоение разряда. Изменение размера оплаты труда без смены должности к ним не относится, поэтому ни книжка, ни форма ЕФС-1 не заполняются. Если же вместе с окладом меняется должность, оформляется перевод и ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Обязательно ли менять штатное расписание при повышении одному сотруднику?

Да, если оклад по этой должности в штатном расписании отличается от нового размера в договоре. Издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием должности, подразделения, прежнего и нового оклада. При одинаковых должностях с разными окладами в штатке предусматривают вилку либо вводят разные позиции по грейдам.

Можно ли повысить оклад задним числом?

Стороны вправе договориться о применении нового оклада с прошедшей даты, положение работника при этом улучшается. Разница за прошлый период доначисляется и выплачивается, а если срок выплаты по ст. 136 ТК РФ уже прошёл, на сумму доначисления начисляется компенсация по ст. 236 ТК РФ из расчёта 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки. Практичнее ставить дату вступления в силу первым числом ближайшего расчётного периода.

Что делать, если работник отказывается подписывать допсоглашение о повышении?

Такое случается, когда вместе с окладом меняются обязанности или график. Без подписи изменение не вступает в силу: соглашение двустороннее. Составляется акт об отказе от подписания, а условия работы остаются прежними. Если повышение связано с расширением функций, обсуждать нужно весь пакет условий, а не только цифру.

Как оформить повышение зарплаты дистанционному сотруднику?

Через КЭДО либо обменом бумажными экземплярами по почте с уведомлением о вручении. При электронном оформлении работодатель подписывает допсоглашение УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенной через Госключ. Перевод на электронное взаимодействие требует письменного согласия работника по ст. 22.2 ТК РФ.

Как оформить повышение переменной части без изменения оклада?

Если премия описана в положении об оплате труда или положении о премировании, а трудовой договор содержит отсылку к этому ЛНА, достаточно приказа о премировании и правки самого положения при изменении правил. Трудовой договор в этом случае не переподписывается. Работников знакомят с новой редакцией ЛНА под подпись.

Обязана ли компания индексировать зарплату, если прибыли нет?

Обязанность по ст. 134 ТК РФ распространяется на всех работодателей, коммерческие организации сами определяют порядок в коллективном договоре, соглашении или ЛНА. Отсутствие прибыли не отменяет установленный компанией механизм: если в положении написано про ежегодную индексацию, её проводят. Гибкость закладывается на этапе написания ЛНА, а не при отчёте перед инспектором.

Как связать повышение оклада с результатами оценки персонала?

Порядок закрепляют в положении об аттестации или в положении о грейдах: описываются периодичность оценки, критерии перехода в вышестоящий грейд и диапазон повышения. Решение комиссии оформляется протоколом, он становится основанием для служебной записки и приказа. Такая связка снимает вопрос субъективности: сотрудник видит, за какой результат меняется вилка.

Сколько экземпляров допсоглашения нужно и сколько его хранить?

Два экземпляра: один работнику, второй работодателю с отметкой о получении. Допсоглашение хранится вместе с трудовым договором, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 2003 года. При КЭДО электронный оригинал хранится в системе в течение того же срока с сохранением файлов подписи.

Нужно ли пересчитывать отпускные, если оклад повысили в расчётном периоде?

Да, при повышении окладов по организации, филиалу или структурному подразделению средний заработок индексируется на коэффициент повышения. Порядок установлен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Если оклад подняли одному работнику вне общего повышения, индексация среднего заработка не проводится.

Можно ли подписать допсоглашение об окладе простой электронной подписью?

Для допсоглашения к трудовому договору работодатель применяет УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП допустима для остальных кадровых документов в системе работодателя при условии, что порядок её использования закреплён соглашением сторон и позволяет идентифицировать работника. Для трудового договора и соглашений к нему ПЭП не подходит.

Сколько времени занимает массовый пересмотр окладов на 1 000 человек?

При бумажном обороте с обособленными подразделениями сбор подписей растягивается на 4-6 недель, основная задержка приходится на пересылку между регионами. В электронном виде рассылка и подписание занимают 2-3 дня, если у сотрудников заранее подтверждены учётные записи и выпущены подписи. Подготовительный этап с выпуском подписей планируется отдельно.