Кадровая документация в 2026 году — это набор обязательных и рекомендуемых документов, которые работодатель ведет для оформления трудовых отношений с каждым сотрудником и коллективом в целом. Перечень регулируется ТК РФ, приказом Росархива № 236, 152-ФЗ о персональных данных и рядом подзаконных актов. Здесь разберём, какие документы нужны вашей компании в 2026 году, какие сроки хранения установлены, что проверяет ГИТ и как перевести кадровую документацию в электронный вид. Эта статья — часть большого материала про автоматизацию кадрового делопроизводства, где описан весь цикл от бумажного КДО до КЭДО.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что входит в кадровую документацию: основные блоки
Кадровая документация охватывает весь жизненный цикл работника в организации — от приёма до увольнения. Единого федерального перечня обязательных кадровых документов в одном нормативном акте нет. Требования разбросаны по ТК РФ, 152-ФЗ, 125-ФЗ, приказам Минтруда и Росархива. Но на практике все документы группируются в несколько блоков, и каждый кадровик знает их наизусть.
Организационно-распорядительные документы — это правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), штатное расписание, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностные инструкции, график отпусков. Они определяют правила игры для всех работников. Без этих ЛНА проверка ГИТ закончится предписанием и штрафом по ст. 5.27 КоАП.
Документы по учёту личного состава — трудовые договоры, приказы о приёме (Т-1), переводе (Т-5), увольнении (Т-8), личные карточки (Т-2), табели учёта рабочего времени (Т-12, Т-13). Это первое, что поднимает инспектор при плановой проверке. В сервисе Азбуха мы помогаем систематизировать именно этот блок — потому что ошибки здесь приводят к прямым финансовым потерям.
Документы по оплате труда — расчётные листки (ст. 136 ТК РФ), лицевые счета (Т-54), ведомости (Т-49, Т-51, Т-53). Расчётка должна выдаваться при каждой выплате заработной платы. Это требование, которое нарушают, по нашим наблюдениям, порядка 60-70% компаний. А штраф — от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо.
Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей, результаты СОУТ (426-ФЗ). С 2022 года раздел X ТК РФ переписан, и требования к документированию охраны труда стали жёстче.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровая документация — это фундамент трудовых отношений. Я за 10 лет не встречала ни одной компании, у которой при первом аудите всё было в порядке. У кого-то нет положения о ПДн, у кого-то приказы без подписей, у кого-то табель ведётся задним числом. Проблема в том, что пока ГИТ не пришла — все думают, что и так сойдёт.»
Обязательные кадровые документы для организаций и ИП в 2026 году
Базовый перечень документов, который нужен каждому работодателю, в 2026 году принципиально не изменился. Но есть нюансы. С 1 сентября 2025 года вступил в силу новый Общероссийский классификатор профессий ОК 016-2025, и теперь при составлении штатного расписания, трудовых договоров, заполнении личных карточек Т-2 и подаче отчётности нужно использовать коды из нового классификатора.
Перечислю документы, которые обязаны быть у каждого работодателя по ТК РФ:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189-190 ТК РФ
- Штатное расписание — Постановление Госкомстата № 1, ст. 57 ТК РФ
- График отпусков (Т-7) — ст. 123 ТК РФ, утверждается за 2 недели до начала календарного года
- Положение об обработке персональных данных — ст. 86-88 ТК РФ, 152-ФЗ
- Трудовые договоры с каждым работником — ст. 56-57 ТК РФ
- Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуск) — ст. 68, 72.1 ТК РФ
- Табель учёта рабочего времени — ст. 91 ТК РФ
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н
- Положение об оплате труда и (или) премировании — если условия оплаты не прописаны в ПВТР или ТД
- Инструкции по охране труда — раздел X ТК РФ
- Документы по СОУТ — 426-ФЗ
Для организаций с численностью от 50 человек дополнительно требуется служба охраны труда или должность специалиста по охране труда (ст. 223 ТК РФ). Также рекомендую не забывать про согласия на обработку персональных данных — Роскомнадзор проверяет их наличие отдельно от ГИТ.
Какие документы проверяет ГИТ в первую очередь
Государственная инспекция труда при плановой или внеплановой проверке запрашивает документы по чек-листам. С 2022 года проверки проходят по утверждённым чек-листам, опубликованным на сайте Роструда. Инспектор не вправе выходить за рамки проверочного листа при плановой проверке.
Первое, что смотрят — трудовые договоры. Есть ли обязательные условия по ст. 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте. Если хотя бы одного пункта нет — штраф на юрлицо от 50 000 до 100 000 руб. при повторном нарушении.
Второе — ПВТР и ознакомление работников с ЛНА. ТК РФ требует, чтобы работник расписался об ознакомлении до подписания трудового договора (ст. 68). Нет подписи — формально работник с ПВТР не ознакомлен.
Третье — табель учёта рабочего времени. Инспектор сопоставляет табель с расчётными листками и графиком работы. Расхождения — сигнал к углублённой проверке.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«ГИТ сейчас работает по риск-ориентированному подходу. Компании из высокой категории риска проверяют раз в 2 года, из низкой — могут вообще не прийти. Но внеплановая проверка по жалобе работника — это другая история. Там чек-листы не ограничивают инспектора, и он поднимет всё. Мы в Азбухе рекомендуем проводить внутренний аудит кадровой документации хотя бы раз в год.»
Сроки хранения кадровых документов по приказу Росархива № 236
Сроки хранения кадровой документации — одна из самых путаных тем в делопроизводстве. Основной нормативный акт — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он содержит более 600 позиций, и каждая — с конкретным сроком.
Все сроки хранения кадровых документов исчисляются с 1 января года, который следует за годом окончания делопроизводства. Сроки хранения книг и журналов — с 1 января года, который следует за годом окончания их ведения.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Штатное расписание | Постоянно |
| Трудовые договоры, личные дела (созданные после 2003 г.) | 50 лет |
| Трудовые договоры, личные дела (созданные до 2003 г.) | 75 лет |
| Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) | 50 лет (75 лет до 2003 г.) |
| Личные карточки (Т-2) | 50 лет (75 лет до 2003 г.) |
| ПВТР | 1 год после замены новыми |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет (50/75 лет при вредных условиях) |
| Графики отпусков | 3 года |
| Должностные инструкции | 50 лет (75 лет до 2003 г.) |
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП. Штраф для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 5 000 до 10 000 руб. Сумма кажется небольшой, но при массовых нарушениях инспектор составляет отдельный протокол на каждый факт.
Если вы не уверены, что ваша кадровая документация соответствует требованиям Росархива и ТК РФ, — мы проведём аудит и покажем, где есть пробелы. Вместо того чтобы ждать проверку ГИТ, закройте риски заранее.
Штрафы за нарушения в кадровом делопроизводстве
Ст. 5.27 КоАП — основная статья, по которой ГИТ привлекает работодателей. Штрафы за нарушения трудового законодательства в 2026 году:
| Нарушение | Должностное лицо | Юрлицо |
|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства (первичное) | 1 000-5 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
| Повторное нарушение | 10 000-20 000 руб. | 50 000-70 000 руб. |
| Допуск к работе без оформления ТД | 10 000-20 000 руб. | 50 000-100 000 руб. |
| Уклонение от заключения ТД или оформление ГПХ вместо ТД | 10 000-20 000 руб. | 50 000-100 000 руб. |
| Невыплата или задержка зарплаты | 10 000-20 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
На практике ГИТ по итогам одной проверки выносит от 3 до 8 предписаний. Каждое — отдельный штраф. Суммарно можно получить 200 000-400 000 руб. за одну проверку при системных нарушениях в кадровой документации.
Образцы кадровых документов для внедрения в работу
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ о переводе (Т-5) | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13) | Скачать |
| График отпусков (Т-7) | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
| Должностные инструкции | Скачать |
| Положение о персональных данных | Скачать |
Упрощённый кадровый учёт для микропредприятий
Микропредприятия и ИП со штатом до 15 человек и годовым доходом до 120 млн руб. вправе вести упрощённый кадровый учёт (ст. 309.2 ТК РФ). Они могут не принимать отдельные ЛНА — ПВТР, положение об оплате труда, график сменности — если включают соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
Но полностью отказаться от кадровой документации нельзя даже микропредприятию. Трудовой договор, приказы, табель, книга учёта трудовых книжек, согласие на обработку ПДн — это обязательный минимум для любого работодателя. Нюанс в том, что если микропредприятие утрачивает свой статус (выросло, увеличился доход), оно обязано в течение 4 месяцев привести кадровую документацию в соответствие с общими требованиями.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Многие ИП думают, что если у них 5 сотрудников — им ничего не нужно. Нужно. Трудовой договор, табель, расчётка, согласие на ПДн — обязательны. А если ещё и СОУТ не проведена — это отдельная история. Мы в практике Азбухи регулярно видим ИП, которые узнают о требованиях только когда получают жалобу в ГИТ от уволенного работника.»
Перевод кадровой документации в электронный вид: КЭДО в 2026 году
С 2022 года ТК РФ позволяет работодателям вести кадровую документацию в электронном виде (ст. 22.1-22.3 ТК РФ, 377-ФЗ). На апрель 2026 года на КЭДО перешло более 6 млн работников, а количество компаний, использующих Госключ для подписания кадровых документов, превысило 3 200.
Какие документы можно перевести в КЭДО: трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приёме, переводе, увольнении, заявления работников, ознакомление с ЛНА, расчётные листки, графики отпусков и практически все остальные кадровые документы.
Какие документы нельзя вести только в электронном виде: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда. Эти 3 категории остаются на бумаге.
Для перехода на КЭДО работодатель обязан: принять ЛНА о переходе (ст. 22.2 ТК РФ), получить письменное согласие каждого работника, выбрать информационную систему и вид электронной подписи для сотрудников. Без согласия работника на КЭДО переводить его на электронный документооборот нельзя.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«70% наших клиентов сейчас выбирают Госключ для подписания кадровых документов. УНЭП Госключа бесплатна, выпускается за 2 минуты с телефона, и при этом не нужно заключать соглашение об использовании УНЭП с каждым работником — ст. 22.3 ТК РФ это позволяет. Экономия для компании от 500 сотрудников — от 500 000 руб. в год только на ЭП.»
Как перевести кадровую документацию в КЭДО: пошаговая инструкция
Инструкция
- Шаг 1. Проведите аудит текущей кадровой документации. Определите, какие документы ведутся на бумаге и какие из них подлежат переводу в электронный вид по ст. 22.1 ТК РФ.
- Шаг 2. Разработайте и утвердите ЛНА о введении КЭДО (положение о кадровом электронном документообороте). Укажите информационную систему, виды документов, порядок доступа, виды ЭП.
- Шаг 3. Уведомите работников о переходе на КЭДО и получите письменное согласие каждого (ст. 22.2 ТК РФ). Работники вправе отказаться — тогда с ними документооборот остаётся бумажным.
- Шаг 4. Подключите информационную систему КЭДО и настройте интеграцию с учётной системой (1С:ЗУП, SAP, БОСС-Кадровик). Выберите вид ЭП: ПЭП, УНЭП Госключа или УКЭП.
- Шаг 5. Проведите пилотное внедрение на группе 20-50 сотрудников, устраните замечания. После пилота раскатите КЭДО на всю компанию.
Стоимость автоматизации кадровой документации в 2026 году
Стоимость перевода кадровой документации в электронный вид зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для компании, которая ведёт только кадровый учёт, ключевой модуль — Азбука.КЭДО.
| Тариф | Стоимость | Что входит |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт (до 70 чел.) | 490 ₽/сотрудника в год | Базовый КЭДО, подписание через УНЭП |
| Азбука.КЭДО Стандарт (70-500 чел.) | 390 ₽/сотрудника в год | + конструктор шаблонов, интеграция с 1С:ЗУП |
| Азбука.КЭДО Корпоративный (от 500 чел.) | от 290 ₽/сотрудника в год | + УКЭП, on-premise, интеграция с SAP |
| Азбука.HCM Старт (от 50 чел.) | от 8 900 ₽/мес. | Подбор + КЭДО + Адаптация |
| Азбука.HCM Бизнес (от 100 чел.) | от 24 900 ₽/мес. | Подбор + КЭДО + Адаптация + Обучение + Пульс |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Пробный период для Азбука.КЭДО — 30 дней.
Изменения в кадровом учёте 2026 года: что нужно учесть
Кадровая документация в 2026 году затронута несколькими нововведениями. С 1 сентября 2025 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025. Он заменил ОКПДТР, который не обновлялся более 30 лет. Кадровикам нужно перепроверить штатное расписание и привести коды профессий в соответствие.
С 2026 года новым работникам трудовая книжка оформляется только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ). Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех работников, которые не подали заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности. Работодатель продолжает вести бумажные книжки для таких работников, но новую завести уже нельзя.
Ещё одно изменение затрагивает работодателей, привлекающих иностранных работников. Если субъект РФ устанавливает ограничение на долю иностранной рабочей силы, работодатель обязан уволить работников сверх квоты в установленные сроки. Кадровая документация по таким работникам требует отдельного внимания.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Переход на новый ОКПДТР — это задача, которую многие кадровики отложили. Не откладывайте. Штатное расписание, формы Т-2, отчётность в Соцфонд — везде нужны актуальные коды. Мы в сервисе Азбуха закладываем пул шаблонов с новыми кодами, чтобы клиентам не пришлось заполнять вручную.»
Часто задаваемые вопросы
Обязательна ли личная карточка Т-2 в 2026 году?
Можно ли вести кадровую документацию полностью в электронном виде?
Какой штраф за отсутствие трудового договора с работником?
Сколько лет хранить трудовые договоры?
Нужно ли микропредприятию вести штатное расписание?
Как хранить кадровые электронные документы по правилам Росархива?
Какую электронную подпись использовать для кадровых документов работнику?
Что делать, если работник отказывается от КЭДО?
Кто проверяет кадровую документацию помимо ГИТ?
Обязательно ли выдавать расчётный листок при каждой выплате зарплаты?
Как часто нужно проводить СОУТ и где хранить результаты?
Кадровая документация — это зона ответственности, которая затрагивает каждого работодателя. Ошибки обходятся дорого: штрафы ГИТ, претензии Роскомнадзора, трудовые споры с работниками. Мы в Азбухе работаем с кадровой документацией каждый день — проводим аудит, настраиваем КЭДО, помогаем привести документы в соответствие с требованиями ТК РФ и Росархива. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний — от ИП с 10 сотрудниками до компаний с штатом свыше 3 000 человек.
Если вы не хотите тратить месяцы на самостоятельное приведение кадровой документации в порядок — оставьте заявку, и мы покажем, как выстроить систему, которая работает.
