Положение о КЭДО: что включить и как утвердить в 2026

Положение о кадровом электронном документообороте — локальный нормативный акт, который закрепляет порядок ведения КЭДО в компании: какая информационная система используется, какие документы переводятся в электронный вид, какими подписями их подписывают и как всё это хранится. Без этого документа перевести кадры в цифру нельзя, статья 22.2 Трудового кодекса прямо требует утвердить порядок ведения КЭДО отдельным ЛНА. Разберём, что именно вписать в положение, чем оно отличается от приказа о введении КЭДО, кто согласовывает документ и какие пункты чаще всего забывают, из-за чего потом переделывают весь пакет.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое положение о КЭДО и зачем оно нужно

Положение о КЭДО — это внутренний документ работодателя, который описывает всю механику электронного кадрового документооборота. Основание одно: часть 1 статьи 22.2 ТК РФ. Там сказано, что работодатель вводит электронный документооборот своим локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если такой орган в компании есть.

Многие путают положение с приказом. Приказ о введении КЭДО — это распорядительный документ на одну страницу, он фиксирует сам факт: с такой-то даты компания переходит на электронный кадровый документооборот. А положение — это регламент. В нём прописано, как процесс устроен изнутри. Приказ без положения не работает, потому что инспектор ГИТ на проверке спросит не «есть ли у вас приказ», а «покажите порядок ведения КЭДО». И вот этот порядок и есть положение.

Зачем оно нужно кроме формального требования закона. Во-первых, положение снимает споры с работниками. Когда сотрудник заявляет, что не понял, куда пришёл документ на подпись, вы открываете положение и показываете: вот система, вот сроки, вот способ уведомления. Во-вторых, оно закрывает риск по статье 5.27 КоАП. Нарушение порядка ведения КЭДО инспектор трактует как нарушение трудового законодательства, а это штраф на юрлицо до 50 000 рублей, при повторном — до 70 000. В практике Азбуха мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте: компания «стартанула» КЭДО, документы летают, а положения либо нет, либо оно списано с чужого шаблона и не бьётся с реальной системой.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Положение о КЭДО — не бумажка для галочки. Это первое, что инспектор просит на проверке. И если в нём написано, что вы работаете в одной системе, а по факту документы подписывают через Госключ и ещё какую-то самописку, «затык» гарантирован. Пишите положение под свою реальную схему, а не под красивый шаблон из интернета.»

Правовая база: статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и 377-ФЗ

Электронный кадровый документооборот появился в Трудовом кодексе с 22 ноября 2021 года. Тогда 377-ФЗ добавил в кодекс три статьи, которые профи называют «блоком КЭДО»: 22.1, 22.2 и 22.3.

Статья 22.1 даёт определение и очерчивает границы: что такое электронный документооборот в сфере трудовых отношений, какие документы под него не подпадают. Часть 8 этой же статьи возлагает на работодателя обязанность обеспечить хранение электронных документов и возможность их воспроизведения на бумажном носителе. Это важный пункт, к нему вернёмся в разделе про хранение.

Статья 22.2 — процедурная. Она описывает, как вводить КЭДО: локальным актом с учётом мнения профсоюза, с обязательным уведомлением работников и получением согласия. Часть 5 прямо говорит, что переход на КЭДО возможен только с письменного согласия работника. Работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа до этой даты, можно переводить без отдельного согласия — для них электронный формат считается штатным. Но уведомить их о праве и способах работы всё равно нужно.

Статья 22.3 — про подписи. Она определяет, какими видами электронной подписи подписывают разные документы. И вот здесь чаще всего путаница, поэтому разберём отдельно чуть ниже.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«377-й закон дал каркас, но дьявольски много деталей осталось на уровне писем Минтруда. Например, письмо Минтруда от 12.02.2025 подтвердило: согласие на КЭДО собирается на бумаге, электронно его пока брать нельзя. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить, пока не поменяют кодекс.»

Что обязательно включить в положение о КЭДО

Часть 4 статьи 22.2 ТК РФ прямо перечисляет, что должно быть в локальном акте о ведении КЭДО. Это не рекомендация, а перечень обязательных пунктов. Пропустите один — и положение считается неполным.

Вот что вписывают в положение:

• Информационная система, которую работодатель использует для ведения КЭДО. Указывается конкретно: название системы, оператор. Если работаете через портал «Работа в России» — пишете его, если через коммерческий сервис — его.
• Порядок доступа к информационной системе. Как сотрудник заходит, через какую учётку, что делать при потере доступа.
• Перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых ведётся КЭДО. Можно перевести в цифру не всех сразу, а, скажем, начать с офиса и оставить «синие воротнички» на бумаге на время пилота.
• Срок уведомления работников о переходе на взаимодействие через электронный документооборот.
• Дата введения КЭДО, но не ранее дня уведомления работников.

Дополнительно в положение стоит вписать виды применяемых электронных подписей для каждой группы документов, порядок и сроки подписания, порядок действий при технических сбоях, а также исключения — какие документы компания оставляет на бумаге. Последнее особенно важно: закон разрешает работодателю утвердить случаи, когда документ оформляется на бумажном носителе (абзац 4 части 3 статьи 22.2). Это спасает, когда «шайтан-машина» недоступна, а приказ подписать надо сегодня.

Мы в Азбуха отдельным разделом всегда прописываем маршрут согласования и сроки. Без этого документ «зависает»: кадровик отправил, а кто подписант второй ступени — непонятно. Прописанный маршрут снимает большую часть внутренних споров ещё до старта промки.

Какие документы можно вести в КЭДО, а какие нельзя

Не всё переводится в электронный вид, и это первое, что надо зафиксировать в положении. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге четыре типа документов, независимо от того, насколько продвинутый у вас сервис.

На бумаге остаются:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (за исключением случаев ведения в электронном виде через СФР);
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Всё остальное — трудовые договоры, допники, приказы о приёме и переводе, заявления на отпуск, графики отпусков, уведомления, ЛНА, расчётные листки — можно и нужно вести в электронном виде. Список допустимых документов широкий, и именно его удобно раскрыть в положении подробно, чтобы кадровик не гадал каждый раз.

Отдельная история — какие кадровые документы вообще положено вести и как их готовить к проверке. Если хотите разобраться, что именно спросит инспектор, посмотрите полный чек-лист кадровых документов для проверки ГИТ — он помогает понять, что перевести в КЭДО в первую очередь.

Виды электронной подписи для положения о КЭДО

Статья 22.3 ТК РФ жёстко привязывает вид подписи к типу документа. Тут ошибиться легко, а последствия неприятные: документ, подписанный «не той» подписью, юридически ничтожен.

Для самых значимых документов — трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении условий ТД и приказом о дисциплинарном взыскании — работник использует одну из трёх подписей: УКЭП, УНЭП по соглашению сторон, либо УНЭП, выданную в инфраструктуре электронного правительства (это подпись из Госключа).

Для остальных документов можно применять простую электронную подпись — ПЭП. Это резко удешевляет процесс: не нужно каждому «айтишнику» и «кадровику» выпускать УКЭП на «флешке».

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Нюанс при выборе вида ЭП — не всегда нужна УКЭП. Для внутренних кадровых документов в большинстве случаев хватает ПЭП, а это совсем другие денежки для работодателя. А для трудовых договоров мы всё чаще закладываем УНЭП из Госключа — она бесплатная для сотрудника, выпускается за пару минут прямо в телефоне, и по ней «зелёная галочка» проверки стоит на Госуслугах.»

Со стороны работодателя расходы на выпуск и использование подписи несёт компания — это прямое требование ТК РФ, переложить их на работника нельзя. Коммерческая УНЭП обходится в среднем 400 рублей за подпись, и при штате 2500 человек это уже миллион рублей только на выпуск. Поэтому в положении многие компании закрепляют именно Госключ: неограниченное число подписей бесплатно, при смене кадров расходов на ЭП нет. Сертификат УНЭП и УКЭП в Госключе действует 12 месяцев, напоминание об окончании приходит за 30 дней пушем, за 14 — на Госуслуги, за 7 — в само приложение.

Образцы документов для положения о КЭДО и перехода на электронный учёт

Как принять положение о КЭДО: порядок действий

Порядок ввода положения расписан в статье 22.2 и на практике выглядит так. Сначала работодатель готовит проект положения и приказа. Если в компании есть профсоюз, проект уходит на учёт мнения выборного органа — это отдельная процедура со своими сроками. Дальше директор утверждает положение приказом. Потом работников уведомляют о переходе, дают срок на раздумье и собирают согласия. И только после этого система запускается для тех, кто согласился.

Один нюанс, который часто упускают: дата введения КЭДО в положении не может быть раньше даты уведомления работников. Поставите задним числом — получите замечание. Мы в Азбуха закладываем 2-3 недели между уведомлением и стартом промки, чтобы люди успели скачать приложение, выпустить подпись и «откатать» процесс на паре документов. Спорные ситуации по порядку уведомления удобно сверять через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где ведомство публикует разъяснения по типовым кадровым вопросам.

Как утвердить положение о КЭДО: пошаговая инструкция

Хранение электронных документов по положению о КЭДО

Хранение — тот блок, который недооценивают, а потом получают проблему при первой же проверке или трудовом споре. Часть 8 статьи 22.1 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность хранить электронные кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и обеспечивать их воспроизведение. Сроки берутся из приказа Росархива № 77: часть документов хранится 5 лет, часть — 50 или 75 лет, а отдельные — постоянно.

В положении стоит отдельно описать, как обеспечивается долгосрочное хранение подписи. Тонкость в том, что сертификат подписи живёт 12 месяцев, а документ хранить нужно десятилетиями. Чтобы «ухаживание за подписью» работало, система должна проставлять метки доверенного времени и хранить подпись в усовершенствованном формате (CAdES-T с возможностью расширения до CAdES-A). Госключ такие метки уже проставляет. Если этого не предусмотреть, через год подпись формально «протухнет», и доказать юридическую значимость документа станет сложнее.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Про хранение забывают чаще всего. Компания радостно «раскатала» КЭДО, а через полтора года выясняется, что выгрузить архив с подписями толком нельзя, метки времени не проставлялись. Мы всегда прописываем в положении и порядок выгрузки, и формат подписи — это тот случай, когда лучше «запилить» правильно сразу, чем потом восстанавливать доказательную базу.»

Частые ошибки при составлении положения о КЭДО

За годы практики набор «граблей» повторяется от компании к компании. Разберу три самых дорогих.

Ошибка первая: списать положение с чужого шаблона. Так делают ради экономии времени — зачем писать, если есть готовое. Проблема в том, что в чужом шаблоне указана чужая система, чужие подписи, чужие сроки. На проверке инспектор сверяет положение с фактом и видит расхождение. Цена ошибки — штраф до 50 000 рублей плюс предписание переделать, а это ещё и время кадровой службы.

Ошибка вторая: не прописать исключения на бумагу. Мотив понятный — хочется всё перевести в цифру и забыть про бумагу. Но акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда закон оставил на бумаге. Если в положении написано, что «всё ведётся электронно», вы противоречите статье 22.1. Цена — тот же штраф и переоформление документов, которые уже подписали «не так».

Ошибка третья: перепутать виды подписи. Например, прописать, что трудовой договор подписывается ПЭП. Это логический абсурд: статья 22.3 требует для ТД минимум УНЭП. Документ, подписанный простой подписью там, где нужна усиленная, юридически ничтожен. Цена ошибки максимальная: при споре суд не признает такой трудовой договор подписанным электронно, и придётся доказывать факт трудовых отношений другими способами.

Стоимость внедрения КЭДО и положения о документообороте

Стоимость складывается из тарифа на сам сервис КЭДО и объёма работ по подготовке пакета документов, включая положение. Цена сервиса зависит от численности штата и набора модулей. Ниже — тарифы на модуль КЭДО сервиса Азбуха.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа модуля КЭДО и того, нужна ли компании интеграция с 1С:ЗУП и работа с несколькими юрлицами — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Тариф «Стандарт» включает конструктор шаблонов, маршруты согласования и модуль ЛНА, куда как раз удобно загрузить положение о КЭДО для ознакомления сотрудников.

Часто задаваемые вопросы