KPI внедрения КЭДО показывают, что проект дал компании в цифрах: сколько документов ушло из бумаги, сколько сотрудников реально подписывает электронно, за сколько часов проходит согласование и во что обходится один кадровый документ. Без базового замера до старта сравнивать будет не с чем, и защита бюджета перед гендиром сведётся к рассказам про удобство. Разберём, какие показатели снимать до пилота и после него, как посчитать экономику проекта и срок окупаемости, какие целевые значения ставить на пилот и на промышленную эксплуатацию и что показывать руководству в первые три месяца.
Базовый замер до старта: что снять, пока компания работает на бумаге
Базовый замер занимает две недели и делается один раз, до подписания договора с вендором. Смысл простой: зафиксировать состояние кадрового процесса на бумаге в тех же единицах, в которых потом будете отчитываться. Если после запуска вы измеряете время цикла подписания в часах, то и до запуска нужно посчитать его в часах.
Начинать удобнее с нагрузки на кадровую службу. Возьмите калькулятор численности кадровой службы и посчитайте, сколько человек приходится на одного кадровика сейчас, отдельно по каждому юрлицу и обособке. Это число попадёт в отчёт руководству дважды: как точка отсчёта и как цель.
Состав работ, который кадровая служба тянет каждый месяц, удобно зафиксировать через план работы отдела кадров на месяц, квартал и год: из него видно, какие операции повторяются, а значит, на них и надо мерить экономию времени.
Дальше объём. Сколько кадровых документов компания создаёт за месяц, в штуках, с разбивкой по типам: приказы на отпуск, заявления, ознакомления с ЛНА, допники, расчётные листки. Кадровики обычно называют цифру навскидку, и она отличается от реальной вдвое. Считать надо по журналам регистрации и по выгрузке из зуба.
📌 Факт: базовый ориентир на бумаге — один кадровик на 100-150 человек штата. С работающим КЭДО один специалист ведёт 300-400 сотрудников. Разница между этими двумя числами и есть основной источник экономии в расчёте проекта.
Как провести базовый замер перед стартом КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из учётной системы количество кадровых документов за последние 12 месяцев по типам. Год нужен, чтобы поймать сезонность: график отпусков и массовые ознакомления искажают любой квартальный срез.
- Шаг 2. Замерьте время цикла по трём типовым документам: заявление на отпуск, допник к трудовому договору, ознакомление с ЛНА. Точка старта — момент создания документа, точка финиша — подпись последнего участника маршрута. Возьмите по 20 документов на тип и посчитайте медиану; среднее здесь врёт.
- Шаг 3. Посчитайте время на оформление приёма одного сотрудника: от согласованного оффера до полностью подписанного пакета. Отдельно зафиксируйте, сколько из этого времени занимает пересылка бумаг в филиалы.
- Шаг 4. Соберите прямые расходы за год: бумага, картриджи и обслуживание печати в кадровой службе, курьерская доставка и почта, аренда или обслуживание архивных площадей, сертификаты подписей, если они уже выпускались.
- Шаг 5. Поднимите итоги последних проверок ГИТ и внутреннего аудита: сколько замечаний было по кадровым документам, какие именно. Число замечаний становится отдельной метрикой качества, и по ней проект отчитывается наравне с экономикой.
- Шаг 6. Зафиксируйте численность штата на дату замера с разбивкой по подразделениям и по категориям: офис, линейный персонал, удалёнщики. Без этой разбивки доходимость по согласиям потом будет непонятно с чем сравнивать.
- Шаг 7. Подпишите итоги замера у финансового директора. Цифры, которые финансы не признали на входе, они не признают и на выходе.
Юлия К, консультант по кадровым процессам: «Базовый замер — единственный этап, который нельзя откатать заново. Запустили КЭДО без него — и всё, бумажной картины больше нет, восстанавливать её по памяти кадровиков бессмысленно. Мы на проектах Азбуха ставим замер в план до выбора вендора и не двигаемся дальше, пока таблица не подписана финансистами.»
Метрики охвата: документы, согласия и выпущенные подписи
Охват отвечает на вопрос, какая часть кадрового контура реально переехала. Три показателя, которые снимают ежемесячно.
- Доля документов в электронном виде. Числитель — документы, подписанные в системе; знаменатель — все кадровые документы за период, включая те, что остались на бумаге по требованию сотрудников.
- Доля сотрудников с собранным согласием. Согласие на КЭДО по ст. 22.2 ТК РФ письменное, и на дату написания статьи его собирают на бумаге. Отказ работника не входит в перечень оснований увольнения по ст. 81 ТК РФ, поэтому 100 % по этой метрике не бывает почти никогда.
- Доля сотрудников с выпущенной действующей подписью. Именно действующей: сертификат Госключа живёт 12 месяцев, и через год после старта метрика начинает проседать сама собой, если никто не следит за продлением.
Знаменатель первой метрики стоит считать честно. Четыре вида документов по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводятся вообще: бумажная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Если их не вычесть из знаменателя, доля электронных документов никогда не дойдёт до целевого значения, и проект будет выглядеть провальным на ровном месте.
Образцы документов для запуска и сбора согласий
Метрики охвата упираются в документы, которыми проект оформлен. Приказ и уведомление задают дату старта, от которой считается период, а заявления о согласии и об отказе дают ту самую доходимость по подразделениям.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
Заявления удобнее нумеровать по подразделениям сразу при выдаче: тогда доходимость считается выгрузкой из реестра, а не пересчётом бумажной стопки в конце месяца.
Метрики скорости: время цикла подписания и оформление приёма
Время цикла — показатель, который руководство понимает без объяснений. Считается как медиана от создания документа до подписи последнего участника маршрута, по каждому типу документа отдельно. Смешивать типы нельзя: ознакомление с ЛНА проходит за минуты, а допник с тремя согласующими живёт днями, и общая средняя не значит ничего.
В проекте EmplDocs на штате 1 100 сотрудников документооборот по одному процессу сократился до 15-30 минут против нескольких недель на бумаге. Порядок изменения там кратный, и это нормально для компаний с филиальной сетью, где основное время съедала пересылка. У офисной компании в одном здании выигрыш будет скромнее, и обещать руководству кратное ускорение до замера не стоит.
Отдельно снимается время на оформление приёма сотрудника. У Ростелекома на первый квартал 2026 года 64 % кандидатов трудоустроены с использованием электронной подписи, а всего по компании подписано 301 244 документа за период работы с сертификатами Госключа с августа 2022 года. Такой показатель хорошо ложится в отчёт для бизнеса: скорость выхода нового сотрудника на работу волнует руководителей подразделений сильнее, чем экономия на картриджах.
💡 Лайфхак: разделите время цикла на две части — время системы и время человека. Если документ висит потому, что руководитель не открыл уведомление, настройка маршрутов не поможет; здесь работают автозакрытие этапа по таймауту и контроль просрочки по SLA.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО: «Первое, что мы делаем на проекте, — выясняем, где документ реально стоит. В девяти случаях из десяти затык не в подписании, а в согласовании: маршрут собран так, что документ проходит через пятерых, из которых двое ничего не решают. Убрали лишние этапы — и время цикла упало ещё до того, как кто-то поставил первую электронную подпись.»
Метрики нагрузки и затрат: кадровики, печать, доставка, хранение, сертификаты
Затратная часть собирается по пяти статьям, и каждая считается по своей формуле. Ниже сводка метрик с методикой расчёта и ориентирами, которые подтверждены практикой компаний и нормативами. Там, где общего норматива нет, так и написано: подставлять чужие проценты экономии в свой расчёт бессмысленно, финансовый директор проверит первую же цифру.
| Метрика | Как считать | Источник данных | Ориентир |
|---|---|---|---|
| Нагрузка на одного кадровика | Численность штата разделить на число специалистов кадровой службы | Штатное расписание, калькулятор численности | 100-150 человек на бумаге, 300-400 с работающим КЭДО |
| Расходы на печать | Число листов за год умножить на стоимость листа с учётом обслуживания техники | Счета на бумагу и картриджи, статистика МФУ | Общего норматива нет, считается по своим счетам |
| Расходы на доставку | Число отправлений в филиалы и удалёнщикам умножить на тариф | Договоры с курьерскими службами, реестр почтовых отправлений | Общего норматива нет, у филиальных компаний статья крупнее |
| Расходы на хранение | Площадь архива умножить на ставку аренды, плюс обслуживание | Договор аренды, приказ Росархива № 77 по срокам хранения | Сокращается частично: бумажные исключения хранить всё равно надо |
| Расходы на сертификаты | Численность подключённых умножить на годовую цену подписи | Договор с УЦ или тариф вендора | УНЭП Госключа бесплатна, УНЭП информационной системы порядка 500 руб. в год, УКЭП аккредитованного УЦ 2000-5000 руб. в год |
| Число замечаний на проверке | Количество нарушений по кадровым документам в акте проверки | Акты ГИТ, отчёты внутреннего аудита | Цена одного нарушения по ст. 5.27 КоАП РФ — 30 000-50 000 руб. для организации |
Из таблицы следует неочевидная вещь: статья расходов на подписи управляется решением архитектуры, а не переговорами о скидке. Компания на 2 500 человек, выбравшая коммерческую подпись по 400 руб., платит 1 000 000 руб. в год только за сертификаты; при поштучной оплате подписаний по 25 руб. и 20 документах на сотрудника добавляется ещё 1 250 000 руб. Переход на бесплатную УНЭП Госключа снимает обе суммы целиком.
Требования к составу и форматам электронных кадровых документов закреплены приказом Минтруда № 578н, который действует с 1 марта 2023 года: основная часть в PDF/A-1A, XML-описание, файлы электронной подписи, МЧД при подписании уполномоченным лицом. Развёрнутые материалы ведомства по электронному кадровому документообороту опубликованы в разделе Минтруда об электронном кадровом документообороте, и там же удобно сверяться, если вендор обещает форматы «по своему стандарту». Несоответствие форматам вылезает не на внедрении, а на проверке, и попадает ровно в ту метрику замечаний, которую вы отчитываете руководству.
Экономика проекта: как считать эффект и срок окупаемости
Расчёт складывается из трёх частей: затраты на проект, годовая экономия, срок окупаемости как отношение первого ко второму.
Затраты — подписка на систему за год, работы по внедрению и интеграции с зубом, выпуск подписей, время внутренней команды на проект. Время команды считать обязательно: кадровики и айтишники занимаются проектом вместо своей работы, и финансовый директор эту строку спросит.
Годовая экономия — сумма по пяти статьям затрат из таблицы выше плюс высвобожденное время кадровой службы, пересчитанное в деньги через фонд оплаты труда. Высвобождение обычно не означает сокращение: люди перестают печатать и разносить бумаги и начинают закрывать участки, на которые раньше не хватало рук. В отчёте это честнее показывать как рост охвата задач на прежней численности. Экономию ФОТ в такой отчёт не пишут: сокращений после внедрения обычно не происходит.
⚠️ Внимание: расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ. Переложить их на сотрудника нельзя, удержать из зарплаты тоже: перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрытый. В расчёт проекта эта строка входит целиком.
Готового отраслевого норматива по сроку окупаемости КЭДО нет, и цифры вида «окупается за три месяца» из вендорских презентаций к вашей компании отношения не имеют. Считать надо на своих числах. Ориентир по эффекту на подписях даёт проект EmplDocs: экономия 0,5 млн руб. в год на штате 1 100 сотрудников. В практике Азбуха мы собираем расчёт в двух сценариях — консервативном, где в экономию идут только прямые расходы, и полном, где добавляется высвобожденное время. Защищать перед правлением лучше консервативный: если проект окупается даже на нём, вопросов к методике не остаётся.
Юлия К, эксперт по трудовому праву: «Считать окупаемость только по бумаге и картриджам — занижать проект вдвое. В расчёт входит и цена ненаступивших событий: одно нарушение по кадровым документам стоит организации от 30 000 руб., а при повторном — до 70 000. Когда я показываю финансистам эту строку рядом с подписками, разговор про денюжки идёт заметно быстрее.»
Метрики, которые вводят в заблуждение
Часть показателей выглядит убедительно в презентации и разваливается при первом вопросе.
- Число подписаний в системе. Растёт само по себе вместе с численностью и сезонностью. Показывает активность, но ничего не говорит об эффекте: подписать скопом сто ознакомлений с ЛНА легко, а долю электронных документов это почти не сдвинет.
- Доля сотрудников, зарегистрированных в системе. Учётка есть, согласие не подписано, подпись не выпущена — и сотрудник в электронном контуре не работает. Метрика охвата упирается в действующую подпись, наличие логина тут ничего не значит.
- Среднее время цикла по всем типам документов. Смешивает ознакомления, которые проходят за минуты, и многоэтапные согласования. Медиана по каждому типу отдельно.
- Экономия ФОТ. Считать её можно, обещать нельзя: увольнений после внедрения КЭДО обычно не происходит, и обещанная экономия превращается в невыполненное обязательство перед финансами.
- Доля документов без вычета исключений. Знаменатель, в который попали приказы об увольнении и журналы инструктажей, занижает результат на постоянную величину.
Отдельная категория — метрики удовлетворённости, снятые на пилотной группе. Пилотную группу набирают из лояльных сотрудников, и её оценка не переносится на линейный персонал. В регионах до 10-15 % работников пользуются кнопочными телефонами, и подписание через мобильное приложение для них недоступно физически; на пилоте эта проблема не видна.
ℹ️ Полезно знать: отказ от КЭДО не входит в перечень оснований увольнения по ст. 81 ТК РФ. При отказе документы дублируются на бумаге, а дистанционным работникам направляются заказным письмом с уведомлением по ст. 312.2 ТК РФ. Доля отказавшихся — рабочая метрика проекта, а не повод для давления на сотрудников.
Целевые значения на пилот и на промышленную эксплуатацию
Пилот на одном подразделении занимает 2-3 недели и решает задачу проверки шаблонов и маршрутов, а не доказательства эффекта. Целевые значения на этом этапе ставятся по качеству прохождения документов: все типовые документы прошли маршрут до конца, ни один не потерялся, кадровик не переделывал вручную. Экономику на двух неделях и тридцати сотрудниках не измеришь.
Промышленная эксплуатация — другой разговор. Здесь уже есть с чем сравнивать чужие результаты. Альфа-Банк довёл долю сотрудников с Госключом до 90 %, а доля трудовых договоров, подписанных в Госключе, составила 95 %; от старта общебанковской интеграции до пилота там прошло порядка 4 месяцев. У Ростелекома на промышленной эксплуатации 72 % сотрудников перешли на КЭДО. Эти числа стоит держать как верхнюю планку по охвату, а свои цели ставить от базового замера и структуры штата: компания с преобладанием линейного персонала до банковских 90 % за первый год не дойдёт.
Средний срок внедрения при штате свыше 200 человек — от 2 месяцев, при 100-500 от 1-2 месяцев, свыше 500 от 2 месяцев и дольше. Планировать снятие итоговых KPI раньше, чем через квартал после раскатки, смысла нет: до этого момента вы измеряете переходный процесс. Наши специалисты закладывают первый полный срез на третий месяц промышленной эксплуатации, когда сезонные всплески уже усреднились.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем: «Главные грабли в целеполагании — поставить на пилот процент охвата. Пилот нужен, чтобы поймать косяки в шаблонах и маршрутах на тридцати человеках, и отчитываться там цифрой охвата рано. Раскатали без пилота ради скорости — и получите месяц разбора вместо запланированных двух недель.»
Отчётность перед руководством: что показывать в первые три месяца
Отчёт для правления умещается на одном слайде и меняется по содержанию каждый месяц.
Первый месяц — метрики готовности. Доля собранных согласий по подразделениям, доля выпущенных подписей, число подразделений, где доходимость ниже плановой. Здесь руководство видит управляемость проекта, экономика идёт позже, и именно на этом этапе полезно называть проблемные подразделения поимённо: линейные руководители реагируют на публичный срез быстрее, чем на рассылки.
Второй месяц — метрики процесса. Доля документов в электронном виде, время цикла по трём контрольным типам документов в сравнении с базовым замером, число ручных доработок кадровой службой. Экономику показывать рано, но динамика времени цикла уже читается.
Третий месяц — экономика. Прямые расходы за квартал против аналогичного квартала прошлого года, нагрузка на кадровика, число замечаний по кадровым документам, накопленная экономия и пересчитанный срок окупаемости. Сравнение квартал к кварталу прошлого года снимает вопрос сезонности, который обязательно задаст финансовый директор.
Формат отчёта лучше зафиксировать до старта проекта, вместе с базовым замером. На проектах Азбуха мы согласуем шаблон отчёта с финансовой службой заранее, чтобы через три месяца не выяснилось, что руководству нужен разрез по юрлицам, а система такой выгрузки не даёт.
Стоимость сервиса КЭДО в расчёте окупаемости
Подписка на систему входит в затратную часть расчёта и зависит от численности штата: цена за сотрудника снижается по мере роста компании. Ниже позиции, которые чаще всего попадают в модель окупаемости кадрового проекта.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | от 500 человек, УКЭП и on-premise |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | пробный период 30 дней |
| Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | от 50 сотрудников, подбор, КЭДО и адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | от 100 сотрудников, плюс обучение и опросы |
| Азбука.HCM Enterprise | индивидуально | от 500 сотрудников, все модули, API, SSO, on-premise |
К подписке в расчёте добавляются сторонние позиции, которые в тариф не входят: сертификаты аккредитованного УЦ при работе с УКЭП стоят 2000-5000 руб. в год на человека, лицензия КриптоПро CSP на рабочее место — от 2700 руб., серверная — от 37 500 руб. УНЭП Госключа расходов на сертификаты не добавляет.
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей, поэтому модель окупаемости собирают под конкретную компанию: тарифы сервиса Азбуха дают исходные цифры для затратной части расчёта. Пробный период в 30 дней удобно использовать как раз для уточнения времени цикла на реальных документах.
Выводы
Проект КЭДО защищается цифрами, снятыми дважды: до старта и после выхода в промышленную эксплуатацию. Охват меряется долей электронных документов с вычетом бумажных исключений, долей собранных согласий и долей действующих подписей. Скорость — медианой времени цикла по каждому типу документа отдельно и временем оформления приёма. Затраты — пятью статьями от печати до сертификатов, плюс числом замечаний на проверке. Готового норматива окупаемости не существует, и подставлять чужие проценты в свою модель бессмысленно: считать нужно на собственном базовом замере, в двух сценариях, консервативном и полном.
Азбуха собирает метрики проекта вместе с кадровой и финансовой службой заказчика с первого дня, а не по факту раскатки, и выгружает отчётность в тех разрезах, которые нужны правлению: по юрлицам, подразделениям и категориям персонала.
Часто задаваемые вопросы
Как считать долю электронных документов, если часть сотрудников отказалась от КЭДО?
Отказавшиеся остаются в знаменателе, их документы дублируются на бумаге по общему правилу, а дистанционным работникам направляются заказным письмом с уведомлением по ст. 312.2 ТК РФ. Считать долю только по подключённым сотрудникам некорректно: так метрика перестаёт отражать реальную нагрузку на кадровую службу, которая продолжает печатать и рассылать бумагу. Разумнее вести две цифры рядом: общую долю по компании и долю внутри подключённого контура. Первая показывает эффект для бизнеса, вторая — качество работы системы.
Что делать с метриками, когда через год у сотрудников начинают истекать сертификаты?
Сертификат Госключа действует 12 месяцев, напоминания приходят за 30 дней пушем, за 14 дней на Госуслугах и за 7 дней в самом приложении. Через год после массового выпуска доля сотрудников с действующей подписью проседает волной, повторяя график первичной выдачи. В план отчётности стоит заранее внести метрику «доля просроченных сертификатов» и снимать её ежемесячно, иначе падение охвата на втором году примут за отток пользователей.
Нужно ли отдельно мерить эффект по обособленным подразделениям и филиалам?
Да, и разница между площадками обычно оказывается наглядной частью отчёта. В головном офисе документ переносят между кабинетами, в филиале его отправляют курьером или почтой, и время цикла до внедрения там отличается на порядок. Если считать компанию единым котлом, эффект по филиалам растворится в офисной статистике. Разрез по юрлицам нужен ещё и потому, что согласия, ЛНА и приказ о введении КЭДО оформляются отдельно на каждое юрлицо.
Как учесть в расчёте расходы на архивное хранение, если бумага полностью не уходит?
Архивное хранение остаётся обязанностью работодателя по ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ и 125-ФЗ, сроки установлены приказом Росархива № 77. Электронные документы хранятся в системе, но четыре вида документов из перечня ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ и все бумажные дубли отказавшихся сотрудников продолжают занимать физическую площадь. Экономию по этой статье считают как разницу в приросте объёма архива: новые документы перестают его увеличивать, а накопленный массив хранится до истечения своих сроков.
Можно ли использовать доходимость по подразделениям как KPI для линейных руководителей?
Практика показывает, что работает. Альфа-Банк при переводе штата разделил сотрудников на группы и по 75 % работников с одной ПЭП шёл маркетинговым планом: рассылки, баннеры на внутреннем портале, амбассадоры и адресная работа с руководителями подразделений. Менее 1 % подключали через допсоглашение. Ставить руководителю жёсткий процент как обязательство рискованно, поскольку согласие остаётся добровольным по ст. 22.2 ТК РФ, а вот публичный рейтинг подразделений по доходимости давление снимает и результат даёт.
Как показать эффект, если компания внедряет КЭДО одновременно с заменой учётной системы?
Разделить эффекты в этом случае аккуратно не получится, и попытка приписать всю экономию КЭДО закончится вопросами на защите. Рабочий вариант — зафиксировать в базовом замере метрики, на которые замена учётной системы не влияет напрямую: расходы на печать и курьерскую доставку, число бумажных отправлений в филиалы, число замечаний ГИТ по оформлению кадровых документов. По ним эффект относится к кадровому электронному документообороту без натяжки. Метрики скорости и нагрузки на кадровика в такой конфигурации показывают совместно, оговаривая это в отчёте.
Через какое время после запуска имеет смысл делать первый полный срез KPI?
Через квартал после завершения раскатки. До этого момента компания измеряет переходный процесс: часть подразделений уже в системе, часть дооформляет согласия, кадровики ведут двойной учёт. Срез, снятый на втором месяце, покажет цифры хуже реальных и даст руководству повод усомниться в проекте. При штате свыше 200 человек внедрение занимает от 2 месяцев, значит первый честный отчёт по экономике приходится на пятый-шестой месяц с момента старта проекта.