Регламент выплаты заработной платы — это внутренние документы организации, которые фиксируют конкретные даты, порядок и способ перечисления зарплаты работникам. Основа регламента — положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка, где прописывают числа выплат, разбивку на аванс и расчёт, форму выдачи денег. Ниже разберём, из чего складывается регламент, как выстроить график выплат по статье 136 ТК РФ, в каких документах его закрепляют, кто утверждает и как менять сроки без нарушений.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что входит в регламент выплаты заработной платы
Регламент выплаты собирают из нескольких документов, а не из одной бумаги. Ядро — положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка. В крупных компаниях к ним добавляется коллективный договор. Все вместе они отвечают на вопросы: сколько платить, когда платить, как платить и где.
Что фиксирует регламент:
- Конкретные даты выплаты — два числа с интервалом не больше полмесяца, например 25-е и 10-е.
- Разбивку на выплату за первую половину месяца (аванс) и окончательный расчёт.
- Способ выдачи: перечисление на банковскую карту или выдача через кассу.
- Место выплаты, если деньги выдают наличными.
- Порядок расчёта аванса — по фактически отработанному времени.
- Состав зарплаты: оклад, доплаты, надбавки, премии по статье 129 ТК РФ.
По сути регламент — это ответ работодателя на требования статьи 136 ТК РФ. Кодекс говорит: платите не реже чем каждые полмесяца, в конкретные даты, с расчётным листком. А как именно, в какие числа, каким способом — решает работодатель и закрепляет во внутренних документах. В практике сервиса Азбуха мы первым делом смотрим именно эти два документа, потому что 80% нарушений по оплате труда сидят в формулировках положения и ПВТР.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Регламент — это не для галочки. Это первое, что открывает инспектор ГИТ на проверке по зарплате. Если в положении об оплате написано ‘выплата производится два раза в месяц’ без конкретных чисел — всё, ‘косяк’. Нужны даты. И эти даты должны совпадать с тем, что реально уходит людям на карты, а не жить отдельной жизнью.»
График выплаты зарплаты: как выстроить даты
График выплат — это пара конкретных дат, привязанная к учётным периодам. Первая дата закрывает первую половину месяца, вторая — вторую. Между ними интервал ровно полмесяца, и обе укладываются в 15-дневный лимит статьи 136.
Рабочие пары дат: 25-е и 10-е, 20-е и 5-е, 30-е и 15-е. Логика одна — выплата за первую половину не позже 30 числа текущего месяца, за вторую не позже 15 числа следующего. Поставить произвольные числа нельзя: если аванс 15-го, а расчёт 30-го, то за первую половину человек ждёт деньги слишком долго, а разрыв до следующего аванса выходит за полмесяца.
В график встраивают и правило переноса. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, деньги выдают в предыдущий рабочий день — это часть 8 статьи 136. Поэтому в регламенте пишут не просто «10-е число», а «10-е число, а при совпадении с выходным или нерабочим праздничным днём — накануне». Такая формулировка закрывает вопрос сразу на все месяцы.
Согласовать положение об оплате труда с ПВТР, свести даты с реальным графиком перечислений, учесть перенос выплат с выходных, ознакомить весь штат под подпись — на большой численности это отдельный проект, а любое расхождение всплывает на проверке. Мы выстраиваем регламент выплат так, чтобы документы бились между собой, а ознакомление шло через электронную подпись без бумажных обходных листов.
В каких документах закрепляют регламент
Даты и порядок выплаты закрепляют в одном из трёх документов — этого достаточно по статье 136. Дублировать во всех сразу не нужно, но между собой они не должны противоречить.
- Правила внутреннего трудового распорядка. Самый удобный вариант: даты действуют на весь штат разом, менять «допники» каждому не надо.
- Коллективный договор. Подходит компаниям с профсоюзом, где условия оплаты согласуют с работниками.
- Трудовой договор. Даты прописывают индивидуально каждому — гибко, но при большом штате трудоёмко.
Положение об оплате труда формально не входит в этот список из статьи 136, но на практике именно в нём описывают всю систему оплаты: оклады, порядок премирования, состав доплат. Даты выплаты в положение тоже часто выносят для полноты картины. Регламент оплаты — один из документов, которые запрашивает инспекция на проверке, поэтому держать его в порядке важно наравне с трудовыми договорами. Полный перечень того, что смотрит инспектор, собран в подборке кадровых документов для проверки ГИТ.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Важный момент, который путают: регламент про зарплату — это только про людей на трудовом договоре. С ‘гэпэхашниками’ правило ‘каждые полмесяца’ не работает, там сроки выплаты определяет сам договор ГПХ. Смешивать эти истории в одном положении не надо, иначе получится каша, которую потом не распутать.»
Как утвердить регламент выплаты зарплаты: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите две конкретные даты выплаты с интервалом не больше 15 дней и правило переноса с выходных.
- Шаг 2. Опишите порядок расчёта аванса по фактической отработке и состав зарплаты в положении об оплате труда.
- Шаг 3. Внесите даты в правила внутреннего трудового распорядка (или коллективный, трудовой договор).
- Шаг 4. Учтите мнение профсоюза, если он есть, — это требование для ЛНА по оплате труда.
- Шаг 5. Утвердите документы приказом и ознакомьте работников под подпись, на бумаге или через КЭДО.
Образцы документов для регламента оплаты труда
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о системе грейдов (шаблон) | Скачать |
| Таблица грейдов | Скачать |
| KPI сотрудника | Скачать |
| Записка-расчёт (форма Т-60) | Скачать |
| Приказ на отпуск (форма Т-6) | Скачать |
Как менять сроки выплаты в регламенте
Поменять даты выплаты можно, но не задним числом и не в одностороннем порядке молча. Если сроки закреплены в ПВТР, работодатель издаёт приказ об изменении и знакомит работников с новой редакцией под подпись. Резко сдвигать дату, из-за чего человек получит деньги позже привычного, без предупреждения нельзя — это ухудшает положение работника.
Если даты прописаны в трудовом договоре, менять их сложнее: нужно подписать дополнительное соглашение с каждым работником. При изменении по инициативе работодателя из-за организационных причин действует правило об уведомлении за два месяца по статье 74 ТК РФ. Поэтому даты выплаты чаще держат в ПВТР — там процедура изменения проще.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Когда компания переезжает на новый график выплат, главное — не создать ‘затык’, при котором между старой и новой датой образуется дыра больше полмесяца. Мы такие переходы всегда считаем заранее, чтобы ни один интервал не выпал из рамок закона. Один лишний день — и это уже формальная ‘просрочка’ по всему штату.»
Стоимость сервиса КЭДО для регламента и документов по оплате
Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Положение об оплате труда, ПВТР и ознакомление с ними ведут в модуле КЭДО — работник подписывает документы электронной подписью, а факт ознакомления фиксируется в системе с датой и временем.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| КЭДО «Лайт» | 490 руб./сотрудника в год | компании до 70 человек |
| КЭДО «Стандарт» | 390 руб./сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| КЭДО «Корпоративный» | от 290 руб./сотрудника в год | от 500 человек |
| Модуль «Азбука.КЭДО» | от 290 руб./год за сотрудника | пробный период 30 дней |
На итоговую сумму влияют численность персонала, набор модулей и вид электронной подписи для сотрудников. Чтобы прикинуть бюджет под свой штат, посмотрите актуальные цены сервиса Азбуха — тарифы разбиты по размеру компании и составу функций.
Типичные ошибки в регламенте выплаты зарплаты
Первая ошибка — интервал вместо даты. В положении пишут «выплата с 5 по 10 число», а нужна одна конкретная дата. Так делают, чтобы дать бухгалтерии запас по времени. Цена — штраф до 50 000 рублей для юрлица, потому что вилка приравнивается к отсутствию установленного срока.
Вторая — противоречие между документами. В положении об оплате одна дата, в трудовых договорах другая, а на карты деньги уходят в третью. Так выходит, когда документы правят по отдельности и не сверяют. Цена — инспектор фиксирует нарушение по любому из расхождений, плюс подрыв доверия работников.
Третья — формулировка «два раза в месяц» без чисел. Кажется, что этого хватает. Не хватает: статья 136 требует именно конкретные даты. Цена — штраф при первой же проверке, даже если фактически люди получают деньги регулярно.
Отдельный момент — хранение регламента и листов ознакомления. Инспектор на проверке смотрит не только текст положения об оплате, но и то, что каждый работник с ним ознакомлен под подпись. Бумажные листы теряются, сотрудники увольняются, а доказать факт ознакомления через пять лет бывает нечем. Поэтому регламент выплаты и ознакомление с ним всё чаще ведут в электронном виде: система фиксирует, кто и когда открыл документ и подписал его электронной подписью. Это снимает вопрос утерянных подписей и даёт готовую доказательную базу при споре с работником или проверке ГИТ.
Заключение
Регламент выплаты зарплаты — это положение об оплате труда и ПВТР, где закреплены конкретные даты, порядок расчёта аванса, состав зарплаты и способ выдачи. График строят из двух дат с интервалом не больше полмесяца и правилом переноса с выходных. Даты фиксируют в ПВТР, коллективном или трудовом договоре, учитывая мнение профсоюза при наличии. Менять сроки можно через приказ и ознакомление, а при изменении в трудовом договоре — через допсоглашение. Документы регламента должны совпадать между собой и с реальным графиком перечислений, иначе на проверке ГИТ будут вопросы.
Часто задаваемые вопросы
В каких документах закрепляют регламент выплаты зарплаты?
Даты и порядок выплаты закрепляют в одном из трёх документов — правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре, и этого достаточно по статье 136 ТК РФ. Удобнее всего в ПВТР: даты действуют на весь штат разом. Порядок расчёта аванса и состав зарплаты дополнительно описывают в положении об оплате труда. Между собой документы не должны противоречить, а даты — совпадать с реальным графиком перечислений.
Обязательно ли иметь отдельное положение об оплате труда?
Отдельное положение не обязательно, если система оплаты и даты выплаты полностью описаны в ПВТР или трудовых договорах. Но на практике его составляют, чтобы собрать в одном документе оклады, порядок премирования и состав доплат. Для компаний со сложной системой оплаты это удобнее, чем расписывать всё в ПВТР, и такой документ проще предъявить инспектору на проверке.
Можно ли установить разные даты выплаты для разных подразделений?
Да, закон это допускает. Разные даты для отделов или обособленных подразделений закрепляют в ПВТР или локальном акте по подразделению. Главное — чтобы для каждой группы соблюдались правила статьи 136: две конкретные даты, интервал между ними не больше полмесяца и срок не позже 15 календарных дней после окончания оплачиваемого периода.
Нужно ли согласовывать регламент с профсоюзом и как менять сроки?
Если в организации есть профсоюз, локальные акты по оплате труда принимают с учётом его мнения по статье 372 ТК РФ — профсоюз даёт мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней. Менять сроки в ПВТР можно приказом с ознакомлением работников под подпись. Если даты прописаны в трудовом договоре и меняются по инициативе работодателя из-за организационных причин, действует правило об уведомлении за два месяца по статье 74 ТК РФ.
Распространяется ли регламент на сотрудников по ГПХ?
Нет. Правило выплаты каждые полмесяца по статье 136 ТК РФ действует только для работников по трудовому договору. Сроки и порядок оплаты по договору ГПХ определяет сам договор — там нет требования о двух выплатах в месяц, оплата может идти по факту сдачи работ, поэтапно или единым платежом. Смешивать эти условия в одном регламенте не следует.
Что грозит, если в регламенте указан интервал вместо конкретной даты?
Формулировку с интервалом («с 5 по 10 число») или размытое «два раза в месяц» инспектор ГИТ расценивает как отсутствие установленного срока выплаты. Это нарушение статьи 136 ТК РФ, за которое штрафуют по статье 5.27 КоАП: для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей при первом нарушении. Нужна одна конкретная дата, и она должна совпадать с тем, что реально уходит людям на карты.
Регламент выплаты — это связка положения об оплате, ПВТР и трудовых договоров, которая должна совпадать до буквы и биться с реальным графиком перечислений. На большом штате свести это вручную и разослать на ознакомление всем — отдельная работа, а любое расхождение инспектор фиксирует как нарушение. Сервис Азбуха ведёт локальные акты по оплате труда в электронном виде: положение, ПВТР и ознакомление подписываются в одной системе с фиксацией даты.
Мы помогли сотням компаний навести порядок в кадровых документах и знаем практику проверок ГИТ в разных регионах. Ознакомление через электронную подпись закрывает вопрос потерянных бумажных листов, а история версий документов всегда доступна.
