Авансовый отчёт в КЭДО живёт по правилам бухгалтерского учёта: это первичный учётный документ, требования к нему задают 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ФСБУ 27/2021, а закрытый перечень кадровых документов из ст. 22.1 ТК РФ его вообще не затрагивает. Отсюда другой набор подписей, другие сроки и другой архив. Разберём, как подотчётник…
Сроки хранения электронных кадровых документов совпадают со сроками для бумажных: перевод в КЭДО не сокращает ни один из них. Приказ о приёме на работу лежит 50 лет, график отпусков — 3 года, табель учёта рабочего времени — 5 лет, и всё это время работодатель обязан держать файл читаемым, с проверяемой…
Кадровый ЭДО отличается от обычного корпоративного документооборота тем, что его правила задаёт Трудовой кодекс, а не внутренний регламент компании. Directum, Битрикс24, самописный портал согласований — в них порядок движения документа придумывает сама организация. В кадровом контуре перечень документов, виды подписи, сроки выдачи работнику и порядок хранения закреплены в статьях 22.1-22.3…
Отпуск и отгул через КЭДО оформляются одной цепочкой: заявление, согласование, приказ, ознакомление, расчёт. Ломается она почти всегда в одном месте: кадровик не может внятно объяснить, какой подписью подписывается каждый документ и что предъявить инспектору, если сотрудник потом заявит, что ничего не подписывал. Разберём весь цикл по шагам, отдельно посмотрим на…
152-ФЗ и КЭДО сходятся в одной точке: работодатель, переведя кадровые документы в электронный вид, остаётся оператором персональных данных и отвечает за них по тем же правилам, что и до перехода на электронный вид. Меняется периметр: данные лежат в информационной системе, доступ к ним получает ещё и оператор КЭДО, а инспектор…
Какие документы остаются на бумаге при КЭДО — вопрос, который встаёт уже после запуска системы, когда кадровик обнаруживает, что папки из шкафа никуда не делись. Часть документов закон прямо исключает из электронного оборота, часть остаётся у работников, отказавшихся от перехода, часть возвращается на бумагу при сбоях инфраструктуры. Разберём, как описать…
Электронный кадровый учёт — это ведение справочников персонала, штатного расписания, табеля и всех кадровых событий в информационной системе работодателя, а не в папках и файлах Excel. Подписание документов электронной подписью закрывает только последний шаг процесса, а до него идёт перенос данных, выверка справочников и настройка ролей. Разберём, из чего собирается…
УКЭП разных удостоверяющих центров отличаются друг от друга владельцем сертификата, способом идентификации, носителем ключа и набором областей применения. Юридическая сила при этом у всех вариантов одинаковая, а вот условия выдачи расходятся заметно: один УЦ отдаёт сертификат бесплатно за две минуты со смартфона, другой просит личную явку и от 2 000…
Ведение КЭДО держится на конкретном перечне сведений о работнике: часть данных системе нужна, чтобы вообще сформировать и подписать документ, часть попадает в неё по привычке из бумажного личного дела и превращается в лишний риск. Ниже разобран состав сведений по каждому узлу процесса: что запрашивают у работника при подключении, что возвращает…
Использование УНЭП в КЭДО закрывает почти весь кадровый контур: этой подписью работник заключает трудовой договор, подписывает допник и заявление об увольнении, а работодатель отправляет уведомления и приказы. Тонкость в том, что УНЭП бывает двух видов, и юридическую силу они получают по разным основаниям: одна работает в силу постановления Правительства, другая…
