Чек-лист работы отдела кадров на старте организации в 2026 году

Чек-лист работы отдела кадров на старте организации — перечень обязательных действий, документов и процедур, без которых новая компания рискует получить штраф до 50 000 руб. уже при первой проверке ГИТ. Здесь разобрано всё: от штатного расписания и ПВТР до воинского учета и согласия на обработку персональных данных — с привязкой к конкретным статьям ТК РФ, КоАП и федеральным законам. Материал пригодится и кадровику, которого наняли первым, и гендиру, который пока тянет кадровую функцию сам.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Штатное расписание и организационная структура

Штатное расписание оформляют до приема первого работника. Формально ТК РФ не говорит прямым текстом, что штатка обязательна, но ст. 57 ТК требует указать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием. Без этого документа вы не сможете корректно оформить ни один ТД. ГИТ при проверке расценивает отсутствие штатного расписания как нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — штраф для юрлица от 30 000 до 50 000 руб.

Форму Т-3 (унифицированная) использовать не обязательно — можно разработать собственную, если в ней сохранены обязательные реквизиты: структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. В сервисе Азбуха мы рекомендуем клиентам закладывать в штатку сразу все планируемые позиции на ближайшие 6 месяцев, даже если нанимать будете поэтапно. Это снимает необходимость переутверждать расписание каждый месяц.

МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 руб. в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Ни один оклад в штатном расписании за полную ставку не может быть ниже этой цифры. В регионах с районными коэффициентами и северными надбавками порог выше.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Штатку на старте делают на коленке, а потом живут с ней годами. Результат — приходит инспектор, а у вас оклад мастера смены 15 000 руб., хотя МРОТ давно перевалил за 27 тысяч. И штраф тут меньшее зло — придется пересчитывать зарплату за весь период с доплатой.»

Правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР — локальный нормативный акт, обязательный для любой организации (ст. 189-190 ТК РФ). В нем фиксируют режим работы, время отдыха, порядок приема и увольнения, меры поощрения и взыскания. Отсутствие ПВТР — отдельное нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

На практике ПВТР утверждают приказом руководителя, а каждый новый сотрудник знакомится с ними под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Если роспись забыли — при споре суд встанет на сторону работника, потому что вы не доказали факт ознакомления.

В ПВТР стартапа или молодой компании мы часто видим одну и ту же проблему: пишут стандартный график 5/2 с 9:00 до 18:00, а по факту половина команды работает на удаленке или в гибридном режиме. Несоответствие ПВТР реальному режиму работы — частая причина замечаний ГИТ.

Положение об оплате труда и премировании

Ст. 135 ТК РФ требует, чтобы система оплаты труда устанавливалась ЛНА. Положение об оплате труда описывает структуру зарплаты (оклад, надбавки, доплаты), порядок и сроки выплат, индексацию. Положение о премировании фиксирует основания, критерии и размеры стимулирующих выплат.

Эти два документа часто объединяют в один — закон не запрещает. Для молодой компании со штатом до 30-40 человек это разумно. При этом конкретные условия оплаты труда каждого работника прописывают в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) — дублирование обязательно.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«На старте бизнеса собственники любят платить по-серому или вообще без положения — типа, мы же свои. А потом первый уволенный идет в трудинспекцию, и начинается. Положение об оплате труда лучше утвердить в первый же день работы компании, параллельно со штаткой.»

Трудовые договоры и приказы о приеме

Трудовой договор заключают в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление ТД штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: для юрлица — от 50 000 до 100 000 руб., для должностного лица — от 10 000 до 20 000 руб.

Обязательные условия ТД перечислены в ст. 57 ТК: место работы, трудовая функция, дата начала работы, оплата, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте по результатам СОУТ, обязательное социальное страхование. Если СОУТ еще не проведена (что на старте организации — норма), в ТД пишут общую характеристику условий труда, а после проведения оценки заключают допсоглашение.

Приказ о приеме на работу оформляют на основании заключенного ТД. С 2022 года унифицированная форма Т-1 не обязательна — можно использовать собственную форму, если она содержит необходимые реквизиты.

Личные карточки, персональные данные, согласия

Личная карточка работника (форма Т-2) формально перестала быть обязательной для коммерческих организаций с 1 сентября 2021 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). На текущий момент вести или не вести Т-2 — решение работодателя. Но для воинского учета карточки по форме № 10 (Приложение № 22 к Методическим рекомендациям Генштаба) обязательны.

Положение о персональных данных — обязательный ЛНА по 152-ФЗ. Без него обработка персональных данных работников незаконна. Штрафы за нарушения в этой области выросли: за обработку ПДн без письменного согласия — до 150 000 руб. для юрлица (ст. 13.11 КоАП).

Согласие на обработку персональных данных берут у каждого работника при приеме. Форма — письменная, с перечнем конкретных целей и перечнем обрабатываемых ПДн. Устного согласия недостаточно.

Охрана труда и СОУТ на старте

Специальная оценка условий труда проводится в соответствии с 426-ФЗ. Для вновь созданных рабочих мест срок проведения СОУТ — 12 месяцев с момента ввода их в эксплуатацию. То есть не нужно проводить СОУТ до приема первого сотрудника — но после приема у вас есть год.

Инструкции по охране труда разрабатывают по каждой должности или виду выполняемых работ (ст. 214 ТК РФ). Вводный инструктаж по охране труда проводят с каждым принимаемым работником до начала работы. Журнал вводного инструктажа — обязательный документ.

За допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: для юрлица — от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника. На старте организации, когда нанимают сразу 5-10 человек без инструктажа, сумма штрафа складывается.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Охрана труда на старте — это тот блок, который все оставляют на потом. А потом кто-то спотыкается о провод, пишет жалобу, и ГИТ приезжает с проверкой. И обнаруживает, что у вас нет ни одного журнала инструктажа. Штраф за каждого сотрудника. Мы в Азбухе закладываем ОТ-документацию в первый пакет при запуске, чтобы клиент не попал на эти грабли.»

Воинский учет в новой организации

Организация обязана встать на учет в военном комиссариате в течение 5 дней с момента государственной регистрации (п. 39 Методических рекомендаций Генштаба ВС РФ от 11.07.2017). Для постановки на учет подают карточку учета организации по форме № 18 и приказ об ответственном за ведение воинского учета.

Ведение воинского учета обязательно для всех юридических лиц (53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). Штрафы за нарушения в этой области за последние годы существенно выросли. За несообщение в военкомат о приеме или увольнении военнообязанного работника — штраф от 40 000 до 50 000 руб. для должностного лица (ст. 21.4 КоАП в ред. 2023 года).

На каждого военнообязанного работника оформляют карточку по форме № 10 (Приложение № 22 к Методическим рекомендациям). Сведения о приеме и увольнении направляют в военкомат в течение 5 дней. Военкоматы проверяют компании со штатом от 500 человек ежегодно, остальные — раз в 3 года.

Образцы документов для запуска кадрового учета

Табель учета рабочего времени и график отпусков

Табель учета рабочего времени ведут с первого дня работы первого сотрудника. Формы Т-12 (ручной учет) или Т-13 (автоматизированный) — на выбор, собственная форма тоже допустима. Табель — основа для начисления зарплаты, без него бухгалтерия не сможет корректно рассчитать выплаты.

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) утверждают не позднее чем за 2 недели до начала календарного года. Для вновь созданной организации, которая начинает работу в середине года, график отпусков составляют на оставшийся период. Если сотрудник проработал менее 6 месяцев — право на отпуск у него возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК). Но это не освобождает работодателя от обязанности составить график.

Должностные инструкции и ЛНА

Должностные инструкции формально не обязательны по ТК РФ для коммерческих организаций, но на практике их отсутствие создает проблемы. Без инструкции сложно обосновать дисциплинарное взыскание — работник скажет: «Я не знал, что это входит в мои обязанности». Также должностная инструкция нужна для проведения аттестации, для составления профиля должности при подборе персонала.

Минимальный пакет ЛНА для новой организации: ПВТР, Положение об оплате труда (или объединенное с премированием), Положение о персональных данных, инструкции по охране труда. Если в компании планируется кадровый электронный документооборот, потребуется Положение о КЭДО с описанием порядка перехода и видов используемой ЭП.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«ЛНА — это не бюрократия ради бюрократии. Каждый документ закрывает конкретный риск. Нет ПВТР — нет оснований для дисциплинарки. Нет положения о ПДн — штраф по 13.11 КоАП. Нет инструкции по ОТ — штраф по 5.27.1 за каждого работника. Проще один раз потратить 2 недели на подготовку полного пакета, чем потом затыкать дыры по одной.»

Регистрация в фондах и отчетность

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР). Организация автоматически регистрируется в СФР при государственной регистрации юрлица через межведомственное взаимодействие ФНС и СФР. Отдельно вставать на учет не нужно.

Первый отчет в СФР подают в месяце, следующем за месяцем приема первого работника. Форма ЕФС-1 (подраздел 1.1) — сведения о трудовой деятельности. Срок подачи при приеме — не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа. За нарушение срока или непредставление — штраф от 300 до 500 руб. на должностное лицо (ст. 15.33.2 КоАП).

НДФЛ удерживают и перечисляют с первой же зарплаты. Страховые взносы (единый тариф 30% + взносы на травматизм от 0,2%) начисляют с момента возникновения трудовых отношений. Для организаций с реестром МСП предусмотрены пониженные ставки взносов для части зарплаты, превышающей МРОТ.

Типичные ошибки на старте и их стоимость

Первая ошибка — работа без трудового договора. Гендир нанял 3-4 человек «пока так», договоры оформляет «когда будет время». Стоимость: штраф от 50 000 до 100 000 руб. за каждый незаключенный ТД (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). При 4 сотрудниках — до 400 000 руб.

Вторая ошибка — отсутствие воинского учета. Многие стартапы в IT даже не знают о такой обязанности. Стоимость: штраф от 40 000 до 50 000 руб. за каждое несообщение о приеме военнообязанного.

Третья ошибка — зарплата ниже МРОТ. Иногда это происходит непреднамеренно: оформили сотрудника на полставки, а в ТД написали полный оклад 15 000 руб. При проверке ГИТ это квалифицируют как невыплату зарплаты в полном объеме — штраф от 30 000 до 50 000 руб. плюс обязанность доплатить с компенсацией (ст. 236 ТК).

Четвертая — зарплата выплачивается раз в месяц. ТК РФ (ст. 136) требует выплату не реже двух раз в месяц. Конкретные даты фиксируют в ПВТР или ТД. Разрыв между выплатами — не более 15 календарных дней.

Проверить себя можно с помощью сервиса Роструда Онлайнинспекция.рф — там есть модуль «Электронный инспектор» с чек-листами для самопроверки по Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20.

Как запустить кадровый учет в новой организации: пошаговая инструкция

Стоимость запуска кадрового учета через сервис Азбуха

Стоимость кадрового сопровождения на старте зависит от численности штата, количества подключаемых модулей и выбранного тарифа. Для молодых компаний до 70 человек оптимален тариф КЭДО «Лайт», для штата от 70 до 500 — «Стандарт» с интеграцией 1С:ЗУП и конструктором шаблонов.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объема подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Пробный период для КЭДО — 30 дней, для остальных модулей — 14 дней.

Журналы и книги учета

Журнал регистрации трудовых договоров — не обязателен по ТК, но на практике необходим для систематизации. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н) — обязательна, если работники не перешли на электронную трудовую. Журнал вводного инструктажа по охране труда — обязателен.

Журнал учета приказов по личному составу, журнал учета больничных листов, журнал регистрации справок — рекомендательные, но при объеме от 20-30 сотрудников без них кадровик просто утонет в бумагах. Все журналы нумеруют, прошивают и заверяют печатью организации.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Мы в Азбухе советуем заводить электронные журналы с самого старта. Бумажные никто не отменял, но если вы планируете расти — переписывать потом из тетрадок в систему будет мучительно. Лучше сразу настроить КЭДО и вести реестры в электронке.»

Итог: минимальный пакет документов для старта

Подведем итог. Для запуска кадрового учета в новой организации в 2026 году нужно подготовить: штатное расписание, ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о персональных данных, шаблон трудового договора, форму приказа о приеме, форму согласия на обработку ПДн, инструкции по охране труда, журнал вводного инструктажа, табель учета рабочего времени, график отпусков, документы воинского учета (карточка формы № 18, приказ об ответственном). Дополнительно — должностные инструкции, положение о премировании, книга учета трудовых книжек.

Порядок действий: сначала ЛНА и штатка, затем регистрация в военкомате, потом — прием работников с полным пакетом документов. Параллельно настраиваем учет рабочего времени и планируем СОУТ.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Запуск кадров с нуля — процедура, которую лучше делать один раз и нормально. Переделывать документы задним числом всегда дороже и рискованнее. На одном из наших проектов (логистика, 87 человек) мы запустили полный кадровый учет за 11 рабочих дней — от штатки до первого подписанного ТД в КЭДО.»

Часто задаваемые вопросы