Чек-лист работы отдела кадров на старте организации в 2026 году

Чек-лист работы отдела кадров на старте организации закрывает 12 обязательных документов и 5 сроков, нарушение которых стоит компании от 30 000 руб. на первой же проверке ГИТ. Здесь собрано всё: штатное расписание, ПВТР, положения об оплате труда и персональных данных, воинский учет, охрана труда, отчетность в СФР — с привязкой к статьям ТК РФ, КоАП и федеральным законам. Материал сэкономит неделю на поиске требований по разным источникам и пригодится и кадровику, которого наняли первым, и гендиру, который пока тянет кадровую функцию сам. Это часть большого материала про систему электронного кадрового документооборота, где разобран перевод всего этого пакета в электронный вид.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Штатное расписание и организационная структура

Штатное расписание оформляют до приема первого работника. Формально ТК РФ не говорит прямым текстом, что штатка обязательна, но ст. 57 ТК требует указать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием. Без этого документа вы не оформите корректно ни один ТД. ГИТ при проверке расценивает отсутствие штатного расписания как нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — штраф для юрлица от 30 000 до 50 000 руб.

Форму Т-3 использовать не обязательно, можно разработать собственную, если в ней сохранены обязательные реквизиты: структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. В сервисе Азбуха мы рекомендуем клиентам закладывать в штатку сразу все планируемые позиции на ближайшие 6 месяцев, даже если нанимать будете поэтапно. Это снимает необходимость переутверждать расписание каждый месяц.

МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 руб. в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Ни один оклад в штатном расписании за полную ставку не опускается ниже этой цифры. В регионах с районными коэффициентами и северными надбавками порог выше.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Штатку на старте делают на коленке, а потом живут с ней годами. Приходит инспектор, а у вас оклад мастера смены 15 000 руб. при МРОТ 27 093. Дальше не только штраф — придется пересчитывать зарплату за весь период с доплатой и компенсацией по 236-й.»

Правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР — локальный нормативный акт, обязательный для любой организации (ст. 189-190 ТК РФ). В нем фиксируют режим работы, время отдыха, порядок приема и увольнения, меры поощрения и взыскания. Отсутствие ПВТР — отдельное нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

ПВТР утверждают приказом руководителя, а каждый новый сотрудник знакомится с ними под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Если роспись забыли, при споре суд встанет на сторону работника, потому что работодатель не доказал факт ознакомления.

В ПВТР молодой компании мы часто видим одну и ту же проблему: прописан стандартный график 5/2 с 9:00 до 18:00, а по факту половина команды на удаленке или в гибридном режиме. Несоответствие ПВТР реальному режиму работы — частая причина замечаний ГИТ.

Положение об оплате труда и премировании

Ст. 135 ТК РФ требует, чтобы систему оплаты труда устанавливал ЛНА. Положение об оплате труда описывает структуру зарплаты (оклад, надбавки, доплаты), порядок и сроки выплат, индексацию. Положение о премировании фиксирует основания, критерии и размеры стимулирующих выплат.

Эти два документа часто объединяют в один, закон не запрещает. Для компании со штатом до 30-40 человек это разумно. Конкретные условия оплаты труда каждого работника при этом прописывают в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), дублирование обязательно.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«На старте собственники любят платить по-серому или вообще без положения — типа, мы же свои. А потом первый уволенный идет в трудинспекцию, и начинается. Положение об оплате труда утверждают в первый же день работы компании, параллельно со штаткой. Это два часа работы против трехмесячной переписки с ГИТ.»

Трудовые договоры и приказы о приеме

Трудовой договор заключают в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление ТД штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: для юрлица от 50 000 до 100 000 руб., для должностного лица от 10 000 до 20 000 руб.

Обязательные условия ТД перечислены в ст. 57 ТК: место работы, трудовая функция, дата начала работы, оплата, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте по результатам СОУТ, обязательное социальное страхование. Если СОУТ еще не проведена, что на старте организации норма, в ТД указывают общую характеристику условий труда, а после проведения оценки заключают допник.

Приказ о приеме на работу оформляют на основании заключенного ТД. Унифицированная форма Т-1 не обязательна с 2013 года (402-ФЗ), собственная форма допустима при сохранении необходимых реквизитов.

Личные карточки, персональные данные, согласия

Личная карточка работника (форма Т-2) перестала быть обязательной для коммерческих организаций с 1 сентября 2021 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). На текущий момент вести или не вести Т-2 решает работодатель. Для воинского учета карточки по форме № 10 (Приложение № 22 к Методическим рекомендациям Генштаба) остаются обязательными.

Положение о персональных данных — обязательный ЛНА по 152-ФЗ. Без него обработка персональных данных работников незаконна. Штрафы в этой области выросли: за обработку ПДн без письменного согласия до 150 000 руб. для юрлица (ст. 13.11 КоАП).

Согласие на обработку персональных данных берут у каждого работника при приеме. Форма письменная, с перечнем конкретных целей и перечнем обрабатываемых ПДн. Устного согласия недостаточно.

Охрана труда и СОУТ на старте

Специальную оценку условий труда проводят по 426-ФЗ. Для вновь созданных рабочих мест срок проведения СОУТ — 12 месяцев с момента ввода их в эксплуатацию. До приема первого сотрудника СОУТ не проводят, но после приема у работодателя есть год.

Инструкции по охране труда разрабатывают по каждой должности или виду выполняемых работ (ст. 214 ТК РФ). Вводный инструктаж проводят с каждым принимаемым работником до начала работы. Журнал вводного инструктажа — обязательный документ.

За допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП: для юрлица от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника. Когда на старте нанимают сразу 5-10 человек без инструктажа, суммы складываются.

Воинский учет в новой организации

Организация встает на учет в военном комиссариате в течение 5 дней с момента государственной регистрации (п. 39 Методических рекомендаций Генштаба ВС РФ от 11.07.2017). Для постановки подают карточку учета организации по форме № 18 и приказ об ответственном за ведение воинского учета.

Ведение воинского учета обязательно для всех юридических лиц (53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). За несообщение в военкомат сведений о приеме или увольнении военнообязанного работника ст. 21.4 КоАП предусматривает штраф на должностное лицо от 40 000 до 50 000 руб. Отдельный состав по ст. 21.2 КоАП касается неоповещения работников о вызове в военкомат, там ответственность несет и юрлицо.

На каждого военнообязанного работника оформляют карточку по форме № 10. Сведения о приеме и увольнении направляют в военкомат в течение 5 дней. Компании со штатом от 500 человек военкоматы проверяют ежегодно, остальные раз в 3 года.

Образцы документов для запуска кадрового учета

Табель учета рабочего времени и график отпусков

Табель учета рабочего времени ведут с первого дня работы первого сотрудника. Формы Т-12 (ручной учет) или Т-13 (автоматизированный) на выбор, собственная форма тоже допустима. Табель — основа для начисления зарплаты, без него бухгалтерия не рассчитает выплаты корректно.

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) утверждают не позднее чем за 2 недели до начала календарного года. Вновь созданная организация, которая начинает работу в середине года, составляет график на оставшийся период. Право на отпуск у сотрудника возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК), но обязанность составить график это не отменяет.

Должностные инструкции и ЛНА

Должностные инструкции формально не обязательны по ТК РФ для коммерческих организаций, но их отсутствие создает проблемы на практике. Без инструкции сложно обосновать дисциплинарное взыскание: работник скажет, что не знал о такой обязанности. Инструкция нужна и для аттестации, и для составления профиля должности при подборе.

Минимальный пакет ЛНА для новой организации: ПВТР, Положение об оплате труда (или объединенное с премированием), Положение о персональных данных, инструкции по охране труда. Если планируете сразу отказаться от бумаги, потребуется Положение о КЭДО с описанием порядка перехода, перечня документов и видов используемой ЭП.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Каждый ЛНА закрывает конкретный риск. Нет ПВТР — нет оснований для дисциплинарки. Нет положения о ПДн — штраф по 13.11 КоАП. Нет инструкции по ОТ — штраф по 5.27.1 за каждого работника. Две недели на полный пакет обходятся дешевле, чем потом затыкать дыры по одной под давлением предписания.»

Регистрация в фондах и отчетность

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России. Организация регистрируется в СФР автоматически при государственной регистрации юрлица через межведомственное взаимодействие ФНС и СФР. Отдельно вставать на учет не нужно.

Форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) со сведениями о трудовой деятельности подают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. За нарушение срока или непредставление штраф от 300 до 500 руб. на должностное лицо (ст. 15.33.2 КоАП).

НДФЛ удерживают и перечисляют с первой же зарплаты. Страховые взносы (единый тариф 30% плюс взносы на травматизм от 0,2%) начисляют с момента возникновения трудовых отношений. Организации из реестра МСП применяют пониженную ставку 15% к части зарплаты, превышающей полтора МРОТ.

Типичные ошибки на старте и их стоимость

Первая ошибка — работа без трудового договора. Гендир нанял 3-4 человек пока так, договоры оформит когда будет время. Цена: от 50 000 до 100 000 руб. за каждый незаключенный ТД (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). При 4 сотрудниках до 400 000 руб.

Вторая ошибка — отсутствие воинского учета. Многие IT-стартапы о такой обязанности не знают. Цена: от 40 000 до 50 000 руб. на должностное лицо за каждое несообщение о приеме военнообязанного.

Третья ошибка — зарплата ниже МРОТ. Происходит непреднамеренно: оформили сотрудника на полставки, а в ТД написали оклад 15 000 руб. ГИТ квалифицирует это как невыплату зарплаты в полном объеме — штраф от 30 000 до 50 000 руб. плюс доплата с компенсацией по ст. 236 ТК.

Четвертая — выплата зарплаты раз в месяц. Ст. 136 ТК РФ требует выплату не реже двух раз в месяц, конкретные даты фиксируют в ПВТР или ТД, разрыв между выплатами не более 15 календарных дней.

Пятая — ознакомление с ЛНА задним числом. Подписи собирают перед проверкой, датируя днем приема. При споре экспертиза давности подписи вскрывает это, и суд признает ознакомление непроведенным.

Проверить себя можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф: там работает модуль «Электронный инспектор» с чек-листами для самопроверки по Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20.

Как запустить кадровый учет в новой организации: пошаговая инструкция