Проверка ГИТ по оплате труда: подготовка в 2026 году

Проверка трудовой инспекции по вопросам оплаты труда начинается не с приезда инспектора, а с данных, которые ваша компания сама отдаёт государству через отчётность и СФР. В 2026 году поводом для визита чаще становится не жалоба работника, а сработавший индикатор риска: средняя зарплата ниже МРОТ, обвал фонда оплаты труда без сокращения штата, странные выплаты самозанятым. Разберём, какие документы поднимет инспектор, за что штрафуют по ст. 5.27 КоАП, как считается компенсация за задержку по ст. 236 ТК и что успеть проверить до того, как придёт запрос.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто и когда приходит с проверкой по оплате труда в 2026 году

Мораторий на плановые контрольные мероприятия введён постановлением Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 и продлён постановлением от 18.10.2024 № 1391 до 2030 года. Под него попадают все категории риска, кроме высокого и чрезвычайно высокого. Отсюда типичное заблуждение: раз моратория ещё три года, зарплатную часть можно не трогать. Не работает. Плановую выездную проверку заменил обязательный профилактический визит, а его периодичность закреплена постановлением Правительства от 01.10.2025 № 1511: значительный риск — не чаще раза в три года, средний — раз в пять лет, умеренный — раз в шесть.

Отказаться от обязательного профвизита работодатель в 2026 году не сможет. Формально право заменить одно мероприятие другим есть в ч. 6 ст. 52 закона № 248-ФЗ, но при действующем моратории заменять просто не на что. И вот тут начинается интересное. Профвизит по регламенту носит характер разъяснительный, только инспектор при этом видит документы. Всё, что он увидит, он запомнит. А дальше — основание для внеплановой.

Базовый закон — 248-ФЗ от 31.07.2020, положение о федеральном госконтроле за соблюдением трудового законодательства утверждено постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Реестр объектов контроля обновляется, изменения по компании публикуют в течение двух рабочих дней.

Индикаторы риска: почему инспектор узнаёт о нарушении раньше работника

Перечень индикаторов утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, изменён приказом от 28.11.2024 № 640н, а приказом от 19.11.2025 № 658н срок его действия продлён до 31 декабря 2026 года. Состав критериев при этом не поменяли, их 9. Три из них бьют прямо по оплате труда.

• Зарплата ниже МРОТ. Индикатор срабатывает, если за каждый месяц предыдущего квартала зарплату ниже МРОТ начисляли 60 и более работникам, и их доля составляет 50% и более от общей численности. МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 руб.
• Скрытое сокращение ФОТ. Численность от 15 человек, за квартал она не уменьшилась, а фонд оплаты труда упал на 80% и более. Логика надзора простая: люди на месте, деньги исчезли, значит платят мимо кассы.
• Работа с самозанятыми. Признаки подмены трудовых отношений договорами ГПХ отслеживаются по данным ФНС и СФР.

Индикатор сам по себе не доказывает нарушение. Он даёт основание назначить контрольное мероприятие. Разница принципиальная: инспектор придёт не выяснять, есть ли нарушение, а искать, где именно оно спряталось. С информацией о перечне индикаторов и о том, как их применяют территориальные органы, можно ознакомиться на сайте Государственной инспекции труда.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Раньше кадровая проверялась по жалобам, сейчас по цифрам. Никто не читает ваши приказы, пока алгоритм не подсветил компанию по ФОТ. Мы в проектах всегда просим главбуха выгрузить квартальную динамику фонда оплаты труда и численности за два года и просто смотрим на график. Если там обрыв — готовьте объяснения заранее, а не когда придёт запрос.»

Какие документы запросит инспектор по оплате труда

Перечень стандартный, и он же служит основой для самопроверки. Инспектор смотрит не отдельный документ, а связку: что написано в ЛНА, что в трудовом договоре, что в приказе и что реально ушло на карту работника. Расхождение в любой точке этой цепочки и есть нарушение.

• Положение об оплате труда и положение о премировании, лист ознакомления работников
• Правила внутреннего трудового распорядка с указанием конкретных дат выплаты зарплаты
• Штатное расписание в действующей редакции и приказы об его изменении
• Трудовые договоры и допники: размер оклада, доплаты, условия премирования
• Табели учёта рабочего времени, графики сменности, приказы о привлечении к сверхурочной работе и работе в выходные
• Расчётные ведомости, платёжные поручения, реестры на зачисление
• Расчётные листки и подтверждение их выдачи каждому работнику
• Приказы об отпусках, записки-расчёты, документы по окончательному расчёту при увольнении
• Документы по удержаниям: исполнительные листы, заявления работников, приказы
• Локальный акт об индексации заработной платы и подтверждение её проведения

Отдельно про расчётные листки. Форма листка утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа, если он есть. Нет утверждённой формы — нарушение ст. 136 ТК даже при том, что листки фактически выдаются. Нет подтверждения выдачи — нарушение, потому что доказать факт информирования работника нечем. В КЭДО эта проблема закрывается автоматически: система фиксирует дату отправки и факт открытия. В проектах Азбуха мы отдельно настраиваем выгрузку журнала вручений, потому что именно этот журнал инспектор просит первым, когда работник заявляет, что о структуре начислений не знал. Полный список того, что кадровик готовит к визиту по всем направлениям, а не только по деньгам, собран в материале про кадровые документы для проверки ГИТ, там же разобраны сроки хранения.

Образцы документов для подготовки к проверке по оплате труда

Сроки выплаты зарплаты: где чаще всего рвётся

Статья 136 ТК требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, а конкретную дату закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Дата выплаты за отработанный период — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Формулировка «с 5 по 10 число» нарушением считается, потому что это не дата, а промежуток. Инспектор фиксирует такое сразу, тут даже вникать не надо.

Второй частый затык — размер аванса. За первую половину месяца платят за фактически отработанное время, а не абстрактные 40% от оклада. Если человек отработал полный период, а получил условные 30%, при проверке это квалифицируют как неполную выплату. Третий — выплата отпускных. Не позднее чем за три дня до начала отпуска, и практика Роструда исходит из календарных дней. Работник написал заявление за день до отпуска, кадровик пошёл навстречу, бухгалтерия перечислила день в день. Формально нарушение уже есть, и штрафуют за него работодателя, а не сговорчивого работника.

Как провести самопроверку по оплате труда: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте даты выплат. Откройте ПВТР, коллективный и трудовые договоры. Даты должны совпадать во всех документах и быть конкретными числами, а не интервалом.
2. Шаг 2. Проверьте фактические перечисления за последние 12 месяцев по банковским выпискам. Каждая просрочка хотя бы на день требует расчёта компенсации по ст. 236 ТК.
3. Шаг 3. Сравните оклады в штатном расписании с МРОТ 27 093 руб. и с региональным соглашением о минимальной зарплате. Учтите районный коэффициент: он начисляется сверх минимума.
4. Шаг 4. Поднимите положение о премировании и три последних приказа о депремировании. Если премия по ЛНА гарантированная, лишить её нельзя, придётся пересчитывать.
5. Шаг 5. Проверьте оплату сверхурочных, ночных и работы в выходные по табелям за квартал. Ставки: первые два часа сверхурочных в полуторном размере, дальше в двойном, ночные не менее 20% часовой ставки.
6. Шаг 6. Пересчитайте окончательные расчёты по всем уволенным за год. Расчёт производится в день увольнения, компенсация за неиспользованный отпуск входит в него полностью.
7. Шаг 7. Проверьте индексацию: есть ли локальный акт с порядком, применялся ли он фактически. Отсутствие механизма индексации инспектор трактует как нарушение ст. 134 ТК.
8. Шаг 8. Соберите подтверждение выдачи расчётных листков за проверяемый период и убедитесь, что форма листка утверждена приказом.

Штрафы по ст. 5.27 КоАП и компенсация по ст. 236 ТК

Невыплата или неполная выплата зарплаты в установленный срок, а также установление размера оплаты труда ниже МРОТ квалифицируются по ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Санкция: предупреждение или штраф на должностных лиц 10 000-20 000 руб., на ИП 1 000-5 000 руб., на юридических лиц 30 000-50 000 руб. Повторное нарушение идёт по ч. 7: должностные лица 20 000-30 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, ИП 10 000-30 000 руб., юридические лица 50 000-100 000 руб.

Нюанс в том, что штраф считается по каждому работнику, чьи права нарушены. При задержке выплаты по 40 сотрудникам сумма для юрлица растёт кратно, и это уже совсем другие денюжки, чем строчка «до 50 000 руб.» из справочника. Плюс отдельным постановлением привлекают руководителя. Длящееся нарушение считается со дня обнаружения, а не со дня начала, поэтому давность здесь работает не так, как многие рассчитывают.

Компенсация по ст. 236 ТК начисляется автоматически, независимо от вины работодателя. Формула: сумма задержанной выплаты за вычетом НДФЛ, умноженная на ключевую ставку ЦБ, делённая на 150, умноженная на количество дней задержки. Ставка берётся действующая в период задержки. Если инспектор нашёл просрочку, он выдаст предписание пересчитать компенсацию по всем затронутым работникам, а не только по заявителю.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый косяк, который мы видим в аудитах, звучит безобидно: бухгалтерия перечислила зарплату 10-го вместо 5-го, потому что 5-е выпало на выходной и деньги ушли позже. По ТК при совпадении даты с выходным платить надо накануне, а не после. Компания в итоге получает предписание и считает компенсацию по всему штату задним числом. Пять минут внимания к календарю экономят кадровой месяц пересчётов.»

Удержания из заработной платы: лимиты и типичные нарушения

Общий лимит удержаний по инициативе работодателя — 20% от суммы, причитающейся работнику после вычета НДФЛ. По исполнительным документам предел поднимается до 50%, а при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда здоровью и ущерба от преступления — до 70%. Превышение лимита инспектор фиксирует по расчётным ведомостям за пару минут, потому что цифра видна прямо в строке.

Отдельная история — удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и взыскание стоимости обучения. Первое ограничено теми же 20%, добрать остаток из окончательного расчёта нельзя даже с устного согласия работника. Второе требует ученического договора или соглашения об обучении с условием об отработке, иначе удержание незаконно. В практике Азбуха мы разбираем это на этапе аудита ЛНА: соглашение об обучении есть у большинства компаний, но условие о порядке возврата средств прописано так, что взыскать по нему не получается.

Ошибки, которые дороже всего обходятся при проверке

Ошибка первая: интервал вместо даты в ПВТР. Делают так ради гибкости, чтобы бухгалтерия успевала закрыть месяц. Цена: нарушение ст. 136 ТК, штраф на юрлицо от 30 000 руб., плюс основание пересмотреть все выплаты за период.

Ошибка вторая: премия в положении названа обязательной, а платят по решению руководителя. Мотив — оставить рычаг влияния на дисциплину. Цена: работник взыскивает невыплаченную премию в суде, компания доначисляет её по всем сотрудникам в аналогичной ситуации и сверху платит компенсацию по ст. 236 ТК за весь период.

Ошибка третья: нет локального акта об индексации. Мотив прозрачный — не хочется брать на себя обязательство при нестабильной выручке. Цена: предписание разработать порядок и провести индексацию, при этом коммерческие организации вправе устанавливать собственный механизм, привязанный к любому показателю, а не только к инфляции. Отсутствие механизма как такового защиты не даёт.

Ошибка четвёртая: расчётные листки выдаются, но подтверждения нет. Мотив — экономия времени кадровой службы. Цена: доказать информирование работника нечем, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, юрлицо 30 000-50 000 руб.

Ошибка пятая: оклад ниже МРОТ добирается премией. Мотив — удержать ФОТ в рамках бюджета. Цена: индикатор риска срабатывает по данным СФР, дальше внеплановая проверка, доначисление и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Компании до 100 человек живут в иллюзии, что мораторий их прикрывает. Мораторий закрывает плановые выездные, а не жалобу уволенного менеджера, который через онлайнинспекцию оформил обращение за 4 минуты с телефона. По жалобе приходят к любому, и первым делом просят расчётку и выписку. Держите эти два документа в порядке, остальное подтягивается.»

Как вести себя во время проверки и что делать после

Проверяйте полномочия: решение о проведении контрольного мероприятия, состав инспекторов, предмет и период проверки. Запрос документов оформляется письменно, срок представления — 10 рабочих дней с момента получения. Копии заверяет уполномоченное лицо, оригиналы из компании не выносят. Назначьте одного ответственного за коммуникацию, чтобы линейные руководители не давали пояснения по своему усмотрению.

По итогам инспектор составляет акт, а при выявленных нарушениях выдаёт предписание с конкретными сроками устранения. Предписание обжалуется в досудебном порядке через портал госуслуг в течение 30 календарных дней. Устранение нарушения до вынесения постановления по делу не освобождает от штрафа, но учитывается как смягчающее обстоятельство. Отчётность и регламентные формы, которые кадровая сдаёт в течение года, тоже попадают в поле зрения инспектора, поэтому календарь отчётов кадровика по срокам и формам лучше держать под рукой ещё до запроса.

Стоимость подготовки кадрового учёта к проверке по оплате труда

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, нужна ли нетиповая интеграция с учётной системой. Основные позиции по модулю КЭДО и комплексным пакетам приведены ниже.

Минимальная сумма договора по КЭДО составляет 34 300 ₽/год на тарифе «Лайт» при 70 сотрудниках, пробный период — 30 дней. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и глубины интеграции с учётной системой, поэтому актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут сориентироваться по бюджету до запуска проекта.

Вывод

Подготовка к проверке по оплате труда сводится к трём связкам, которые надо привести в соответствие: ЛНА и трудовые договоры, приказы и табели, фактические перечисления и подтверждающие документы. Проверьте даты выплат, оклады против МРОТ 27 093 руб., порядок премирования и индексации, лимиты удержаний, окончательные расчёты по уволенным. Индикаторы риска действуют до 31 декабря 2026 года, и они работают по данным, которые вы уже сдали, поэтому времени на подготовку у компании обычно больше, чем кажется.

Часто задаваемые вопросы

Может ли инспектор прийти без предупреждения в 2026 году

О плановом контрольном мероприятии и обязательном профилактическом визите работодателя уведомляют заранее: о профвизите не позднее чем за 5 рабочих дней. Внеплановая проверка по жалобе работника или сработавшему индикатору риска согласуется с прокуратурой и проводится без предварительного уведомления, если предмет проверки связан с угрозой правам работников.

За какой период инспекция проверяет расчёты по зарплате

Период указывается в решении о проведении мероприятия, обычно это 12 месяцев, предшествующих проверке. По длящимся нарушениям, например при систематической невыплате, срок давности исчисляется со дня обнаружения, поэтому инспектор вправе поднять документы и за более ранний период.

Нужно ли платить компенсацию за задержку, если работник не жаловался

Да. Компенсация по ст. 236 ТК начисляется автоматически при любой просрочке, независимо от вины работодателя и наличия заявления работника. Расчёт: сумма за вычетом НДФЛ, умноженная на ключевую ставку ЦБ, делённая на 150, умноженная на число дней задержки.

Можно ли предъявить инспектору кадровые документы в электронном виде

Да, если компания перешла на КЭДО в порядке ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Документы представляются в форме электронных документов, подписанных соответствующим видом электронной подписи, либо на бумаге с отметкой о подписании ЭП. Акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журналы инструктажей по охране труда оформляются на бумаге.

Как считается зарплата ниже МРОТ при неполном рабочем времени

При работе на 0,5 ставки начисление сравнивается с МРОТ пропорционально отработанному времени: при МРОТ 27 093 руб. половина ставки даёт минимум 13 546,5 руб. Индикатор риска по данным СФР этого не различает, поэтому по запросу инспекции придётся представить табели и приказы о неполном рабочем времени.

Обязана ли коммерческая компания индексировать зарплату

Статья 134 ТК обязывает обеспечивать повышение реального содержания зарплаты. Коммерческая организация сама определяет порядок в коллективном договоре, соглашении или локальном акте и вправе привязать его к выручке, прибыли или иному показателю. Нарушением считается отсутствие такого порядка либо его неприменение при наступлении условий.

Что делать, если дата выплаты выпадает на выходной

Выплата производится накануне, в последний рабочий день перед выходным или праздником. Перенос на следующий рабочий день считается просрочкой со всеми последствиями: компенсация по ст. 236 ТК и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Проверяет ли инспекция систему грейдов и KPI

Инспектор не оценивает методологию грейдирования, но смотрит на равную оплату за труд равной ценности по ст. 22 и 132 ТК. Если две одинаковые должности в штатном расписании имеют разные оклады без объективного обоснования в положении об оплате труда, это повод для предписания. Грейды и балльная оценка должностей как раз закрывают этот вопрос документально.

Как проверяют выплаты самозанятым и подрядчикам по ГПХ

Работа с самозанятыми входит в перечень индикаторов риска. Признаки подмены трудовых отношений: регулярные выплаты одной и той же сумме в одни и те же даты, подчинение графику компании, наличие рабочего места. При переквалификации доначисляют зарплату, отпускные, взносы и штрафуют по ч. 4 ст. 5.27 КоАП.

Можно ли снизить категорию риска компании

Работодатель вправе подать заявление о пересмотре присвоенной категории, приложив доказательства отсутствия негативных факторов: несчастных случаев, задолженности по зарплате, административных наказаний. Изменения по объекту публикуются в реестре в течение двух рабочих дней.

Сколько дней даётся на представление документов по запросу

10 рабочих дней со дня получения требования. Документы представляются в виде заверенных копий или электронных документов. При объективной невозможности уложиться в срок направляется мотивированное ходатайство о продлении до истечения десятидневного срока.

Как обжаловать предписание инспекции по оплате труда

Досудебное обжалование обязательно и подаётся через портал госуслуг в течение 30 календарных дней со дня получения предписания. Жалобу рассматривает вышестоящий орган, срок рассмотрения — 20 рабочих дней. Подача жалобы не приостанавливает исполнение автоматически, приостановление запрашивается отдельно.

Нужно ли выдавать расчётный листок при выплате аванса

Листок выдаётся один раз при окончательном расчёте за месяц, поскольку именно тогда известны все составные части начислений и удержаний. При выплате за первую половину месяца отдельный листок не требуется, но форма листка должна быть утверждена приказом работодателя.

Влияет ли районный коэффициент на сравнение с МРОТ

Районный коэффициент и северная надбавка начисляются сверх МРОТ, включать их в минимум нельзя. Коэффициенты применяются в диапазоне 1,15-2,0 в зависимости от местности, надбавка — от 10 до 100%. Начисление зарплаты в размере МРОТ с учётом коэффициента внутри суммы квалифицируется как оплата ниже минимума.